Podpisywanie dokumentów, poza określonymi wyjątkami, może się odbywać w dowolnej formie, między innymi pisemnie lub elektronicznie. Wszystko zależy od tego, na co zgodziły się strony umowy i na co pozwalają przepisy kodeksu cywilnego.
Na czym polega podpisywanie dokumentów za pomocą podpisu elektronicznego? Jak podpisać umowę podpisem kwalifikowanym? Jak wysłać pismo podpisane elektronicznie? Przeczytaj nasz artykuł i poznaj odpowiedzi na te pytania.
Spis treści
Jak działa podpis elektroniczny?
Wśród podpisów elektronicznych, tylko podpis kwalifikowany ma moc podpisu własnoręcznego. Wyposażony jest w specjalny certyfikat, który potwierdza naszą tożsamość. Certyfikat ma datę ważności, więc musi być regularnie odnawiany. Sprawia to, że tożsamość osoby, na którą jest wystawiony, jest weryfikowana na bieżąco.
CZYTAJ TAKŻE: Jak wykorzystać podpis elektroniczny w firmie by system działał jak najbardziej efektywnie?
To, w jaki sposób należy podpisywać dokumenty elektroniczne, by były ważne, mówią przepisy rozporządzenia eIDAS. To przepisy obowiązujące w całej Unii Europejskiej.
Warto wiedzieć, że w niektórych przypadkach, takich jak akty notarialne, możliwe jest tylko własnoręczne podpisywanie dokumentów. To oznacza, że nawet użycie podpisu kwalifikowanego nie będzie honorowane. Jednak z pozostałych przypadkach dokument podpisany podpisem kwalifikowanym, będzie traktowany tak samo jak dokument podpisany własnoręcznie.
Podpis kwalifikowany to zwykle zestaw narzędzi: certyfikat podpisu elektronicznego, aplikacja do składania podpisu, a także karta z czytnikiem albo podobnie działające urządzenie.
Jak wygląda podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym?
Można skorzystać bezpośrednio z programu powiązanego z twoim podpisem elektronicznym uzyskanym od dostawcy podpisu. Wówczas trzeba wgrać dokument do dedykowanego programu i przy pomocy tej aplikacji podpisać dokument.
CZYTAJ TAKŻE: Wdrożenie podpisu elektronicznego w świetle rozporządzenia eIDAS
Jak podpisać dokument PDF?
Dokument PDF można także podpisać podpisem kwalifikowanym z poziomu programu Adobe Reader, do tej operacji potrzebne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego z aktualnym certyfikatem oraz jego skonfigurowanie w programie Adobe Reader.
Samo podpisanie jest czynnością prostą i dokonuje się w następujący sposób:
- wybierz i otwórz plik PDF, który chcesz podpisać;
- z górnego menu należy wybrać Narzędzia >Certyfikaty> Podpisz cyfrowo;
- w dokumencie zaznaczyć miejsce złożenia podpisu i podpisać plik;
- podpisany plik należy zapisać.
W zależności od zastosowanego podpisu może być wymagane dodatkowe potwierdzenie podpisania dokumentu.
Jak wysłać pismo podpisane podpisem kwalifikowanym?
Pismo podpisane podpisem kwalifikowanym możemy wysłać np. mailem. Jeśli podpisujący nic w nim nie zmieni, druga strona będzie mogła go odczytać, uznając podpis za wiarygodny.
CZYTAJ TAKŻE: Jak umożliwić zdalne podpisywanie umów pracownikom i klientom?
Podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym nie jest skomplikowane. Wystarczy w odpowiedniej aplikacji zaznaczyć opcję „podpisz”, a resztę robi za nas system certyfikujący. Dokument można podpisać podpisem kwalifikowanym w chmurze, bez potrzeby posiadania dodatkowego sprzętu albo na swoim komputerze przy pomocy karty z czytnikiem.
