Podpis elektroniczny pozwala zaoszczędzić dużo czasu. Dzięki niemu akceptacja dokumentów możliwa jest w każdym miejscu i o każdej porze. Wyeliminowanie takich ograniczeń towarzyszących dokumentom w formie papierowej, wpływa pozytywnie na efektywność i ułatwia procesy biznesowe.
Podpis elektroniczny szybko się upowszechnia. Może być bazą zintegrowanego systemu, który przyspiesza pracę w firmie. W naszym artykule przeczytasz o tym, jak zastosowanie podpisu elektronicznego ułatwia organizację pracy.
Spis treści
Kiedy można stosować podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny może być używany wszędzie tam, gdzie potrzebne jest potwierdzenie tożsamości. Stosuje się go w tych samych sytuacjach, w których podpisywalibyśmy dokument własnoręcznie. Może to być np. umowa z kontrahentem, umowa z pracownikiem/pracodawcą, a także protokół odbioru, zamówienie, czy dokumenty składane do urzędów publicznych. A to tylko kilka przykładów zastosowań.
CZYTAJ TAKŻE: Jak wygląda podpisywanie dokumentów prawnych podpisem kwalifikowanym?
Można więc przyjąć, że tam, gdzie potrzebny jest podpis własnoręczny, można zastosować podpis elektroniczny. Stosując podpis elektroniczny, dbasz o bezpieczeństwo i szybkość. Nie musisz już wysyłać skanów dokumentów z własnoręcznym podpisem. Dzięki temu podpis elektroniczny znacznie oszczędzi Ci czas.
Co to jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny to odpowiednik własnoręcznego podpisu wykonywanego na dokumencie. Jeśli w dowolnym elektronicznym dokumencie tekstowym np. w e-mailu, czy w pliku Word, używając klawiatury, wpiszemy swoje imię i nazwisko, to można to uznać za podpis. Jednak podpis złożony w takiej formie nie ma żadnej mocy prawnej.
Żeby podpis w takim dokumencie uznać za podpis elektroniczny, należy spełnić określone prawem wymogi, w tym np. zastosować specjalne, dedykowane do tego rozwiązania informatyczne. Pod względem technicznym, podpis elektroniczny to ciąg danych wygenerowany przez system komputerowy. Ciąg ten dołącza się do stworzonego dokumentu elektronicznego.
Taki podpis jest integralną częścią dokumentu elektronicznego i potwierdza oficjalnie, że konkretne oświadczenie zostało złożone, przez konkretną osobę. Jeśli, po tym dokument zostanie w jakikolwiek sposób zmieniony, to podpis będzie zweryfikowany negatywnie, co za tym idzie, będziemy wiedzieli, że w dokumencie zostały wprowadzone zmiany już po złożeniu podpisu i podpis będzie już nieważny.
CZYTAJ TAKŻE: Podpis elektroniczny, podpis kwalifikowany i podpis biometryczny – podstawowe różnice
Podpis elektroniczny w firmie
Podpis elektroniczny znacznie przyspiesza pracę organizacji. Jednym z jego atutów jest to, że ten sam dokument może być równocześnie podpisywany przez kilka osób. Dzięki podpisowi elektronicznemu mogą go podpisywać w tym samym czasie, nawet jeśli znajdują się w różnych lokalizacjach.
Oprogramowanie do obsługi podpisów elektronicznych pozwala określić, kto ma podpisać dokument, a także, w jakiej kolejności podpisy mają być składane. Sam podpis elektroniczny w dokumencie składa się bardzo szybko.
Wystarczy wyobrazić sobie sytuację, że dokument ma być podpisany przez kilka osób, z których każda reprezentuje inny dział lub inną firmę. W przypadku tradycyjnego dokumentu papierowego musi on „wędrować” po różnych lokalizacjach. Jest to szczególnie czasochłonne w sytuacji, gdy trzeba go dostarczać i wymieniać nie tylko między działami w firmie, ale także i przesyłać do innych lokalizacji firmy, oddziałów na terenie kraju lub nawet za granicę, w przypadku firm rozwijających i prowadzących biznes międzynarodowy.
Poza tym, gdy dokumentów papierowych jest dużo, konieczne będzie wdrożenie systemu do kontroli obiegu dokumentów. W przeciwnym razie może być problem w „namierzeniu”, kto aktualnie dany dokument akceptuje. O ile w przypadku pojedynczego dokumentu takie „opóźnienia” mogą być akceptowalne, o tyle, jeśli mamy do czynienia z dokumentami tworzonymi w większej ilości, czy cyklicznie, to trudno wyobrazić sobie, że każdy z nich będzie samodzielnie i własnoręcznie podpisywany przez odpowiednią osobę. Jest to oczywiście możliwe, natomiast podpis elektroniczny w połączeniu z obiegiem dokumentów znacznie ten proces przyspiesza i dodatkowo zabezpiecza.
CZYTAJ TAKŻE: Jak bezpieczny podpis elektroniczny chroni Twoje dane?
Jak działa podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny oraz ogólnie usługi zaufania uregulowane zostały na poziomie Unii Europejskiej przez rozporządzenie eIDAS, a w Polsce poprzez ustawę o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
Sam podpis elektroniczny, w tym szczególnie podpis kwalifikowany, działa na tej zasadzie, że podpisany nim dokument „wyposażony” zostaje w specjalne oznaczenia bazujące na rozwiązaniach kryptograficznych. Potwierdzają one tożsamość osoby podpisującej i wskazują, że treść dokumentu nie została zmieniona. Ingerencja w treść podpisanego dokumentu powoduje nieważność certyfikatu, a w ten sposób złożonego podpisu.
Z prawnego punktu widzenia, kwalifikowany podpis elektroniczny jest tak samo ważny, jak podpis złożony własnoręcznie. Oznacza to, że jego skutki prawne są takie same jak w przypadku podpisu własnoręcznego.
