Podpis elektroniczny to przydatne i wygodne narzędzie, które umożliwia w pełni elektroniczny obieg dokumentów biznesowych, administracyjnych i prawnych. Sprawdziliśmy, czym jest podpis elektroniczny, kiedy warto z niego korzystać oraz jak go złożyć na dokumencie w formacie PDF!
Pierwsze podpisy elektroniczne pojawiły się w Polsce ponad 20 lat temu. Wówczas korzystała z nich jedynie nieliczna grupa najzamożniejszych przedsiębiorców. Z biegiem lat podpis ten przestał być symbolem luksusu i stawał się wygodnym narzędziem umożliwiającym zdalne załatwianie spraw biznesowych. Dzisiaj z różnego rodzaju podpisów elektronicznych korzysta większość Polaków. Za ich pośrednictwem załatwiają codzienne sprawy urzędowe, bankowe, kadrowe i zawierają transakcje handlowe. To również niezaprzeczalny przyjaciel każdego przedsiębiorcy. Nawet tego najmniejszego.
Spis treści
Kiedy warto używać podpisu elektronicznego?
Podpis elektroniczny to dane zapisane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi również zapisanymi w postaci elektronicznej. Wspólne użycie tych danych przez ich właściciela może być wykorzystane w charakterze podpisu. Podpisy elektroniczne dedykowane są dla osób fizycznych. Dla osób prawnych stworzone zostały pieczęcie elektroniczne.
Rodzaje podpisu elektronicznego
Wyróżnia się trzy rodzaje podpisów elektronicznych:
- zwykły podpis elektroniczny;
- podpis elektroniczny zaawansowany;
- podpis elektroniczny kwalifikowany.
Podpis zwykły jest najmniej zaawansowany technologicznie i jednocześnie najmniej bezpieczny.
Podpis zaawansowany to podpis elektroniczny przyporządkowany podpisującego w sposób unikalny, co daje możliwość bezbłędnego ustalenia jego tożsamości. Taki podpis może być wykorzystany przez właściciela z dużą pewnością co do posiadania pełnej kontroli nad wykorzystywanymi danymi. Wszystkie zmiany, jakie zostały naniesione na dokument po jego podpisaniu podpisem zaawansowanym, dają się natychmiast rozpoznać.
Kwalifikowany podpis elektroniczny to forma najbardziej zaawansowana. Taki podpis traktowany jest przez prawo na równi z podpisem odręcznym. Do jego złożenia konieczne jest posiadanie urządzenia kwalifikowanego oraz aktualnego certyfikatu kwalifikowanego. Te dystrybuowane są wyłącznie przez autoryzowanych dostawców usług zaufania.
Kiedy i dlaczego warto podpisywać dokument podpisem elektronicznym?
Podpis elektroniczny umożliwia zdalne załatwienie większości spraw o podłożu:
- administracyjnym – przykładowo: wnioski do ZUS, oświadczenia, deklaracje podatkowe;
- prawnym – pisma, podania i formularze rejestracyjne do sądów, KRS, CEIDG, GIODO, urzędu patentowego, innych urzędów administracji publicznej;
- handlowym – przykładowo: protokoły odbioru, umowy zakupowe, umowy inwestycyjne, faktury elektroniczne, dokumenty przetargowe;
- biznesowym – przykładowo: dokumenty kadrowe, takie jak: umowy o dzieło, umowy zlecenia, kontrakty menadżerskie.
To spora wygoda oraz oszczędność czasu i pieniędzy. Podpis elektroniczny umożliwia w pełni zdalny obieg dokumentów, a więc nie ma konieczności ich archiwizowania i przechowywania w wersji papierowej. To oszczędza miejsce na archiwa i znacznie ułatwia porządkowanie i katalogowanie informacji.
W wielu przypadkach wystarczającym będzie podpis zaawansowany, a nawet zwykły. Kiedy jednak ranga danego dokumentu wymaga, aby złożyć na nim podpis odręczny, rozwiązaniem będzie podpis kwalifikowany. Ten traktowany jest na równi z podpisem tradycyjnym, ponieważ pozwala na wiarygodne potwierdzenie tożsamości jego właściciela oraz zapewnia pełną integralność dokumentu, a więc spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa danych.
Jak złożyć podpis na dokumencie elektronicznym?
Zaleca się, aby dokumenty elektroniczne zapisywane były w formacie PDF. Dzięki temu zabiegowi zawsze będą wyglądać w ten sam sposób, niezależnie od wykorzystanego do ich odczytu urządzenia, programu czy systemu. Dodatkowo dokumenty w takim formacie w łatwy sposób można podpisać elektronicznie.
Dokumenty elektroniczne w formacie PDF najłatwiej podpisać przy wykorzystaniu aplikacji SimplySign, darmowej przeglądarki plików PDF Adobe Acrobat Reader DC oraz programu od dostawcy usług zaufania.
Certyfikat podpisu elektronicznego kwalifikowanego wraz z urządzeniem do składania podpisu można nabyć i odnowić u jednego z dostawców usług zaufania. W Polsce funkcjonuje ich kilku.
Kolejno należy zainstalować przeglądarkę PDF Adobe Acrobat Reader DC. Właśnie za pośrednictwem tego programu możliwe będzie odczytanie podpisanego dokumentu lub złożenie podpisu na dokumencie. W tym celu należy wejść w zakładkę „Narzędzia”, a następnie kliknąć „Certyfikaty”.
Podsumowując, podpis elektroniczny to narzędzie, które umożliwia zdalny obieg dokumentów. Wyróżnia się 3 podstawowe rodzaje podpisów elektronicznych: zwykły, zaawansowany oraz kwalifikowany. Jedynie ten trzeci posiada taką samą moc prawną, jak podpis odręczny, ale istnieje wiele dokumentów, które z powodzeniem można podpisać dwoma pozostałymi rodzajami podpisów.
