Jak zrobić przegląd kasy fiskalnej? Jak często należy go dokonywać?

Przegląd kasy fiskalnej może przysporzyć kłopotów przedsiębiorcy. Wystarczy zapomnieć o jego wykonaniu w ustawowym terminie. Sprawdzamy, kiedy i jak często należy robić przegląd techniczny kasy fiskalnej w 2023 roku.

Kiedy trzeba przeprowadzić przegląd kasy fiskalnej?

Przegląd kasy fiskalnej to dla przedsiębiorców obowiązek wynikający z ustawy o VAT. Z zasady muszą go zrobić przynajmniej raz na 2 lata. Spójrzmy na szczegóły.

Przedsiębiorca ma obowiązek regularnie przeprowadzać przegląd techniczny używanej przez siebie kasy fiskalnej. Mówi o tym art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z ustawą, obowiązkowy przegląd techniczny wykonuje właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących.

Szczegółowe zasady dotyczące przeglądu znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących.

„Obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co 2 lata” – czytamy w § 54 ust. 1 rozporządzenia.

Wyznaczając termin przeglądu, przedsiębiorca liczy 2 lata od:

• ostatniego przeglądu technicznego,
• od dnia fiskalizacji kasy – jeżeli będzie to pierwszy przegląd.

Warto pamiętać, że nie ma obowiązku czekania z przeglądem do ostatniego dnia wyznaczonego przepisami. Można go zrobić wcześniej.

W przypadku kas fiskalnych używanych w taksówkach, przegląd musi odbywać się w terminach wymaganych do kolejnej legalizacji, czyli maksymalnie co 25 miesięcy (zgodnie z przepisami dotyczącymi kontroli metrologicznej taksometrów).

Jeżeli przedsiębiorca używa kasy fiskalnej na podstawie umowy najmu, dzierżawy czy leasingu, pierwszy obowiązkowy przegląd techniczny powinien przeprowadzić po otrzymaniu jej w użytkowanie, a ostatni przed dniem fiskalizacji urządzenia.

Na czym polega przegląd kasy fiskalnej?

Obowiązkowy przegląd techniczny kasy wykonywany jest przez podmiot prowadzący serwis główny (producenta kasy, importera, firmę, której powierzono prowadzenie serwis kas) lub podmiot prowadzący serwis kas.

Przegląd obejmuje – zgodnie z ministerialnym rozporządzeniem – sprawdzenie:

1. stanu i liczby plomb kasy oraz zgodności ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem;
2. stanu obudowy kasy;
3. czytelności dokumentów drukowanych przez kasę;
4. programu pracy kasy i programu do odczytu pamięci, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii programu archiwizującego, ich wersji co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu;
5. poprawności działania kasy, w szczególności w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych, z wyjątkiem przeglądów określonych w § 54 ust. 4;
6. poprawności działania wyświetlacza dla nabywcy;
7. stanu technicznego akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy;
8. poprawności ustawień zegara kasy.

Obowiązkowy przegląd techniczny kasy uzupełnia:

1. wpis do książki kasy jego wyniku;
2. w przypadku kas on-line zapisanie przeglądu technicznego w pamięci fiskalnej;
3. dołączenie do książki kasy zaleceń pokontrolnych oraz kopii dokumentu potwierdzającego wykonanie przeglądu technicznego, w szczególności wydruku raportu z kasy potwierdzającego dokonanie przeglądu.

Ile kosztuje przegląd kasy fiskalnej?

To, ile kosztuje obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej zależne od serwisu, w jakim go wykonujemy. Ceny wahają się zazwyczaj od 150 do 300 złotych. Poza standardowym przeglądem, opisanym w rozporządzeniu, którego przebieg przedstawiliśmy powyżej, serwisy kas fiskalnych oferują dodatkowe usługi takie jak:

•  fiskalizacja kasy on-line;
• integracja terminala płatniczego z kasą fiskalną;
• szkolenie z obsługi kasy fiskalnej;
• przygotowanie raportu rozliczeniowego do likwidacji kasy fiskalnej.

Przegląd kasy fiskalnej online

Obowiązek wykonania przeglądu dotyczy również kas online.

Czy przegląd kasy fiskalnej jest konieczny w trakcie zawieszenia działalności?

Kwestię przeglądu kasy fiskalnej w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej reguluje wspomniane wyżej rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących (§ 54 ust. 1).

Wynika z niego, że przedsiębiorca, który zawiesił działalność, jest zwolniony z obowiązkowego przeglądu kasy. 

Jest jednak warunek. Nie może prowadzić ewidencji kiedy jego działalność jest zawieszona.

Kiedy podatnik będzie miał obowiązek zrobić przegląd? Po wznowieniu działalności gospodarczej, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji, czyli przed dokonaniem pierwszej sprzedaży.

Przegląd kasy fiskalnej po terminie a sankcje

Przedsiębiorca powinien pamiętać o wykonaniu przeglądu kasy fiskalnej w terminie. Ewentualne opóźnienie wiąże się z różnymi sankcjami.

Zgodnie z ustawą o VAT (art. 111 ust. 6), jeśli przedsiębiorca nie podda swojej kasy rejestrującej obowiązkowemu przeglądowi w obowiązującym terminie, musi zwrócić pieniądze wydane na zakup kasy, które zostały mu wcześniej odliczone lub zwrócone. Inaczej mówiąc, oznacza to utratę ulgi podatkowej.

To nie wszystko. Za brak przeglądu podatnik może zostać ukarany przez naczelnika urzędu skarbowego. Kara wynosi 300 zł i należy ją zapłacić w ciągu 14 dni od dnia doręczenia decyzji o jej nałożeniu (111 ust. 6ka).