Podpis elektroniczny to narzędzie, które z powodzeniem znajduje zastosowanie w niemal wszystkich branżach. Dzięki niemu codzienne obowiązki związane z elektronicznym obrotem dokumentów stają się łatwiejsze, szybsze i bezpieczniejsze. W naszym artykule znajdziesz pięć przykładów, które przedstawiają, jak podpis elektroniczny ułatwia działanie w różnych branżach.
Artykuł powstał przy współpracy z firmą EuroCert – certyfikowanym dostawcą usług zaufania
Spis treści
Dlaczego warto korzystać z podpisu elektronicznego?
W dzisiejszym silnie zglobalizowanym i cyfrowym świecie podpis elektroniczny znajduje zastosowanie w wielu różnych branżach. Umożliwia on dokonywanie w pełni zdalnego obrotu elektronicznymi dokumentami w tym np. dokumentacją biznesową, prawną oraz w kontakcie z administracją publiczną. Dzięki temu zastosowanie podpisu elektronicznego pozwala w dużej części (a nawet całkowicie) przenieść biznes i towarzyszące mu procesy do Internetu.
Poza korzyściami operacyjnymi (oszczędności, czas, bezpieczeństwo, ekologia) zastosowanie podpisu elektronicznego wiąże się także z nowymi możliwościami biznesowymi.
Podpis elektroniczny umożliwia m.in. skalowanie biznesu, zwiększenie zasięgu działania i wyjście np. poza granicę państwa. Jego zastosowanie ułatwia poszerzenie oferty produktowej oraz pozyskiwanie i zdalną obsługę klientów, których w przypadku tradycyjnych rozwiązań i dokumentów papierowych nie udałoby się pozyskać.
Coraz więcej przedsiębiorców posiadanie podpisu elektronicznego uważa za niezbędny element do prowadzenia i rozwoju prowadzonego biznesu.
Zastosowanie podpisu elektronicznego w kancelarii prawnej
Digitalizacja kancelarii prawnych i zachodzących w niej procesów stanowi duże wyzwanie. Z jednej strony wynika to z charakteru pracy, z drugiej z przyzwyczajeń klientów i instytucji, z którymi współpracują kancelarie prawne. Warto jednak to wyzwanie podjąć, gdyż uzyskane efekty znacznie wpływają na usprawnienie wykonywanych obowiązków.
Proces digitalizacji w przypadku kancelarii to przede wszystkim konieczność ucyfrowienia dokumentów, które zostały już wystawione w wersji papierowej. To wymaga utworzenia archiwów w chmurach, w których dokumenty elektroniczne będą mogły być przechowywane i katalogowane.
Aby jednak w pełni wykorzystać możliwości, wynikające z cyfrowych dokumentów pozostaje kwestia najważniejsza – wprowadzenie do użytku kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Zastosowanie podpisu elektronicznego jest kluczową kwestią przy digitalizacji kancelarii prawnych. Umożliwia on bezpieczny i w pełni cyfrowy obieg pism prawniczych i akt spraw. To wpływa na usprawnienie zarówno komunikacji wewnętrznej, jak i z klientami.
Kwalifikowany podpis elektroniczny zabezpiecza treść przesyłanych dokumentów. Dzięki temu, że ma moc prawną równoznaczną z podpisem odręcznym, umożliwia również zdalne zawieranie umów.
Korzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego to także możliwość komunikacji elektronicznej z sądami, w których również postępuje proces digitalizacji. Poza tym w pracy kancelarii podpis elektroniczny będzie pomocny w kontakcie z i załatwianiu spraw w krajowych rejestrach (np. KRS) oraz ogólnie administracją publiczną.
Wykorzystanie podpisu elektronicznego przez geodetów
Kwalifikowany podpis elektroniczny został szczególnie doceniony przez geodetów, kiedy ustawodawca wprowadził konieczność dokonywania operatów geodezyjnych wyłącznie w formie elektronicznej. Takie dokumenty są przyjmowane od początku 2022 roku we wszystkich wojewódzkich i powiatowych ośrodkach dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej.
Podpis kwalifikowany może posłużyć do podpisania materiałów geodezyjnych i kartograficznych wykonywanych w związku z tworzeniem i weryfikacją baz danych oraz cyfrowych zbiorów kopii dokumentów. To także rozwiązanie służące do podpisywania map przygotowywanych do podziału nieruchomości czy różnych postępowań administracyjnych.
Wśród zalet, z jakimi wiąże się korzystanie z podpisów elektronicznych w pracach geodezyjnych, należy wymienić przede wszystkim:
- możliwość w pełni zdalnej pracy;
- składanie dokumentacji do odpowiednich organów administracji państwowej o dowolnej porze;
- szybszy obrót dokumentami pomiędzy geodetą i administracją;
- możliwość łatwiejszego i szybszego zweryfikowania złożonej dokumentacji.
Jak podpis elektroniczny może pomóc architektom?
Sektor budownictwa podlega systematycznej cyfryzacji, co daje architektom możliwość korzystania z technologii oferowanych przez usługi zaufania. Podstawowym dokumentem, który od niedawna może być sporządzany w wersji cyfrowej i podpisywany kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest projekt budowlany.
Zachowanie takiej formy jest nie tylko zalecane, ale wręcz niezbędne, kiedy inwestor chce złożyć elektroniczny wniosek o pozwolenie na budowę do Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego.
Zachowanie formy elektronicznej usprawnia komunikację pomiędzy zleceniodawcą a architektem. W ten sposób podpis elektroniczny przyczynia się do szybszej realizacji usług projektowych. Daje możliwość natychmiastowego zweryfikowania, czy konkretny architekt, który podpisał się pod projektem, posiada aktywne uprawnienia.
Nie należy zapominać również o fakcie, że zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego daje możliwość sprawdzenia, czy na podpisanym już dokumencie nie zostały wprowadzone zmiany. W ten sposób architekci są chronieni przed ewentualnymi manipulacjami na projekcie dokonywanymi przez nieuczciwych klientów.
Podpis elektroniczny umożliwia również zawieranie umów z klientami w pełni zdalny sposób. Pozwala także na dodawanie znaczników czasu na konkretnych wersjach projektów, co nie tylko umożliwia łatwe odnalezienie tej ostatecznej, ale również chroni własność intelektualną specjalisty.
Wykorzystanie podpisu elektronicznego w biurze rachunkowym
Biura rachunkowe są przedsiębiorstwami, gdzie dokumenty w formie elektronicznej i obrót nimi stał się codziennością. Księgowanie dokumentów cyfrowych wiąże się ze sporą oszczędnością czasu i pieniędzy.
W księgowości kwalifikowany podpis elektroniczny składany jest najczęściej na:
- deklaracjach podatkowych,
- pełnomocnictwach,
- dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych z ZUS,
- sprawozdaniach finansowych,
- księgach podatkowych i deklaracjach JPK.
Za pośrednictwem podpisu kwalifikowanego możliwe jest też korzystanie z systemów i rejestrów administracji publicznej w tym np.:
- Płatnik ZUS,
- eDeklaracje,
- Portal Podatkowy,
- KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur.
Podpis elektroniczny w biurze rachunkowym gwarantuje bezpieczeństwo danych. Umożliwia też realizowanie szerokiego katalogu zadań dla klientów.
Biuro rachunkowe może też z powodzeniem czerpać z innych korzyści, jakie oferuje i umożliwia to rozwiązanie.
Podpis elektroniczny w transporcie i logistyce
Firmy działające w sektorze transportu i logistyki również coraz prężniej działają w cyfrowym świecie. Dzisiaj wiele procesów planowania łańcucha dostaw odbywa się przy wykorzystaniu dokumentacji elektronicznej.
Podobnie jak w innych branżach dokumenty funkcjonujące w transporcie i logistyce zgodnie z obowiązującym prawem można podpisać elektronicznym podpisem kwalifikowanym. Wśród tych, które mogą przyjąć formę cyfrową, mogą znaleźć się:
- potwierdzenia dostaw i zamówień, składu, przechowywania i spedycji towarów,
- umowy przewozu osób,
- przyjęcia i odwołania ofert,
- pełnomocnictwa,
- ugody,
- dokumenty przetargowe,
- instrukcje BHP.
Podpis kwalifikowany w logistyce stosowany jest też do podpisywania dokumentacji, która nie jest unikalna dla branży, takiej jak umowy handlowe i cywilnoprawne, faktury i rachunki, korekty faktur, umowy leasingowe i faktoringowe. Dodatkowo można go stosować na dokumentach administracyjnych, księgowych i kadrowych.
Z uwagi na specyfikę tej branży związaną z dużymi odległościami pomiędzy partnerami biznesowymi, oraz trangranicznością realizowanych usług, dokumentacja elektroniczna, a co za tym idzie – stosowanie podpisów elektronicznych, pomaga w usprawnieniu planowania i realizacji działań logistycznych.
Kwalifikowany podpis elektroniczny to także narzędzie ułatwiające walkę z błędami i nieprawidłową realizacją usług. Dzięki niemu łatwo możemy wyłapywać i zgłaszać opóźnienia w dostawach i adekwatnie reagować w postępowaniach reklamacyjnych.
Podsumowując, podpis elektroniczny, podobnie jak pieczęć elektroniczna to uniwersalne narzędzie umożliwiające bezpieczny obrót dokumentami elektronicznymi. To odpowiedź na zapotrzebowanie silnie zglobalizowanej gospodarki, która wymaga, aby wymiana informacji pomiędzy konsumentami i kontrahentami z całego świata była sprawna, szybka i pewna.
Podpis elektroniczny umożliwia przeniesienie biznesu do sieci, realizowanie wielu procedur online, możliwość ekspansji na nowe rynki i poszerzania oferty przy jednoczesnym minimalizowaniu kosztów stałych i maksymalizowaniu sprawności i jakości obsługi.
Artykuł powstał przy współpracy z firmą EuroCert – certyfikowanym dostawcą usług zaufania
* * *
EuroCert działa na rynku od 2012 roku i jest jedną z pięciu firm w Polsce, która świadczy kwalifikowane usługi zaufania. Robi to na podstawie statusu przyznanego jej przez Narodowe Centrum Certyfikacji NBP. Oferuje ona m.in. elektroniczne podpisy, pieczęcie i znaczniki czasu, czym zapewnia bezpieczne uwierzytelnianie i wspiera realizację cyfrowych strategii organizacji.
