Jak zaksięgować faktury kosztowe?

Podczas prowadzenia biznesu każdy przedsiębiorca musi ponosić różne koszty, niezależnie od branży i rozmiaru swojej działalności. Te wydatki są ważną częścią procesu prowadzenia firmy i mają wpływ na jej wyniki finansowe. Aby zachować przejrzystość i dokładność w dokumentowaniu tych operacji, przedsiębiorcy wystawiają tzw. faktury kosztowe. W tym tekście zbadamy temat księgowania faktur kosztowych, wyjaśnimy ich znaczenie i omówimy kluczowe elementy z nimi związane.

Czym jest koszt uzyskania przychodu?

Podstawową kwestią, o której trzeba wspomnieć, jest koszt uzyskania przychodu. W świetle polskiego prawa podatkowego kosztami uzyskania przychodu są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania źródła przychodów. Jest to dość szerokie pojęcie, które obejmuje praktycznie wszystkie wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Niemniej jednak istnieją pewne wyjątki.

Przykładowo, wydatki na nabycie gruntów, prawa wieczystego użytkowania gruntów, koszty ponoszone w celu ulepszenia środków trwałych, podatki od spadków i darowizn oraz koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań nie mogą być uznawane za koszty uzyskania przychodu.

Przedsiębiorcy pomniejszają koszty uzyskania przychodu o przychody w celu obliczenia swoich dochodów. Dzięki temu można ustalić podstawę opodatkowania na cel podatku dochodowego, co pozwala ustalić podatek, jaki przedsiębiorca musi przekazać do odpowiedniego urzędu skarbowego.

Czym jest faktura kosztowa?

Faktura kosztowa jest jednym z podstawowych dokumentów w księgowości właściwie każdej firmy. Jej celem jest ewidencja kosztów związanych z zakupem towarów lub usług niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej oraz generowania przychodów. W praktyce faktura kosztowa dokumentuje takie wydatki, które mogą być zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów.

Wystawianie faktury kosztowej to proces oparty na ogólnych zasadach dotyczących wystawiania faktur. Ten dokument jest naprawdę ważny, ponieważ pozwala on w legalny sposób zmniejsza zysk przedsiębiorstwa, co w efekcie ogranicza podatek dochodowy do zapłacenia. Obliczanie dochodu polega na odliczeniu kosztów uzyskania przychodu od samego przychodu.

 

Pojęcie faktury kosztowej zostało oficjalnie wprowadzone do polskiego prawa podatkowego w styczniu 2014 roku. Definicję faktury kosztowej znajdujemy w artykule 2, punkcie 31 ustawy o podatku od towarów i usług (VAT):

Art. 2 pkt. 31 ustawy o podatku od towarów i usług

„Rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie”

Rachunki kosztowe mogą być wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, jednakże muszą spełniać konkretne wymogi określone przez prawo i przepisy.

Co powinna zawierać faktura kosztowa?

Przepisy w zakresie tego, jakie elementy powinna zawierać faktura kosztowa, są dość precyzyjne – stosowne zapisy w tej kwestii możemy bowiem znaleźć w art. 108 ustawy o VAT. Poniżej przedstawiamy jedynie niektóre spośród wszystkich wymaganych informacji – wśród tych elementów znajdują się:

  • dane sprzedawcy i nabywcy. Konieczne jest podanie pełnych imion i nazwisk lub nazw, nazw skróconych oraz adresów zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy. Oprócz tego niezbędne są takie również numery NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) – taki unikalny numer posiada bowiem każde przedsiębiorstwo już od początku swojej działalności;
  • data transakcji. Faktura musi jednoznacznie wskazywać datę, w której sprzedaż została dokonana;
  • cena jednostkowa. Kwota za pojedynczy towar lub usługę bez uwzględnienia podatku;
  • podstawa opodatkowania. Określenie kwoty, od której zostanie obliczony podatek VAT;
  • stawka i kwota podatku. Informacje dotyczące wysokości stawki podatku oraz kwoty podatku należnego od danej transakcji;
  • kwota należności. To suma całkowita, którą nabywca musi zapłacić, uwzględniając podatek VAT.

Jak zaksięgować fakturę kosztową?

W ostatnich latach miały miejsce ważne zmiany dotyczące odliczania podatku VAT z faktur kosztowych. Te zmiany zostały wprowadzone w ramach pakietu Slim VAT, który ma na celu ułatwienie procesu rozliczania podatku od towarów i usług. Od 2021 roku przedsiębiorcy mogą traktować odliczenie wartości podatku VAT z faktur w określonym czasie, w zależności od częstotliwości rozliczeń podatkowych.

Z kolei jeśli chodzi o podatek VAT, przedsiębiorcy mogą odliczyć go w ciągu następnych trzech miesięcy po zakupie danej usługi lub produktu.

Czego mogą dotyczyć faktury kosztowe?

Faktury kosztowe to dokumenty księgowe, które pokazują wydatki poniesione przez firmę lub osobę fizyczną w związku z działalnością gospodarczą. Mogą dotyczyć różnych rodzajów transakcji i wydatków.

Oto kilka przykładów transakcji, które mogą być uwzględnione na fakturach kosztowych:

  • zakup materiałów i surowców. Na przykład, firma produkcyjna może otrzymać fakturę kosztową od dostawcy za zakup surowców potrzebnych do produkcji swoich produktów.
  • usługi zewnętrzne. Rozumie się przez to np. usługi księgowe, prawne, marketingowe, informatyczne, remontowe czy transportowe, które zostały wykorzystane w działalności firmy.
  • wynajem nieruchomości. Kiedy firma wynajmuje biuro, magazyn lub inne miejsce wykorzystywane do działalności biznesowej (może być to np. plac czy parkingowy), musi zapłacić fakturę za czynsz najmu.
  • zakup środków trwałych. Na fakturach kosztowych mogą znaleźć się koszty z tytułu zakupu:
    • sprzętu,
    • maszyn,
    • samochodów,
    • komputerów,
    • innych narzędzi, które są używane w działalności gospodarczej.
  • opłaty za media, w tym w szczególności energię elektryczną, wodę oraz gaz. Właściwie każda firma dostaje faktury za korzystanie z mediów (prąd, gaz, woda i inne niezbędne do prowadzenia biznesu).
  • opłaty za usługi telekomunikacyjne. Firmy płacą każdego miesiąca za usługi telefonii komórkowej, internetu czy telefonii stacjonarnej. Ic również można spodziewać się na fakturach kosztowych.
  • podatki i opłaty. Firmy mogą uwzględniać na fakturach kosztowych różne opłaty i podatki, takie jak podatek VAT naliczony.
  • opłaty bankowe. Faktury kosztowe mogą obejmować opłaty bankowe, takie jak prowizje za obsługę rachunku firmowego lub kredytu.

Przeczytaj więcej w kategorii Faktury.

Emil Zelma
Emil Zelma
Ekonomista, wykładowca, autor wielu artykułów, znający w teorii i w praktyce zasady działalności przedsiębiorstw. Do jego zainteresowań należy szeroko pojęty biznes, w tym szczególnie obszary związane z zarządzaniem finansami firmy oraz księgowością.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Zbieg tytułów do ubezpieczeń ZUS w 2024 roku – kiedy nie zapłacisz składek?

Kiedy występuje zbieg tytułów do ubezpieczeń? Osoba, która prowadzi działalność gospodarczą, a jednocześnie jest zatrudniona na umowę o pracę, zawarła umowę o dzieło/zlecenie lub...

Remanent a składka zdrowotna przedsiębiorcy za 2023 rok – uwzględnij różnice remanentowe podczas ustalania podstawy składki

Jak wygląda kwestia remanent a składka zdrowotna? Różnica remanentowa, która powstała po wykonaniu spisu z natury może wpłynąć na wysokość składki zdrowotnej przedsiębiorcy. Przedstawiamy...

Likwidacja środka trwałego w ewidencji księgowej

Maszyna, samochód lub inny środek trwały służył w firmie do prowadzenia działalności gospodarczej, jednak zużył się i nie będzie już przydatny. Należy przeprowadzić proces...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!