Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników mają ograniczony czas na złożenie deklaracji dokumentującej zaliczki pobrane i odprowadzone na podatek dochodowy od osób fizycznych. Wyjaśniamy, co trzeba wiedzieć o deklaracji rocznej PIT-4R.
Spis treści
PIT-4R – co to jest?
PIT-4R to deklaracja roczna wystawiana przez płatników podatku dochodowego od osób fizycznych (pracodawców) i wysyłana do urzędu skarbowego. Dokument jest zestawieniem zaliczek pobranych i odprowadzonych na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Deklarację PIT-4R należy przesłać do odpowiedniego urzędu skarbowego do 31 stycznia roku następującego po roku podatkowym. Jak prawidłowo wybrać urząd skarbowy.
Miejsce złożenia deklaracji PIT-4R zależy od statusu płatnika. Osoby fizyczne powinny wybrać urząd skarbowy odpowiedni dla swojego miejsca zamieszkania. Płatnik, który jest osobą prawną, kieruje się siedzibą, a w przypadku jej braku, miejscem prowadzenia działalności.
Płatnikiem może być również przedsiębiorstwo w spadku. W takiej sytuacji deklarację należy złożyć w urzędzie skarbowym według ostatniego miejsca zamieszkania zmarłego przedsiębiorcy.
PIT-4R – kto składa?
PIT 4-R składają pracodawcy, czyli podmioty, które płacą zaliczki za inne osoby, czyli najczęściej swoich pracowników. Często praktykowanym rozwiązaniem jest powierzenie tego obowiązku do biura rachunkowego.
Na liście płatników są m.in. osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej oraz spółdzielnie (w tym rolnicze spółdzielnie produkcyjne). PIT-4R nie składają podatnicy wpłacający zaliczki sami za siebie.
Warto pamiętać, że obowiązek złożenia PIT-4R mają także przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników i kończą prowadzenie działalności. Deklarację roczną o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy powinni wysłać do dnia zaprzestania działalności.
Deklaracja PIT-4R nie jest przekazywana pracownikowi. Urząd skarbowy nie informuje również pracownika o tym, że taki dokument został złożony.
PIT-4R – do kiedy 2024?
Płatnik musi złożyć deklarację PIT-4R najpóźniej do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym, za który zaliczki były pobierane i odprowadzane. Oznacza to, że za rok 2023 deklarację trzeba złożyć do końca stycznia 2024 roku.
Warto przypomnieć, że zaliczki za pracowników płaci się do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
PIT-4R – jak wypełnić?
PIT-4R składa się tylko drogą elektroniczną (od 2019 roku), korzystając np. z komercyjnego systemu kadrowo-płacowego lub z bramki na stronie Ministerstwa Finansów (podatki.gov.pl). Wersja papierowa nie jest przyjmowana w urzędach skarbowych. Nie ma też możliwości przekazania deklaracji w formie e-maila lub przez ePUAP.
W deklaracji podawana jest m.in. liczba pracowników zatrudnianych w kolejnych miesiącach i należne zaliczki na podatek. Płatnik sporządza tylko jedną deklarację bez względu na liczbę zatrudnionych osób (za które odprowadził zaliczki na podatek dochodowy). W dokumencie uwzględnia sumy pobranych zaliczek za poszczególne miesiące roku podatkowego oraz podaje źródła zaliczek, czyli np. umowę o pracę.
Zgodnie z Ordynacją podatkową, kwoty podstawy zaliczki na podatek oraz same zaliczki przesyłane do urzędu skarbowego podlegają zaokrągleniu do pełnych złotych.
Co zrobić jeżeli kwota zaliczek jest zerowa? Taka sytuacja pojawia się, kiedy dochody są niskie lub gdy w danym roku/miesiącu podatnik nie zatrudniał nikogo, ale w pierwszym miesiącu odprowadził jeszcze zaliczki (np. ze względu na wypłacenie premii po rozwiązaniu umowy o pracę). Deklarację trzeba złożyć również w przypadku zerowej kwoty zaliczek.
Kiedy nie trzeba składać deklaracji?
Podatnik nie musi przesyłać PIT-4R jeżeli nie dokonywał żadnych wypłat rodzących obowiązek poboru zaliczek lub gdy nie zatrudniał nikogo, czyli opłacał składki tylko za siebie.
Nie ma obowiązku podpisywania deklaracji PIT-4R podpisem elektronicznym. Pracodawca powinien podać tylko dane autoryzujące płatnika, czyli imię, nazwisko, numer NIP/PESEL, wysokość wykazanego przychodu.
Deklaracja składana jest online, a potwierdzeniem, że pracodawca wywiązał się ze swojego obowiązku, jest urzędowe poświadczenie UPO (potwierdzenie, że dokument trafił do urzędu skarbowego).
PIT-4R – zaliczki należne, czy wpłacone?
W PIT-4R uwzględniane są zaliczki należne, czyli takie, które płatnik powinien zapłacić. Należy pamiętać, że dane w dokumencie powinny odpowiadać zaliczkom faktycznie odprowadzonym do urzędu skarbowego.
Może się zdarzyć, że kwota zaliczki należnej będzie inna niż kwota wpłacona. Co wtedy? Składający deklarację powinien wyjaśnić, z czego wynika różnica (informację wpisuje w części D.1.).
Czy w PIT-4R wykazujemy osoby do 26 roku życia?
W PIT-4R wpisywani są pracownicy, w stosunku do których pracodawca pełni rolę płatnika z tytułu wypłacanych wynagrodzeń (wskazanych w deklaracji).
Do tego grona nie zaliczamy pracowników, od których nie pobierano zaliczki na podatek. To m.in. osoby, które w konkretnym miesiącu miały tylko przychody zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych.
Z tego względu w PIT-4R nie są wykazywani pracownicy korzystający z tzw. zerowego podatku PIT, czyli poniżej 26 roku życia, którzy uzyskali przychody na podstawie umowy o pracę, pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy i umów zlecenia (limit przychodów z roku 2023/2024 to 85 528 zł).
Przeczytaj więcej w kategorii PIT.
