Co to jest specyfikacja do faktury i co daje taki dokument?

Specyfikacja do faktury to dokument, który pozwala na przejrzyste i uporządkowane rozliczenie nawet najbardziej złożonych transakcji. Czym jest, dlaczego przedsiębiorcy ją wystawiają i czy jest ona podstawą do odliczenia podatku VAT – odpowiedzi na te i inne pytania znajdziesz w naszym przewodniku po specyfikacjach do faktury.

Co to jest specyfikacja do faktury?

Specyfikacja do faktury to zestawienie szczegółowych informacji dotyczących sprzedaży towarów lub usług, które jest dołączane do faktury.

Faktura zawiera ogólne dane dotyczące transakcji, a specyfikacja do faktury to precyzyjne zestawienie dotyczące dostawy towarów lub świadczenia usług.

Czy wiesz, że…

Mała Księgowość to program księgowy świetny zarówno dla biur rachunkowych, obsługujących małe i średnie firmy, jak i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą?

Po co wystawia się specyfikację do faktury?

Specyfikacja, to narzędzie, które służy do pogrupowania usług lub towarów sprzedanych klientowi w ramach jednego dokumentu (faktury zbiorczej).

Specyfikacja do faktury zawiera szczegóły, czyli m.in. nazwę towaru, ilość, cenę jednostkową netto i wartość netto. Dzięki niej klient potrafi łatwo zorientować się, jakie towary zostały mu sprzedany lub jakie usługi zostały wykonane.

Która strona wystawia specyfikację do faktury?

Specyfikację do faktury zazwyczaj przygotowuje sprzedawca towaru lub usługi. Przedsiębiorca wystawiający fakturę (lub jego pracownik) wprowadza kolejne transakcje do systemu księgowego używanego w firmie, a pod koniec miesiąca wystawiana jest specyfikacja do faktury.

Specyfikacja a realizacja zadań publicznych

Wypełniając sprawozdanie z realizacji zadania publicznego, należy przygotować zestawienie faktur wystawionych podczas wykonania tego zadania (pochodzących z dotacji lub innych środków). Taka specyfikacja zawiera:

  • numer dokumentu księgowego,
  • numer pozycji kosztorysu,
  • datę wystawienie faktury,
  • nazwę wydatku,
  • całą kwotę,
  • środki pochodzące z dotacji.

Specyfikacja a rozliczenia usług niematerialnych

Usługi niematerialne to świadczenia, które nie mają postaci rzeczowej, zaliczamy do nich np. doradztwo prawne, zarządzanie, szkolenia, przetwarzanie danych, marketing czy reklama. Specyfikacja w kontekście usług niematerialnych oznacza dokładny opis tych świadczeń i pomaga w ich właściwym udokumentowaniu. Warto pamiętać, że do faktury należy dołączyć dokument, który potwierdzi, że usługa została wykonana zgodnie z umową (podpisane przez obie strony protokoły zakończenia i odbioru usług).

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:

  1. Faktura zaliczkowa a VAT – czy faktura zaliczkowa daje prawo do odliczenia VAT?
  2. Pusta faktura – kto odpowiada za jej wystawienie?
  3. Refaktura – co to jest i na czym polega refakturowanie kosztów
  4. Odnaleziona faktura kosztowa. Jak zaksięgować odnalezioną fakturę?
  5. Dane do faktury VAT. Jakie informacje powinna zawierać poprawnie wystawiona faktura?

Specyfikacja do faktury a odliczenie VAT

Odliczenie VAT ze specyfikacji jest możliwe, o ile specyfikacja zawiera wszystkie obowiązkowe elementy faktury.

Do niezbędnych elementów faktury należy (ustawa o podatku od towarów i usług art. 106e):

  • data wystawienia;
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii;
  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy wraz z ich adresami;
  • numery NIP sprzedawcy i nabywcy;
  • data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym można podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży,
  • nazwa (rodzaj) sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi;
  • miara i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
  • cena jednostkowa netto towaru lub usługi;
  • wartość netto towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż;
  • stawki podatku VAT;
  • suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
  • kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług) z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
  • kwota należności ogółem.

Jeśli specyfikacja zawiera wszystkie obowiązkowe elementy faktury, może zostać uznana za fakturę. Podatnik będzie mógł na jej podstawie odliczyć VAT. Warto pamiętać, że dokument służący do odliczenia podatku nie musi zawierać w tytule sformułowanie „faktura”. Fakturą będzie również dokument z danymi wymaganymi dla faktury (także nazwany „specyfikacją do faktury”).

Uwaga! Jeżeli kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, to wystarczy, że faktura będzie zawierała:

  • datę jej wystawienia,
  • datę sprzedaży,
  • kolejny numer faktury,
  • dane sprzedawcy oraz nabywcy (w tym numery NIP),
  • nazwę towaru lub usługi,
  • kwotę ewentualnego rabatu,
  • kwotę należności ogółem (tzw. faktura uproszczona, art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT).

Program Mała Księgowość

Program Mała Księgowość ma wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia księgowości małej lub średniej firmy. Możesz skorzystać z niego niezależnie od wybranej formy opodatkowania. Wystawisz dzięki niemu faktury, zapłacisz podatek dochodowy i VAT, będziesz mógł zarządzać listą płac, kontrolować zobowiązania, amortyzować środki trwałe i korzystać z wielu, wielu innych funkcjonalności, których pełną listę znajdziesz na mk.rp.pl.

Rafał Panas
Rafał Panas
Od lat zajmuje się przygotowywaniem artykułów na tematy związane z biznesem, prowadzeniem firmy oraz nowymi technologiami. Zafascynowany postępującą cyfryzacją, która kreuje nowe szanse i okazje dla przedsiębiorców. Tworzenie artykułów dla przedsiębiorców łączy z pisaniem powieści, gdyż jak sam przyznaje, nic tak dobrze nie koi nerwów, jak solidny dreszczowiec.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Kod zawodu ZUS pracownika biurowego

Pracownik biurowy pełni kluczową rolę w funkcjonowaniu firmy. Główny kod tego zawodu to 41: „Sekretarki, operatorzy urządzeń biurowych i pokrewni”.  Czym się zajmuje pracownik biurowy? Do...

Kod zawodu ZUS sprzedawcy

Kod zawodu sprzedawcy zależy od branży, w której pracuje oraz zakresu jego obowiązków. Główny kod to 52, który oznacza „Sprzedawcy i pokrewni”. Sprzedawca na targowisku...

Kod zawodu ZUS robotnika gospodarczego i czym się zajmuje

Zadaniem robotnika gospodarczego jest m.in. utrzymanie porządku w budynkach i na terenie posesji. Jaki jest jego kod zawodu? Czym zajmuje się robotnik gospodarczy? Do obowiązków robotnika...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!