Koszty prowadzenia działalności gospodarczej – co można do nich włączyć?

Czym są koszty prowadzenia działalności gospodarczej? Co trzeba brać pod uwagę, jeśli chcesz wliczyć określony wydatek w koszty? Z czym się to wiąże? Przeczytaj i dowiedz się więcej.

Żeby móc zaliczyć konkretny wydatek do kosztów prowadzenia działalności gospodarczej, które obniżają podstawę opodatkowania, trzeba umieć udowodnić, że dany wydatek jest z nią związany. Jak to zrobić?

Co można wliczyć w koszty?

Przedsiębiorcy mają ten przywilej, że mogą obniżyć podstawę opodatkowania poprzez zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu określonych wydatków. Podstawą są oczywiście towary handlowe, czyli wszystko to, co przedsiębiorca kupuje, by odsprzedawać swoim klientom. Logiczne jest więc, że może on takie zakupy wliczyć w koszty działalności, bo bezwzględnie są związane z prowadzeniem działalności. Mało tego. W księdze przychodów i rozchodów są one również oznaczane po prostu jako „zakup towarów handlowych”.

Co, jednak gdy przedsiębiorca świadczy usługi, nie sprzedaje realnych produktów albo też chce skorzystać w pełni z prawa do obniżenia podstawy opodatkowania i chce „wliczać w koszty” również inne wydatki? Mogą to być przecież np. koszty paliwa do samochodu, koszty wynajmu nieruchomości, czy zakup odzieży ochronnej albo artykułów biurowych.

CZYTAJ TAKŻE: Umowa B2B z pracownikiem. Jakie koszty dla pracodawcy?

Koszty prowadzenia działalności gospodarczej

Część wydatków, jak wspomniana już odzież ochronna, czy artykuły biurowe jako elementy potrzebne w działalności, będziesz mógł bez problemu zaliczyć do kosztów.

Podstawowa zasada zaliczania wydatków do kosztów działalności obowiązuje w momencie, gdy dany wydatek jest bezpośrednio związany z prowadzoną działalnością. Idzie za nią uprawnienie do obniżania podatku naliczonego. Obowiązek udowodnienia, że tak jest, leży w gestii przedsiębiorcy. Co za tym idzie, każdy wydatek może być zakwestionowany przez urzędników skarbowych podczas kontroli.

Jak zmniejszyć szansę na odrzucenie wydatku przez „skarbówkę”?

Przede wszystkim musimy umieć udowodnić, że dany wydatek faktycznie był związany z działalnością. Dlatego zawsze warto zastanowić się, w jaki sposób będziemy w stanie wykazać, że faktycznie musieliśmy go ponieść.

Dyskusyjne może być np. „wliczanie w koszty” 4 czy 5 samochodów, gdy działalność polega na świadczeniu usług dziennikarskich lub graficznych, czy zakup betoniarki do budowy własnego domu, gdy nie prowadzimy działalności budowlanej. Jeśli jednak będziemy w stanie zawsze udowodnić, że konkretny wydatek ponieśliśmy w związku z prowadzeniem biznesu, możemy być spokojni.

Bardzo dobrym pomysłem jest oznaczanie, opisywanie każdego z dokumentów, tak by wiedzieć, po co potrzebny był dany wydatek. To szczególnie ważne, ponieważ urząd może kontrolować wszystkie dokumenty pięć lat wstecz. Bez dokładnego opisu możemy mieć problem z opisem, co się działo kilkanaście miesięcy wcześniej.

CZYTAJ TAKŻE: Formy opodatkowania działalności gospodarczej. Jak płacisz najniższe podatki?

Co można wpisać w koszty prowadzenia działalności gospodarczej?

Bardzo trudno jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, czy konkretny wydatek uznaje się za koszt uzyskania przychodu. Wiele zależy oczywiście od rodzaju prowadzonej działalności. Firma księgowa będzie mogła „wrzucać w koszty” bardzo dużo artykułów biurowych.

Jeśli dodatkowo w PKD działalności mamy wpisaną też np. działalność fotograficzną, to będziemy mogli kupować akcesoria do robienia zdjęć. O ile oczywiście wykorzystasz go  w działalności. Trudne do udowodnienia może być np. zakupienie profesjonalnego aparatu fotograficznego do wykonania jednorazowej sesji zdjęciowej.

Może się bowiem okazać, że urzędnicy uznają, że korzystniej byłoby taką usługę zamówić na zewnątrz. Jeśli nie masz problemu z udowodnieniem, że takie rozwiązanie było lepsze, nie ma powodów do obaw. Podkreślamy – to na tobie, przedsiębiorcy ciąży udowodnienie, że dany wydatek był zasadny.

Co można wliczyć w koszty?

Jeśli więc kupujesz aparat, dołącz kilka przykładowych zdjęć, które nim wykonałeś albo przynajmniej wiedz, czy wystawiłeś fakturę przychodową związaną z zakupem, którego dokonałeś. To podstawowy dowód.

Pozostając przy przykładzie aparatu fotograficznego: możesz kupić sprzęt, jeśli wśród twoich faktur przychodowych jest faktura, która potwierdza np. zrobienie sesji zdjęciowej. Jeśli jednak kupujesz go po to, by robić zdjęcia swoich produktów, dobrze będzie to udowodnić, chociażby przez możliwość wskazania konkretnych zdjęć produktowych, zamieszczonych w sklepie internetowym, który prowadzisz.

Mała Księgowość Rzeczpospolitej

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Zbieg tytułów do ubezpieczeń ZUS w 2024 roku – kiedy nie zapłacisz składek?

Kiedy występuje zbieg tytułów do ubezpieczeń? Osoba, która prowadzi działalność gospodarczą, a jednocześnie jest zatrudniona na umowę o pracę, zawarła umowę o dzieło/zlecenie lub...

Remanent a składka zdrowotna przedsiębiorcy za 2023 rok – uwzględnij różnice remanentowe podczas ustalania podstawy składki

Jak wygląda kwestia remanent a składka zdrowotna? Różnica remanentowa, która powstała po wykonaniu spisu z natury może wpłynąć na wysokość składki zdrowotnej przedsiębiorcy. Przedstawiamy...

Likwidacja środka trwałego w ewidencji księgowej

Maszyna, samochód lub inny środek trwały służył w firmie do prowadzenia działalności gospodarczej, jednak zużył się i nie będzie już przydatny. Należy przeprowadzić proces...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!