Jak wygląda podpisywanie dokumentów prawnych podpisem kwalifikowanym?

Podpisywanie dokumentów, poza określonymi wyjątkami, może się odbywać w dowolnej formie, między innymi pisemnie lub elektronicznie. Wszystko zależy od tego, na co zgodziły się strony umowy i na co pozwalają przepisy kodeksu cywilnego.

Na czym polega podpisywanie dokumentów za pomocą podpisu elektronicznego? Jak podpisać umowę podpisem kwalifikowanym? Jak wysłać pismo podpisane elektronicznie? Przeczytaj nasz artykuł i poznaj odpowiedzi na te pytania. 

Jak działa podpis elektroniczny?

Wśród podpisów elektronicznych, tylko podpis kwalifikowany ma moc podpisu własnoręcznego. Wyposażony jest w specjalny certyfikat, który potwierdza naszą tożsamość. Certyfikat ma datę ważności, więc musi być regularnie odnawiany. Sprawia to, że tożsamość osoby, na którą jest wystawiony, jest weryfikowana na bieżąco.

CZYTAJ TAKŻE: Jak wykorzystać podpis elektroniczny w firmie by system działał jak najbardziej efektywnie?

To, w jaki sposób należy podpisywać dokumenty elektroniczne, by były ważne, mówią przepisy rozporządzenia eIDAS. To przepisy obowiązujące w całej Unii Europejskiej.

Warto wiedzieć, że w niektórych przypadkach, takich jak akty notarialne, możliwe jest tylko własnoręczne podpisywanie dokumentów. To oznacza, że nawet użycie podpisu kwalifikowanego nie będzie honorowane. Jednak z pozostałych przypadkach dokument podpisany podpisem kwalifikowanym, będzie traktowany tak samo jak dokument podpisany własnoręcznie.

Podpis kwalifikowany to zwykle zestaw narzędzi: certyfikat podpisu elektronicznego, aplikacja do składania podpisu, a także karta z czytnikiem albo podobnie działające urządzenie.

Jak wygląda podpisywanie dokumentów podpisem kwalifikowanym?

Można skorzystać bezpośrednio z programu powiązanego z twoim podpisem elektronicznym uzyskanym od dostawcy podpisu. Wówczas trzeba wgrać dokument do dedykowanego programu i przy pomocy tej aplikacji podpisać dokument.

CZYTAJ TAKŻE: Wdrożenie podpisu elektronicznego w świetle rozporządzenia eIDAS

Jak podpisać dokument PDF?

Dokument PDF można także podpisać podpisem kwalifikowanym z poziomu programu Adobe Reader, do tej operacji potrzebne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego z aktualnym certyfikatem oraz jego skonfigurowanie w programie Adobe Reader.

Samo podpisanie jest czynnością prostą i dokonuje się w następujący sposób:

  • wybierz i otwórz plik PDF, który chcesz podpisać;
  • z górnego menu należy wybrać Narzędzia >Certyfikaty> Podpisz cyfrowo;
  • w dokumencie zaznaczyć miejsce złożenia podpisu i podpisać plik;
  • podpisany plik należy zapisać.

W zależności od zastosowanego podpisu może być wymagane dodatkowe potwierdzenie podpisania dokumentu.

Jak wysłać pismo podpisane podpisem kwalifikowanym?

Pismo podpisane podpisem kwalifikowanym możemy wysłać np. mailem. Jeśli podpisujący nic w nim nie zmieni, druga strona będzie mogła go odczytać, uznając podpis za wiarygodny.

CZYTAJ TAKŻE: Jak umożliwić zdalne podpisywanie umów pracownikom i klientom?

Podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym nie jest skomplikowane. Wystarczy w odpowiedniej aplikacji zaznaczyć opcję „podpisz”, a resztę robi za nas system certyfikujący. Dokument można podpisać podpisem kwalifikowanym w chmurze, bez potrzeby posiadania dodatkowego sprzętu albo na swoim komputerze przy pomocy karty z czytnikiem.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Kolejny wzrost płacy minimalnej w 2023 roku. Ile wyniesie najniższa krajowa w lipcu?

Ile wynosi płaca minimalna w Polsce w 2023 roku? O ile jest wyższa w porównaniu z 2022 rokiem? Jaka będzie podwyżka najniższej krajowej w...

Jak wygląda przejście w etatu na B2B? O czym trzeba pamiętać, szykując się na taką zmianę?

Przejście z etatu na B2B wybierają zwykle osoby bardzo dobrze zarabiające. To przede wszystkim chęć optymalizacji podatkowej i większej swobody w pracy. Wysokiej klasy specjaliści,...
Mała Księgowość

Najnowsze

Dodatek do emerytury – kto może na niego liczyć?

Dodatek do emerytury pozwala zwiększyć kwotę podstawowego świadczenia emerytalnego. Aby go uzyskać, należy złożyć stosowny wniosek lub osiągnąć określony przepisami wiek. Dodatek do emerytury może...

Indywidualna interpretacja podatkowa 2023 – utrata ważności i nowe opłaty

Indywidualna interpretacja podatkowa 2023 to rozwiązanie dla osób, które mają wątpliwości odnośnie do prawidłowości zastosowania regulacji podatkowych. Uzyskanie informacji od Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej...

Kim jest pracownik młodociany? Kiedy można go zatrudnić? Zmiany w prawie dotyczącym zatrudnienia młodocianych

Pracownik młodociany podejmuje zlecenia zarobkowe przede wszystkim po to, aby zdobyć określone kwalifikacje zawodowe. Zatrudnienie młodocianych w celu przygotowania zawodowego jest możliwe, jeśli osoba...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!