Praca zdalna zyskała popularność podczas pandemii COVID-19. Jednak teraz ustawodawca zmienił reguły gry i wprowadził nowe przepisy do Kodeksu pracy. Nie dla wszystkich są tak samo korzystne. Sprawdzamy, kto zyska, pracodawcy czy pracownicy, na sformalizowaniu pracy spoza biura.
Spis treści
Co to jest praca zdalna?
Polega na wykonywaniu zadań poza zakładem pracy. Jeszcze trzy lata temu praca zdalna była wyjątkiem, teraz zdobyła niemal powszechne uznanie.
Pracodawcy zauważyli, że pracownicy potrafią dobrze wykonywać swoje obowiązki z domu, a firma może zaoszczędzić np. na prądzie, wynajmie powierzchni biurowej, zużyciu wyposażenia czy też kawie i wodzie.
Zatrudnieni docenili natomiast fakt, że mniej czasu spędzają na podróży do pracy, a jednocześnie oszczędzają na paliwie. Centrum Badań nad Polityką Gospodarczą (CEPR) szacuje, że oszczędność czasu na dojazdy wyniosła w Polsce, średnio 54 minuty.
Według danych serwisu pracuj.pl z kwietnia 2023 roku, zdalnie lub hybrydowo (czyli na przemian w zakładzie pracy i w domu) pracuje 28 proc. Polaków. Rok wcześniej wykonywanie obowiązków poza firmą deklarowało o 6 proc. więcej pytanych.
Dotychczas praca zdalna nie była na trwale uregulowana w przepisach. Taka formuła wykonywania zadań obowiązuje w Kodeksie pracy dopiero od 7 kwietnia 2023 roku (Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510 z późn. zm.). Co się zmieniło?
Na czym polega praca zdalna?
Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 67 Kodeksu pracy).
Szczegółowe zasady pracy zdalnej ustalane są przez pracodawcę i pracownika. Mogą dotyczyć np. liczby dni pracy zdalnej. Pracę zdalną można ustalić podczas zawierania umowy o pracę oraz innych stosunków pracy lub w trakcie obowiązywania umowy (z inicjatywy pracownika lub pracodawcy).
Co ważne, żadna ze stron nie może narzucić drugiej gdzie będzie wykonywana praca zdalna.
Pracodawca może wydać polecenie zdalnej pracy. W jakich sytuacjach? Kodeks przewidział dwie: podczas obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz w czasie 3 miesięcy po ich odwołaniu, lub kiedy pracodawca nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w zakładzie pracy (z powodu działania siły wyższej). Warunkiem jest złożenie przez pracownika oświadczenia, że ma warunki lokalowe i techniczne do wykonywania zdalnej pracy.
Pracodawca ma obowiązek m.in. zapewnić materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Może też w zamian wypłacić pracownikom ekwiwalent lub ryczałt.
Nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej obejmują osoby na umowie o pracę, a nie dotyczą zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych (umowę zlecenie, o dzieło), a także współpracujących na zasadach B2B (prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą). Takim osobom usługobiorca nie może narzucić miejsca i czasu pracy, a zasady współpracy regulują zapisy umowy.
Jaką pracę można wykonywać zdalnie?
Zdalnie można wykonać każdą pracę, jeżeli to możliwe ze względu na jej rodzaj lub organizację pracy.
Zdalna praca nie obejmuje pracy:
- szczególnie niebezpiecznej,
- w wyniku której przekraczane są dopuszczalne normy czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
- z zagrażającymi zdrowiu czynnikami chemicznymi,
- prac, podczas których stosowane są lub wydzielają się szkodliwe czynniki biologiczne, substancje radioaktywne lub inne substancje o uciążliwym zapachu,
- powodującą intensywne brudzenie.
Komu przysługuje praca zdalna 2023?
Warto pamiętać, że są sytuacje, w których pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika o zdalną pracę. Praca zdalna przysługuje pracownikom:
- w ciąży,
- rodzicom:
○ wychowującym dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
○ dziecka z zaświadczeniem o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu;
○ dziecka z orzeczeniem o niepełnosprawności lub orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności;
○ dziecka z opinią o potrzebie wczesnego wspomagania jego rozwoju, orzeczeniem o potrzebie kształcenia specjalnego lub o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
- osobom sprawującym opiekę nad innym członkiem rodziny/osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym posiadających orzeczenie o niepełnosprawności/orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Pracodawca może odmówić takim osobom, jeżeli zdalna praca nie jest możliwa ze względu na jej rodzaj lub organizację.
Ile dni pracy zdalnej w 2023 roku?
Kodeks pracy nie reguluje, przez ile dni pracownik może wykonywać pracę zdalnie. Wyjątkiem jest okazjonalna praca zdalna.
Pracownik może zaproponować pracodawcy wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej – w sumie przez 24 dni w danym roku.
O czym warto pamiętać, mówiąc o okazjonalnej pracy zdalnej? Taka formuła oznacza, że pracodawca nie ma obowiązku pokryć jej kosztów oraz zapewniać materiałów i narzędzi. Nie musi też zgodzić się na wniosek pracownika.
Warto pamiętać, że pracodawca nie może wystąpić z inicjatywą wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej.
Czy pracodawca może się nie zgodzić na pracę zdalną?
Tak, pracodawca może się nie zgodzić na pracę zdalną jeżeli nie może być realizowana ze względu na jej rodzaj lub organizację.
Z tych dwóch powodów pracodawca może też odmówić pracownikom uprzywilejowanym, o których wspominaliśmy wyżej (m.in. pracownicom w ciąży).
Wniosek pracownika o pracę zdalną nie jest zatem w większości przypadków wiążący. Pracodawca może też nie dać zgody na pracę zdalną okazjonalną.
Podsumowanie – zmiany w pracy zdalnej
Nowelizacja Kodeksu pracy nałożyła na pracodawców nowe obowiązki. Wiele firm już wcześniej opracowało regulaminy i zasady pracy zdalnej (np. wprowadziło elektroniczny obieg dokumentów), a teraz dostosowało je do świeżych przepisów. Muszą np. zapewnić pracownikom niezbędne narzędzia lub pokryć ich koszt, do tego dochodzi ekwiwalent za zużyty prąd i opłaty za internet. To oznacza ekstra wydatki z firmowej kasy.
Przeczytaj więcej w kategorii prawo pracy.
