Krajowy System e-Faktur działający od 2022 roku jest rewolucją w sposobie dokumentowania transakcji handlowych. Czym różni się od e-faktur, które przedsiębiorcy stosują już od kilku lat?
Krajowy System Faktur oznacza prawdziwą rewolucję. Przedsiębiorcy, którzy od lat używali już e-faktur, pytają, co Krajowy System Faktur zmieni.
Spis treści
Co to jest e-faktura?
E-faktura jest elektronicznym dokumentem, obrazem faktury. Jest dokładnym odzwierciedleniem papierowej faktury, dzięki czemu można rozliczyć każdą transakcję w taki sam sposób, jakbyśmy otrzymali fakturę papierową.
Elektroniczna faktura pozwala oszczędzać pieniądze. Przede wszystkim dlatego, że nie ponosimy kosztów wysyłki faktur papierowych, a także ograniczamy ryzyko, że faktura nie trafi do odpowiedniego odbiorcy. Co istotne, fakturę papierową musimy przechowywać przez lata w archiwum, co wymaga miejsca i odpowiedniego zabezpieczenia.
CZYTAJ TAKŻE: Faktura elektroniczna – czy jest formalnie tym samy co faktura papierowa?
Żeby móc korzystać z e-faktury, odbiorca musi zaakceptować taki sposób przesyłania dokumentów. E-faktury można przechowywać w formie elektronicznej, na dysku komputera. Podczas kontroli urząd traktuje je tak samo, jak dokumenty papierowe.
Jak wystawić e-fakturę?
E-faktura dla swojej ważności musi mieć takie same elementy jak faktura papierowa. Chodzi tu o datę wystawienia faktury, indywidualny numer, dane wystawcy i odbiorcy faktury, numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i kupującego, datę wykonania usługi lub dostawy towaru, nazwę towaru, ilość dostarczonych produktów, cenę jednostkową i wartość całej transakcji, skalę i wartość podatku.
Kto może wystawić e-fakturę?
E-fakturę może wystawić taki sam podmiot, jaki może wystawić fakturę papierową. Jest to więc przede wszystkim podatnik zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, podatnik, który jest zwolniony z VAT, każdy, kto samodzielnie wykonuje działalność gospodarczą.
E-faktury mogą wystawiać też niektóre fundacje i stowarzyszenia. W określonych wypadkach e-faktura może być wystawiona przez nabywcę towarów. Zgodnie z przepisami e-faktura to email z załącznikiem w pdf albo zeskanowany i przesłany elektronicznie papierowy dokument. W tym drugim wypadku trzeba pamiętać, że dokument papierowy nie może wcześniej być wprowadzony do obrotu w formie papierowej.
CZYTAJ TAKŻE: Nowe deklaracje ZUS
Krajowy system E-faktur
Choć Krajowy System e-Faktur ma podobną nazwę co e-faktura, to nie jest dokładnie tym samym. To rejestr, który pozwala wystawiać i udostępniać faktury ustrukturyzowane. W okresie przejściowym będą one funkcjonować obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. Faktura ustrukturyzowana ma format .xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury (FA_VAT).
Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić poprzez narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów albo wykorzystując jeden z programów komercyjnych (sprawdź, czy twój program księgowy ma taką funkcję – my polecamy MK.RP.pl). Od 2025 r. Krajowy System e-Faktur ma być systemem obligatoryjnym.
Uzyskaj dostęp do KSeF z elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.
Czy trzeba przystąpić do systemu e-faktur?
W pierwszym etapie przystąpienie do systemu jest dobrowolne. Potem będzie obowiązkowe, prawdopodobnie od połowy 2025 roku.
