Podpisywanie dokumentów profilem zaufanym

Coraz więcej czynności przenosimy do sfery online, dotyczy to również relacji z rozmaitymi urzędami. Na szczęście, dzięki profilowi zaufanemu, podpisywanie dokumentów online stało się proste, szybkie i bezpieczne. Jak działa profil zaufany, jak podpisać nim dokument (krok po kroku), w jakich sytuacjach może się przydać oraz czy przyda się w relacjach między osobami prywatnymi – oto podstawowy przewodnik po profilu zaufanym.

Do czego używać profilu zaufanego?

Zacznijmy od wyjaśnienia, czym jest profil zaufany. To środek identyfikacji elektronicznej, który pozwala potwierdzić tożsamość w Internecie oraz podpisać dokumenty elektronicznie.

Profil zaufany można wykorzystać do podpisywania sprawozdań finansowych, umów i innych dokumentów (także podpisanych przez inne osoby). To przydatna metoda do załatwiania spraw w urzędach publicznych. Można go również wykorzystać w relacjach z innymi podmiotami, o ile wyrażą na to zgodę.

Co ważne, usługa jest bezpłatna i dostępna dla każdej osoby posiadającej profil zaufany.

Profil zaufany jest równoważny pod względem skutków prawnych z podpisem własnoręcznym – w przypadku relacji z urzędami. Należy jednak pamiętać, że nie jest on kwalifikowanym podpisem elektronicznym i nie zastępuje odręcznego podpisu w sprawach prywatnych.

Jak podpisać dokument profilem zaufanym?

Profil zaufany to bezpłatne i wygodne narzędzie do podpisywania dokumentów. Oto jak go użyć, krok po kroku:

  1. Uruchomić usługę podpisywania dokumentów profilem zaufanym, należy, to zrobić na rządowej stronie www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany
  2. Dodać odpowiedni plik – przeciągnąć go lub kliknąć opcję „Wybierz dokument z dysku”.
  3. Wybrać przycisk „Podpisz”.
  4. Zalogować się na profilu zaufanym – przy użyciu nazwy użytkownika, adresu e-mail lub przy pomocy bankowości elektronicznej (wybierając usługę banku, w którym ma się konto).
  5. Kliknąć „Podpisz profilem zaufanym”.
  6. Wprowadzić otrzymany kod potwierdzający z wiadomości SMS (wiadomość push wysłana na urządzenie podane przez użytkownika).
  7. Wybrać przycisk „Podpisz podpisem zaufanym”.
  8. Wpisać kod autoryzacyjny otrzymany w SMS.
  9. Pobrać wygenerowany plik XML, w którym znajduje się podpis elektroniczny.

CZYTAJ TAKŻE:

  1. Profil zaufany a podpis elektroniczny – czy to jest to samo? Czym się różnią?
  2. Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym?
  3. Jak wygląda weryfikacja podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej?
  4. Podpis elektroniczny – jak wygląda na dokumencie?
  5. Jakie są zastosowania podpisu elektronicznego i pieczęci elektronicznej?

Jakie dokumenty można podpisać profilem zaufanym?

Profilem zaufanym można podpisać dowolny dokument, który:

  • jest zapisany na dysku lokalnym (np. na komputerze czy laptopie) w formie pojedynczego pliku;
  • ma maksymalnie 10 MB;
  • ma rozszerzenie: .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv, .jpg, .jpeg, .tif, .tiff, .geotiff, .png, .svg, .wav, .mp3, .avi, .mpg, .mpeg, .mp4, .m4a, .mpeg4, .ogg, .ogv, .zip, .tar, .gz, .gzip, .7Z, .html, .xhtml, .css, .xml, .xsd, .gml, .rng, .xsl, .xslt, .TSL, .XMLsig, .XAdES, .PAdES, .CAdES, .ASIC, .XMLenc, .dwg, .dwf, .dxf, .dgn, .jp2.

Profilem zaufanym można podpisać różnego rodzaju dokumenty. Oto niektóre z nich:

  1. Umowy, w tym umowy najmu, umowy o pracę, umowy o dzieło itp. (o ile druga strona honoruje taki podpis zamiast podpisu odręcznego).
  2. Sprawozdania finansowe, które muszą składać przedsiębiorcy.
  3. Wnioski do urzędu.
  4. Deklaracje podatkowe, takie jak PIT czy JPK_VAT.
  5. Wnioski o świadczenia np. z ZUS czy KRUS.
  6. Inne dokumenty – w zależności od potrzeb, profil zaufany może być wykorzystywany do podpisywania, takich dokumentów, jak np.:
    1. wnioski o dowód osobisty,
    2. zgłoszenia do urzędu,
    3. umowy cywilnoprawne,
    4. odpis urodzenia/małżeństwa/zgonu,
    5. zameldowania na pobyt stały lub czasowy,
    6. złożyć wniosek o świadczenie 500+,
    7. sprawdzić liczbę punktów karnych,
    8. zarejestrować działalność gospodarczą,
    9. złożyć wniosek o wydanie wtórnika prawa jazdy.

Katalog spraw urzędowych, które można załatwić, używając profilu zaufanego, znajduje się na witrynie www.gov.pl/#services-citizens.

Przed użyciem profilu zaufanego należy pamiętać, że przeznaczony jest przede wszystkim do identyfikacji podczas załatwiania spraw urzędowych.

Profil zaufany można również użyć w relacjach z innymi osobami lub podmiotami prywatnymi, jednak za każdym razem należy upewnić się, że druga strona zaakceptuje tak podpisany dokument. 

Rafał Panas
Rafał Panas
Od lat zajmuje się przygotowywaniem artykułów na tematy związane z biznesem, prowadzeniem firmy oraz nowymi technologiami. Zafascynowany postępującą cyfryzacją, która kreuje nowe szanse i okazje dla przedsiębiorców. Tworzenie artykułów dla przedsiębiorców łączy z pisaniem powieści, gdyż jak sam przyznaje, nic tak dobrze nie koi nerwów, jak solidny dreszczowiec.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Kod zawodu ZUS pracownika biurowego

Pracownik biurowy pełni kluczową rolę w funkcjonowaniu firmy. Główny kod tego zawodu to 41: „Sekretarki, operatorzy urządzeń biurowych i pokrewni”.  Czym się zajmuje pracownik biurowy? Do...

Kod zawodu ZUS sprzedawcy

Kod zawodu sprzedawcy zależy od branży, w której pracuje oraz zakresu jego obowiązków. Główny kod to 52, który oznacza „Sprzedawcy i pokrewni”. Sprzedawca na targowisku...

Kod zawodu ZUS robotnika gospodarczego i czym się zajmuje

Zadaniem robotnika gospodarczego jest m.in. utrzymanie porządku w budynkach i na terenie posesji. Jaki jest jego kod zawodu? Czym zajmuje się robotnik gospodarczy? Do obowiązków robotnika...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!