Przedsiębiorca w ramach swojej codziennej działalności biznesowej zawiera transakcje z kontrahentami — odbiorcami oraz dostawcami. Jest tak niezależnie od skali działalności oraz tego, w jakiej branży działa dana firma. W związku z tym warto rozróżniać terminy „należności” oraz „zobowiązania”. Są to jedne z podstawowych pojęć, jeśli chodzi o księgowość oraz zarządzanie firmą.
Spis treści
Co to jest należność?
Zanim wyjaśnimy Ci, jaka jest różnica między należnościami oraz zobowiązaniami, zastanówmy się najpierw, czym jest należność. Według ogólnej definicji oznacza ona prawo przysługujące:
- osobie fizycznej (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą),
- osobie prawnej (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne)
do otrzymania świadczenia w postaci pieniężnej (zapłata za wystawioną wcześniej fakturę) lub rzeczowej (na przykład naprawa uszkodzonego sprzętu), jeśli zostało to zagwarantowane wcześniej zawartą umową pisemną lub ustną.
Taka rozumiana należność powinna zostać uiszczona w określonym terminie oraz kwocie. Wynika ona z wcześniejszych zdarzeń gospodarczych.
Wyróżnia się różne rodzaje należności, w tym np.:
- należności handlowe — jest to najczęściej występująca forma należności. Do ich opłacenia zobowiązani są kontrahenci (odbiorcy);
- należność VAT-owska — w sytuacji, gdy dana firma nadpłaciła podatek od towarów i usług, a zatem przysługuje jej zwrot z urzędu skarbowego;
- należności pracownicze — np. w sytuacji, gdy trzeba dokonać potrącenia z pensji pracownika;
- nadpłata finansowa — występuje ona np. wtedy, gdy przedsiębiorstwu przystępuje zwrot odsetek w ramach nadpłaconego kredytu.
| Czy wiesz, że…
Mała Księgowość to program księgowy świetny zarówno dla biur rachunkowych, obsługujących małe i średnie firmy, jak i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą? |
Czym jest zobowiązanie?
Jak się zapewne domyślasz, zobowiązanie to odwrotność należności. Firma zaciąga zobowiązania po to, by móc prowadzić i rozwijać działalność biznesową. Wyróżnia się takie formy zobowiązań jak na przykład:
- zobowiązania wobec dostawców — z tytułu otrzymanych towarów czy usług. Terminowość w spłacie takich zobowiązań jest kluczowa z punktu widzenia reputacji firmy;
- zobowiązania publicznoprawne — podatki oraz inne opłaty, które należy zapłacić na rzecz państwa. W przeciwnym wypadku trzeba liczyć się z odpowiedzialnością karno-skarbową;
- zobowiązania finansowe — wobec banków oraz innych instytucji finansowych z tytułu kredytu, pożyczki, umowy leasingu, faktoringu itp. Nieterminowe opłacanie tych zobowiązań to ryzyko otrzymania negatywnego wpisu w BIK (Biurze Informacji Kredytowej).
| Warto wiedzieć — definicja zobowiązań w ustawie o rachunkowości
Ustawa o rachunkowości to jeden z podstawowych aktów prawnych, jeśli chodzi o kwestie związane z finansami przedsiębiorstwa. Zdefiniowano w niej wiele podstawowych dla branży pojęć, w tym także zobowiązania: „rozumie się przez to wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki”. |
Różnica między wierzytelnością i należnością
Oprócz terminów „należność” oraz „zobowiązanie” stosuje się również pojęcie „wierzytelność”. Co oznacza to ostatnie? Warto się nad tym chwilę zastanawiać, ponieważ można spotkać się z poglądem, że jest ona tym samym, co należność.
Należność to kwota, jaką dana firma spodziewa się uzyskać z tytułu wykonanej pracy czy dostarczonego towaru. Wierzytelność z kolei powinniśmy postrzegać raczej jako prawo do danego świadczenia. Termin ten stosuje się częściej w nomenklaturze prawniczej. Wierzytelność może być sprzedana/przeniesiona (scedowana) na inny podmiot.
Jak już wiesz, należność może mieć charakter finansowy lub rzeczowy (a zatem, może być to także zwrot lub dostarczenie rzeczy ruchomej itp.), podczas gdy wierzytelność postrzegamy wyłącznie przez pryzmat pieniędzy.
Należności w przedsiębiorstwie
Należności wykazuje się w dokumentach finansowych przedsiębiorstwa. Stanowią one składnik bilansu, a konkretnie — aktywów spółki. W zależności od tego, jaki jest termin wymagalności (spodziewanej zapłaty), wyróżnia się należności:
- długoterminowe — w tym przypadku formalny termin zapłaty przypada na później niż dwanaście miesięcy od dnia bilansowego,
- krótkoterminowe — pozostałe należności (tzn. wymagalne w czasie krótszym niż jeden rok), a także wszystkie należności handlowe niezależnie od tego, kiedy spodziewamy się ich zapłaty.
| Warto wiedzieć — a co w sytuacji, gdy możemy nie otrzymać należności od odbiorcy?
Odpowiednie działania należy podjąć również w sytuacji, gdy powstaną przesłanki, że odbiorca nie będzie w stanie wywiązać się ze swojego zobowiązania, a zatem podmiot, dla którego przygotowuje się sprawozdanie finansowe, może nie otrzymać części lub całości zapłaty. Konieczne jest dokonanie korekty określanej jako odpis aktualizujący należności. |
Jak skutecznie zarządzać należnościami?
Należności i zobowiązania można rozpatrywać na różne sposoby, w tym np. w kontekście bankowości czy spłaty pożyczek pozabankowych. Pełnią one ważną rolę w szczególności w przypadku przedsiębiorstw. Praktyką we współczesnym biznesie jest bowiem zawieranie transakcji w oparciu o tzw. kredyt kupiecki (kredyt z odroczoną płatnością). Jego istota jest bardzo prosta:
- sprzedawca dostarcza towar lub świadczy usługę,
- a odbiorca zobowiązuje się do zapłaty za przedmiot transakcji, aczkolwiek nie robi tego natychmiastowo, tak jak klienci w sklepach detalicznych, ale z opóźnieniem wynoszącym zwykle kilka tygodni (np. 7, 14 czy 28 dni).
Jeśli dane przedsiębiorstwo zawiera wiele takich transakcji, konieczne jest odpowiednie zarządzanie należnościami i zobowiązaniami. Ponieważ:
- nieuregulowane należności oznaczają dochody, które zostaną otrzymane,
- nieuregulowane zobowiązania to wydatki, które należy w przyszłości (zwykle całkiem niedalekiej) ponieść,
oznacza to, że umiejętne zarządzanie należnościami i zobowiązaniami w biznesie jest absolutnie kluczowe w działalności firmy. Od tego zależy w dużej mierze utrzymanie płynności finansowej przedsiębiorstwa, tzn. jego zdolności do regulowania zaciągniętych zobowiązań.
| Warto wiedzieć — ryzyko nieuregulowanych należności handlowych
W praktyce biznesowej można spotkać się z sytuacją, w której przedsiębiorstwo ma wielu klientów, wobec których świadczy usługi sprzedażowe i rozlicza się w oparciu o kredyt kupiecki. Niestety, jeśli okaże się, że znaczna część klientów z różnych powodów nie uregulowała płatności (np. z powodu upadłości, sporów dotyczących przedmiotu transakcji itp.), może się okazać, że mimo wysokiego poziomu sprzedaży firma nie będzie miała środków, by móc uregulować własne zobowiązania. A zatem, może dojść do takiego paradoksu, że:
W skrajnych sytuacjach może to doprowadzić nawet do upadłości przedsiębiorstwa. |
Kontroluj swoje należności z programem Mała Księgowość
W programie Mała Księgowość znajdziesz zakładkę 'Terminarz należności’. W niej, ułożone według dat płatności znajdziesz faktury, za które jeszcze nie zapłacili Twoi kontrahenci. Dzięki niej nigdy nie stracisz kontroli nad należnymi Ci płatnościami.
Program Mała Księgowość ma wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia księgowości małej lub średniej firmy. Możesz skorzystać z niego niezależnie od wybranej formy opodatkowania. Wystawisz dzięki niemu faktury, zapłacisz podatek dochodowy i VAT, będziesz mógł zarządzać listą płac, kontrolować zobowiązania, amortyzować środki trwałe i korzystać z wielu, wielu innych funkcjonalności, których pełną listę znajdziesz na mk.rp.pl.
Więcej takich artykułów znajdziesz w kategorii Księgowość.
