Umowa najmu biura w pewnym momencie może przestać być opłacalna. Nadchodzi wtedy czas, aby ją zmienić. Sprawdź, jak podejść do zadania renegocjacji umowy najmu. Na co zwracać uwagę?
Koszty, jakie pierwotnie zakłada umowa najmu biura, mogą by sporym obciążeniem dla firmy w czasie spowolnienia. W jaki sposób negocjować zmianę umowy biura? Kiedy zmiana warunków umowy się nie opłaca?
Umowa najmu biura
O tym, że zmiana warunków umowy najmu biura jest tematem aktualnym, niech świadczy fakt, że tylko w Warszawie prawie 50 proc. umów najmu powierzchni zostało zrenegocjowanych. Wzrost jest gigantyczny, ponieważ zwykle nie jest to więcej niż 25-30 proc.
Obecna sytuacja powoduje jednak, że renegocjacje kontraktów biurowych na nowo stały się koniecznością. Szczególnie że w samej Warszawie obecnie jest jeden z najniższych poziomów powierzchni w budowie. Z kwartału na kwartał zmniejsza się liczba budów biurowców.
Renegocjowanie umowy najmu biura
Warto wiedzieć, że jeszcze niedawno standardem rynkowym był wynajem biur na okres od trzech do pięciu lat. Dziś zdarza się, że jest to rok. Jednak właściciele budynków, którymi są fundusze inwestycyjne nie chcą zgadzać się na takie warunki. Renegocjacja opłaca się bo może wygenerować oszczędności. Zbyt częste przenosiny firmy to koszty, których możemy nie doceniać przy relokacjach.
Zmiana biura
Zmiana biura może jednak spowodować znaczącą obniżkę czynszu. Wszystko przez to, że nowa lokalizacja może być lepiej przygotowana.
Umowa najmu biura – jak negocjować?
Jeśli mamy umowę wynajmu biura, to do negocjacji z właścicielem trzeba podejść przynajmniej rok przed zakończeniem umowy. Im mniej czasu do końca umowy, tym nasza pozycja jako „lokatora” danego miejsca jest słabsza.
Nawet jeśli nie chcemy ostatecznie zmieniać biura, to warto na bieżąco śledzić ofertę. Może bowiem na rynku pojawić się atrakcyjna propozycja efektywniejszych kosztowo biur. Warto też pamiętać o tym, że jeśli zaczniemy negocjacje, to może się okazać, że właściciel sam podejmie rozmowy z bardziej prestiżowym partnerem biznesowym i może mu nie być na rękę przedłużanie z nami umowy.
Czynsz bazowy
W negocjacjach bez wątpienia pomoże znajomość rynku, czyli informacje o stawkach czynszu, oferowanych w okolicy. Gdy przekonamy właściciela, że w okolicy są tańsze biura, być może zechce obniżyć cenę. Warto pamiętać, żeby zaproponowana stawka była rozsądna. Taką strategię warto zastosować również w przypadku przenoszenia się do nowego biura. Niższa opłata początkowa może zrekompensować koszty relokacji.
Limit podwyżki czynszu
Koniecznie wynegocjuj limit podwyżki czynszu. Dzięki temu nie będziesz zaskoczony zwiększającymi się stawkami czynszu.
Podnajem
W przypadku problemów ze zbyt wysokimi kosztami biurami, można spróbować wynegocjować u właściciela możliwość podnajmowania biura. Jest to szczególnie ważne, gdy takiego zapisu nie ma od początku w umowie.
Koszty powierzchni wspólnych
I jeszcze jeden element, na który rzadko zwraca się uwagę. Koniecznie ustal z właścicielem, w jaki sposób obliczane są koszty utrzymania części wspólnych. Jeśli zajmujesz niewielki metraż, twój udział w kosztach wspólnych powinien być zdecydowanie niższy. Musisz dokładnie wiedzieć, za co płacisz. Co składa się na koszty części wspólnych. Jeśli czegoś nie rozumiesz, dopytuj.
Bardzo istotne jest też prawo pierwszeństwa. Dotyczy ono możliwości pierwszeństwa negocjacji, gdy kończy się umowa najmu. Chodzi o to, by najpierw właściciel zaoferował nowe warunki tobie, a dopiero gdy nie uda się wam dogadać, skierował ją do innych firm.
