Zmiana biura rachunkowego najczęściej odbywa się na przełomie roku. Tak by od stycznia rozpocząć przygodę z nowym biurem rachunkowym. Czy to jednak jedyny sposób na to, by zrezygnować ze współpracy z obecnym księgowym?
Niezbyt dobra komunikacja, mało przejrzyste rozliczenia i brak pewności co do poprawności prowadzenia rachunków. To najczęściej pojawiające się uwagi w stosunku do biura rachunkowego. Warto wtedy pomyśleć o zmianie. Czy możliwa jest jednak zmiana biura rachunkowego w środku roku podatkowego?
Spis treści
Kiedy zmienić biuro rachunkowe?
Powody do zmiany biura rachunkowego mogą być różne. Jednym z najczęstszych jest podejrzenie nierzetelnego prowadzenia rachunków. Mała działalność wymaga rozliczeń w formie księgi przychodów i rozchodów. Nawet jeśli nie jesteś biegły w kwestiach księgowych, będziesz mógł łatwo zorientować się, czy rozliczenia są prowadzone prawidłowo.
Jeśli masz nawet najmniejsze podejrzenia w tym zakresie, koniecznie zleć audyt (sprawdzenie) rozliczeń, a jeśli okaże się, że są prowadzone błędnie, zmień biuro rachunkowe. Pamiętaj, że zawsze to ty jako przedsiębiorca odpowiadasz za poprawność rozliczeń. Polisa OC biura rachunkowego pozwala jedynie uzyskać odszkodowanie w przypadku błędów.
CZYTAJ TAKŻE: Najlepsze biuro księgowe. 5 rzeczy do zrobienia, zanim wybierzesz księgowego
Jednym z innych powodów może być zła komunikacja z księgowym albo udzielanie mało konkretnych odpowiedzi na pytania, które mu zadajesz. Nie warto też zapominać o takim aspekcie, jakim są dojazdy do biura rachunkowego.
Praktycznie wszystkie dokumenty można już wysyłać w formie elektronicznej. Jeśli jednak księgowy prosi o przekazywanie dokumentów w formie papierowej, co zmusza do jeżdżenia do siedziby biura rachunkowego, warto zastanowić się nad zmianą.
| Czy wiesz, że…?
Pieczęć kwalifikowaną w najniższej cenie znajdziesz na pieczeckwalifikowana.pl. |
Termin zmiany biura rachunkowego
Biuro rachunkowe możesz zmienić w każdym momencie. Nie jest istotne, jaka to część roku podatkowego. Jest jednak warunek. Zmiana powinna być dokonana po tym, gdy zostanie zrealizowane zamknięcie okresu rozliczeniowego, będą złożone wszystkie deklaracje i opłacone podatki. Warto też sprawdzić jak długi jest okres wypowiedzenia umowy w biurze rachunkowym, z którym masz podpisaną umowę.
Zanim zmienić biuro rachunkowe, zastanów się, czy nowe będzie w stanie kontynuować rozliczenia i czy nowe biuro rachunkowe będzie w stanie spełnić wszystkie twoje wymagania. Po co dokonywać zmiany (i to w trakcie roku podatkowego), gdy nie będzie poprawy.
CZYTAJ TAKŻE: Odszkodowanie za błędy biura rachunkowego
W przypadku skomplikowanej działalności najlepszym momentem będzie zmiana biura rachunkowego z początkiem nowego roku podatkowego. Zmiana biura rachunkowego w ciągu roku może być skomplikowana. Co nie oznacza, że jest niemożliwa. Po prostu nowe biuro rachunkowe będzie musiało zapoznać się z dokumentacją.
Zmiana biura rachunkowego – instrukcja
Żeby zmienić biuro rachunkowe, najpierw konieczne jest wypowiedzenie umowy z biurem księgowym, z którego rezygnujemy. Sprawdź, jak długi jest okres wypowiedzenia. Jeśli okres wypowiedzenia jest długi, będziesz mieć wystarczająco dużo czasu, by znaleźć nowe biuro.
Umowę z nowym biurem rachunkowym podpisz w dniu następującym po rozwiązaniu poprzedniej umowy. Dzięki temu zapewnisz sobie ciągłość opieki księgowej. Po zmianie biura księgowego musisz zrobić aktualizację wpisu do CEiDG.
W rejestrze tym znajdują się informacje o tym, kto prowadzi rachunkowość danej firmy, a także gdzie przechowywana jest dokumentacja księgowa. Jeśli nowe biuro otrzymało od przedsiębiorcy pełnomocnictwo, może taki obowiązek wypełnić samo.
Przekazanie dokumentów do biura rachunkowego
Gdy umowa z dawnym biurem jest już wypowiedziana, trzeba koniecznie przekazać dokumenty do nowego biura. Warto przygotować się do tego wcześniej. Mało prawdopodobne jest, że biuro rachunkowe będzie w stanie całą dokumentację przygotować w jeden dzień.
Dokumenty, które biuro rachunkowe musi przekazać to:
- wydruki z księgi przychodów i rozchodów,
- rejestry VAT zakupów i sprzedaży,
- ewidencje środków trwałych, wyposażenia,
- deklaracje rozliczeniowe ZUS,
- deklaracje podatkowe (np. VAT-7, VAT-7K) oraz potwierdzenia ich wysłania,
- struktury JPK, wraz z potwierdzeniem wysyłki,
- dokumentację związaną z kadrami i płacami,
- faktury, rachunki, wyciągi bankowe, potwierdzenia zapłaty należności, umowy.
Przy przekazaniu dokumentów dobrze jest sporządzić protokół odbioru. Dzięki temu będziemy mieli potwierdzenie, że wszystkie dokumenty zostały nam przekazane.
Zmiana biura rachunkowego w ciągu roku daje więcej czasu na skorygowanie ewentualnych błędów. Warto wiedzieć, że nie zawsze będzie trzeba przepisywać rozliczenia przygotowane przez dawne biuro rachunkowe. Nawet jeśli dotychczasowe biuro używało innego programu księgowego niż nowe, da się zaimportować wszystkie dane. Wystarczy je przygotować w odpowiednim formacie.
Odpowiedzialność nowego biura księgowego
Zmieniając biuro rachunkowe, warto też określić bardzo dokładnie zakres odpowiedzialności nowego biura. Chodzi tu przede wszystkim o odpowiedzialność za przejęcie ksiąg rachunkowych.
Jeśli zmieniamy biuro rachunkowe w ciągu roku podatkowego, dobrze jest też w umowie zawrzeć zapisy o tym, w jaki sposób będą przenoszone dane, a także jak będą składane korekty rozliczeń za poprzednie okresy. Nowe biuro zwykle musi i tak przeliczyć jeszcze raz wszystkie deklaracje od początku roku, by poprawnie naliczać je w kolejnych miesiącach.
Pieczęć kwalifikowana – wygodne rozwiązanie dla Twojej firmy
Pieczęć kwalifikowana to usługa zaufania przeznaczona dla osób prawnych. Za jej pomocą potwierdzisz, że dokument jest autentyczny i nie został naruszony. To niezawodne narzędzie w kontaktach z kontrahentami i wewnętrznych działaniach firmy. Pieczęć elektroniczną pochodząca od kwalifikowanego dostawcy zaufania kupisz na pieczeckwalifikowana.pl. Jest absolutnie niezbędna, jeśli chcesz wygodnie korzystać z KSeF.
Więcej o odpowiedzialności biura księgowego przeczytasz w naszym artykule Odpowiedzialność biura rachunkowego – na czym polega?
