Podpisywanie dokumentów profilem zaufanym

Coraz więcej czynności przenosimy do sfery online, dotyczy to również relacji z rozmaitymi urzędami. Na szczęście, dzięki profilowi zaufanemu, podpisywanie dokumentów online stało się proste, szybkie i bezpieczne. Jak działa profil zaufany, jak podpisać nim dokument (krok po kroku), w jakich sytuacjach może się przydać oraz czy przyda się w relacjach między osobami prywatnymi – oto podstawowy przewodnik po profilu zaufanym.

Do czego używać profilu zaufanego?

Zacznijmy od wyjaśnienia, czym jest profil zaufany. To środek identyfikacji elektronicznej, który pozwala potwierdzić tożsamość w Internecie oraz podpisać dokumenty elektronicznie.

Profil zaufany można wykorzystać do podpisywania sprawozdań finansowych, umów i innych dokumentów (także podpisanych przez inne osoby). To przydatna metoda do załatwiania spraw w urzędach publicznych. Można go również wykorzystać w relacjach z innymi podmiotami, o ile wyrażą na to zgodę.

Co ważne, usługa jest bezpłatna i dostępna dla każdej osoby posiadającej profil zaufany.

Profil zaufany jest równoważny pod względem skutków prawnych z podpisem własnoręcznym – w przypadku relacji z urzędami. Należy jednak pamiętać, że nie jest on kwalifikowanym podpisem elektronicznym i nie zastępuje odręcznego podpisu w sprawach prywatnych.

Jak podpisać dokument profilem zaufanym?

Profil zaufany to bezpłatne i wygodne narzędzie do podpisywania dokumentów. Oto jak go użyć, krok po kroku:

1. Uruchomić usługę podpisywania dokumentów profilem zaufanym, należy, to zrobić na rządowej stronie www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany
2. Dodać odpowiedni plik – przeciągnąć go lub kliknąć opcję „Wybierz dokument z dysku”.
3. Wybrać przycisk „Podpisz”.
4. Zalogować się na profilu zaufanym – przy użyciu nazwy użytkownika, adresu e-mail lub przy pomocy bankowości elektronicznej (wybierając usługę banku, w którym ma się konto).
5. Kliknąć „Podpisz profilem zaufanym”.
6. Wprowadzić otrzymany kod potwierdzający z wiadomości SMS (wiadomość push wysłana na urządzenie podane przez użytkownika).
7. Wybrać przycisk „Podpisz podpisem zaufanym”.
8. Wpisać kod autoryzacyjny otrzymany w SMS.
9. Pobrać wygenerowany plik XML, w którym znajduje się podpis elektroniczny.

CZYTAJ TAKŻE:

1. Profil zaufany a podpis elektroniczny – czy to jest to samo? Czym się różnią?
2. Jak podpisać sprawozdanie finansowe profilem zaufanym?
3. Jak wygląda weryfikacja podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej?
4. Podpis elektroniczny – jak wygląda na dokumencie?
5. Jakie są zastosowania podpisu elektronicznego i pieczęci elektronicznej?

Jakie dokumenty można podpisać profilem zaufanym?

Profilem zaufanym można podpisać dowolny dokument, który:

• jest zapisany na dysku lokalnym (np. na komputerze czy laptopie) w formie pojedynczego pliku;
• ma maksymalnie 10 MB;
• ma rozszerzenie: .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .xls, .ppt, .docx, .xlsx, .pptx, .csv, .jpg, .jpeg, .tif, .tiff, .geotiff, .png, .svg, .wav, .mp3, .avi, .mpg, .mpeg, .mp4, .m4a, .mpeg4, .ogg, .ogv, .zip, .tar, .gz, .gzip, .7Z, .html, .xhtml, .css, .xml, .xsd, .gml, .rng, .xsl, .xslt, .TSL, .XMLsig, .XAdES, .PAdES, .CAdES, .ASIC, .XMLenc, .dwg, .dwf, .dxf, .dgn, .jp2.

Profilem zaufanym można podpisać różnego rodzaju dokumenty. Oto niektóre z nich:

1. Umowy, w tym umowy najmu, umowy o pracę, umowy o dzieło itp. (o ile druga strona honoruje taki podpis zamiast podpisu odręcznego).
2. Sprawozdania finansowe, które muszą składać przedsiębiorcy.
3. Wnioski do urzędu.
4. Deklaracje podatkowe, takie jak PIT czy JPK_VAT.
5. Wnioski o świadczenia np. z ZUS czy KRUS.
6. Inne dokumenty – w zależności od potrzeb, profil zaufany może być wykorzystywany do podpisywania, takich dokumentów, jak np.:
   1. wnioski o dowód osobisty,
   2. zgłoszenia do urzędu,
   3. umowy cywilnoprawne,
   4. odpis urodzenia/małżeństwa/zgonu,
   5. zameldowania na pobyt stały lub czasowy,
   6. złożyć wniosek o świadczenie 500+,
   7. sprawdzić liczbę punktów karnych,
   8. zarejestrować działalność gospodarczą,
   9. złożyć wniosek o wydanie wtórnika prawa jazdy.

Katalog spraw urzędowych, które można załatwić, używając profilu zaufanego, znajduje się na witrynie www.gov.pl/#services-citizens.

Przed użyciem profilu zaufanego należy pamiętać, że przeznaczony jest przede wszystkim do identyfikacji podczas załatwiania spraw urzędowych.

Profil zaufany można również użyć w relacjach z innymi osobami lub podmiotami prywatnymi, jednak za każdym razem należy upewnić się, że druga strona zaakceptuje tak podpisany dokument.