Wirtualne biuro to rozwiązanie dla wszystkich tych, którzy chcą ograniczyć koszty funkcjonowania swojej firmy. To również dobry pomysł dla prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, by nie rejestrować jej we własnym domu
Każda firma musi mieć siedzibę. Nie chodzi tu jednak o budynek, który musi należeć do przedsiębiorstwa, ale konkretny adres, który pozwala zlokalizować dane przedsiębiorstwo. Siedziba potrzebna jest także wtedy, gdy swoje produkty sprzedajemy online, a usługi świadczymy u klienta. Nie trzeba jednak w takiej sytuacji wynajmować biura za kilkaset złotych miesięcznie. Na rynku dostępne są wirtualne biura.
Jak działa wirtualne biuro?
Wirtualne biuro wynajmuje się tu w jednym celu. Po to, by zarejestrować swoją firmę w urzędzie. Wirtualne biuro to usługa, która polega na „użyczeniu” adresu. Po takiej rejestracji klient-przedsiębiorca ma prawo używania tego adresu jako adresu siedziby.
Można go więc umieścić na ulotkach czy wizytówkach. Wirtualne biuro jako adres siedziby firmy jest też miejscem odbioru korespondencji (głównie urzędowej). Gdy jakieś przesyłki dotrą do naszego przedsiębiorstwa, pracownik wirtualnego biura przekazuje nam je. Możliwe jest też wykupienie opcji skanowania korespondencji. W takiej sytuacji jest ona przekazywana w formie elektronicznej.
Wirtualne biura zwane inaczej wirtualnym adresem często znajdują się w prestiżowych lokalizacjach. Wirtualny adres wynajmowany jest dziesiątkom, a nawet setkom firm. Często zdarza się więc, że pod jednym adresem mamy zarejestrowanych przynajmniej kilkanaście firm.
Firmy oferujące usługę wirtualnego biura bardzo często dają też możliwość wynajęcia salki konferencyjnej, czy skorzystania z biurka do pracy. Taka usługa pozwala na to, że możemy mieć siedzibę zarejestrowaną w prestiżowej lokalizacji bez ponoszenia kosztów na umeblowanie i wyposażenie takiego biura.
Rejestracja firmy w mieszkaniu
Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może zarejestrować firmę we własnym mieszkaniu. Będzie to zdecydowanie najtańsze rozwiązanie, ponieważ nie trzeba płacić dodatkowo za korzystanie z tej przestrzeni, czy nawet z samego adresu.
Trzeba sobie jednak zdawać sprawę z tego, że nie w każdej sytuacji takie rozwiązanie będzie efektywne. Przede wszystkim chodzi tu o to, że adres przedsiębiorstwa jest ogólnie dostępny w wielu rejestrach i spisach. Jeśli chcemy być, choć odrobinę anonimowi albo wyraźniej oddzielić kwestie zawodowe od prywatnych, najlepszym rozwiązaniem pozostanie wirtualne biuro.
CZYTAJ TAKŻE: Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego
Co daje wirtualne biuro?
Wśród usług proponowanych przez wirtualne biuro jest też często obsługa spotkań. Część takich biur pozwala np. zaprosić kontrahenta, by w przyjemnej atmosferze ustalić warunki współpracy.
Jak wybrać najlepsze biuro wirtualne? Jak już wspomnieliśmy, najważniejsza będzie prestiżowa lokalizacja. Szukajmy więc wirtualnego biura, zaczynając od adresu, pod którym chcielibyśmy zarejestrować swoją firmę.
Zwróćmy też uwagę, w jaki sposób zespół wirtualnego biura obsługuje klientów. To przecież wizytówka również i twojej firmy. Dobrze jest zdecydować się na biuro wirtualne, które ma długą historię. Jeśli upadnie, będziesz musiał zmienić adres i swojej firmy, a częste zmiany siedziby nie są dobrze odbierane w biznesie.
Czy adres wirtualny jest legalny?
Przedsiębiorcy często pytają, czy wirtualne biuro jest legalne. Wszystko dlatego, że jeszcze kilka lat temu można było usłyszeć o problemach związanych z rejestracją takich firm przez urząd skarbowy.
Fiskus odmawiał nadania numeru NIP. Dlaczego? Urzędnicy uważali, że bardzo trudno jest wirtualne biuro „zidentyfikować” z przedsiębiorcą. Szybko jednak wykazano, że takie postępowanie nie ma podstawy prawnej. Wszystkie przepisy funkcjonujące w Polsce pozwalają bez obaw i w pełni legalnie zarejestrować firmę w wirtualnym biurze.
Trzeba jednak wiedzieć, że lokalizacja wirtualnego biura ma wpływ na to, który urząd skarbowy będzie nas obsługiwał. Jeśli prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą, to wszystkie podatki będą rozliczane zgodnie z miejscem zamieszkania przedsiębiorcy.
Przykład? Przedsiębiorca mieszka w Krakowie, ale firmę ma zarejestrowaną w Warszawie. W przypadku gdy prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, to podatki i tak rozliczy i zapłaci w Krakowie. Jeśli natomiast firma będzie funkcjonowała jako spółka (np. spółka z o.o.), to firmowe podatki rozliczane są zgodnie z siedzibą firmy (w tym przypadku wirtualnego biura).
