Nie ma przedsiębiorstwa, które nie ponosi kosztów – są one niejako wpisane w działalność biznesową. Warto zastanowić się nie tylko nad tym, w jakim celu ponosi się koszty, ale w także nad sposobem, w jaki się je dzieli. Od wybranej metody podziału zależy bowiem to, czy sprawozdanie finansowe będzie rzetelnie przedstawiać informacje na temat kondycji finansowej przedsiębiorstwa.
Jednym z dopuszczalnych przez polskie przepisy (ustawa o rachunkowości) rozwiązań jest układ rodzajowy kosztów. Koszty rodzajowe umożliwiają przedstawienie sytuacji finansowej jednostki. Na czym polega układ kosztów rodzajowy?
Spis treści
Czym są koszty?
Zanim odpowiemy na pytanie, czym są koszty rodzajowe, poznajmy ogólną definicję kosztu działalności. Jest to o tyle proste, że definicję możemy znaleźć w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. A zatem, zajrzyjmy do przepisów – konkretnie, do art. 3, u. 1 pkt. 31:
„uprawdopodobnione zmniejszenia w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zmniejszenia wartości aktywów, albo zwiększenia wartości zobowiązań i rezerw, które doprowadzą do zmniejszenia kapitału własnego lub zwiększenia jego niedoboru w inny sposób niż wycofanie środków przez udziałowców, lub właścicieli”.
Tak rozumiane koszty to jedna z najważniejszych kategorii ekonomicznych/finansowych. Odnoszą się one do celowo ponoszonych przez przedsiębiorcę nakładów prowadzących do zużycia posiadanych maszyn, materiałów itp. Ponoszenie kosztów jest konieczne w celu:
- utrzymania przedsiębiorstwa w jego obecnym stanie,
- rozwoju prowadzonej działalności biznesowej.
Koszty w działalności gospodarczej ponosi się po to, by np. dokonać zakupu materiałów, towarów handlowych czy wyposażenia lokali firmowych, a także zapłaty wynagrodzeń pracowniczych czy spłaty kredytu bankowego.
Koszty księgowe ujmuje się na różne sposoby. Jednym z nich jest układ rodzajowy. Jaka sama nazwa wskazuje, według tego podejścia poszczególne zdarzenia księgowe dzieli się według rodzajów.
Praktyka biznesowa pokazuje, że koszty rodzajowe są chętnie stosowane w szczególności w mniejszych przedsiębiorstwach. Jest o tyle korzystne rozwiązanie, że można dość łatwo rozbudowywać utworzoną wcześniej strukturę o nowe pozycje, w zależności od tego, jakie są potrzeby danego przedsiębiorstwa w tym zakresie.
Koszty rodzajowe
Jeśli chodzi o koszty rodzajowe, są to koszty proste bieżącej działalności. Operacje gospodarcze dotyczące pozostałej działalności gospodarczej (np. koszt nabytych środków trwałych) nie wchodzą w zakres układu rodzajowego.
O kosztach rodzajowych mówimy, jeśli zdecydowaliśmy się na wariant porównawczy rachunku zysków i strat.
Gdzie są księgowane koszty rodzajowe?
Podobnie jak koszty zespołu piątego, koszty rodzajowe są zaliczane w poczet podstawowej działalności operacyjnej w porównawczym rachunku zysków i strat, a więc segmentu obejmującego codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Następnie, segment podstawowej działalności operacyjnej zestawia się z pozostałą działalnością operacyjną oraz obszarem finansowym, tworząc – po odjęciu od przychodów osiągniętych w danym okresie – wynik finansowy firmy.
Podział kont w układzie rodzajowym kosztów – zakładowy plan kont
W układzie rodzajowym, jak sama jego nazwa wskazuje, księgujemy koszty według rodzaju. Wyróżnia się tutaj:
- amortyzacje (konto 400) – odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe), które pokazują stopień zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych;
- zużycie materiałów i energii (konto 401) – koszty energii, zakupu materiałów, itp., które zostały poniesione w czasie procesu produkcyjnego;
- usługi obce (konto 402) – koszty usług oraz robót. Zalicza się tu np. usługi remontowe, księgowe, transportowe, magazynowe, informatyczne, pocztowe czy bankowe;
- podatki i opłaty (konto 403) – jak sama nazwa wskazuje, na tym koncie ujmuje się wszystkie koszty związane z zapłatą podatków i innymi wydatkami publicznoprawnymi (może być to np. VAT, podatki na rzecz miasta i gminy, a także opłaty skarbowe, sądowe lub notarialne);
- wynagrodzenia (konto 404) – wynagrodzenia pracowników oraz osób zatrudnionych w ramach umów cywilnoprawnych (umowy zlecenia i o dzieło);
- ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (konto 405) – składki opłacone z tytułu umów zawartych z pracownikami oraz zleceniobiorcami (zalicza się tu m.in. składki emerytalne, rentowe, wypadkowe, składki na rzecz Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, odpisy na ZFŚS itp.). Z kolei jeśli chodzi o świadczenia, można zaliczyć tu również środki na szkolenia pracowników czy ochronę ich zdrowia.
Pozostałe koszty rodzajowe
Pozostałe koszty rodzajowe, czyli konto 409 zawiera wszelkie koszty, które nie trafiają na wyżej wymieniona konta zespołu 4. Będą to na przykład:
- koszty reklamy,
- koszty z tytułu podróży służbowych,
- ubezpieczenia majątkowe.
Co nie jest księgowane w zespole 4?
Jak już wspomnieliśmy, nie wszystkie rodzaje kosztów księgowych są ewidencjonowane na kontach zespołu czwartego. Jakich operacji księgowych nie zalicza się do tej grupy?
W zespole 4 nie są księgowane z kolei:
- koszty sprzedanych usług oraz wyrobów gotowych,
- koszty finansowe, w tym np. związane z inwestycjami w papiery wartościowe itp.,
- pozostałe koszty operacyjne (zalicza się do nich np. zapłacone kary),
- wartość sprzedanych towarów oraz materiałów w cenie zakupu lub nabycia.
W jaki sposób należy postępować z wyżej wymienionymi kosztami? Cóż, co do zasady są one ewidencjonowane w ramach zespołu 7.
Koszty rodzajowe a koszty operacyjne działalności
Część z kosztów rodzajowych zostałaby w innym przypadku uznana za koszty operacyjne. Wiele osób zastanawia się więc, czy koszty rodzajowe to koszty operacyjne? Nie, jednak ta dezorientacja jest zrozumiała. Jaka jest więc różnica? To bardzo proste, o kosztach rodzajowych mówimy w kontekście wariantu porównawczego rachunku zysków i strat.
Jeśli wybraliśmy wariant kalkulacyjny, w ewidencji kosztów będziemy wyróżniać m.in. koszty operacyjne. Wówczas księgowane byłyby na kontach zespołu 5. Ewidencjonowane są tak koszty na podstawie miejsca powstawania.
Przeczytaj więcej o rodzajach kosztów.
