Data wystawienia faktury w KSeF oraz odebrania faktury ustrukturyzowanej to bardzo istotne dane z punktu widzenia poprawności dokumentu, oraz jego właściwego księgowania. Sprawdziliśmy, co powinieneś wiedzieć o dacie na e-Fakturze!
Obecnie przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF, ale jeszcze nie są do tego zobligowani. Prawdopodobnie od połowy 2025 roku to się zmieni. Krajowy System e-Faktur ma za zadanie uszczelnić polski system podatkowy. Bardzo istotnym elementem na e-Fakturze jest data. Kluczowe znaczenie ma nie tylko data wystawienia, ale również odebrania faktury elektronicznej.
Spis treści
Data wystawienia KSeF
Kwestie dotyczące daty wystawienia faktur w KSeF zostały rozstrzygnięte w ustępie 1 artykułu 106na ustawy o VAT. Ustawodawca wskazuje tam, że za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej należy uznać datę dostarczenia jej do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie dzień, w którym dokument został wygenerowany w systemie do fakturowania. Oczywiście najczęściej te daty się pokrywają, ale nie stanowi to reguły.
Ważne jest, że od momentu, kiedy KSeF stanie się obowiązkowym, brak faktury w systemie KSeF będzie oznaczał brak możliwości zakwalifikowania jej jako dowód księgowy. W praktyce oznacza to brak możliwości zaliczenia faktury do kosztów uzyskania przychodów, pomniejszenia podstawy opodatkowania oraz zwiększenia przychodów przedsiębiorstwa.
Na fakturze ustrukturyzowanej w formacie xml datę wpisuje się w polu P_1. Pole to uzupełnia się w chwili dostarczenia faktury do systemu KSeF.
Data wystawienia w KSeF a data wystawienia widoczna na fakturze
Chociaż data wystawienia widoczna na fakturze wygenerowanej z systemu księgowego oraz data wystawienia faktury ustrukturyzowanej zazwyczaj są tożsame, to mogą się zdarzyć sytuacje, kiedy będą się one od siebie różnić. Dzieje się tak, ponieważ nie zawsze wystawienie faktury w programie księgowym wiąże się lub będzie się wiązać w przyszłości z automatyczną wysyłką do KSeF.
Fakt wystawienia faktury w systemie księgowym i przekazanie go dopiero po kilku dniach do Krajowego Systemu e-Faktur (co będzie wiązało się z dwiema różnymi datami wystawienia), wcale nie będzie oznaczać, że faktura nie będzie zaakceptowana przez system. Taka faktura będzie ważna i akceptowalna. Bez problemu będzie ona mogła stanowić podstawę dokonania księgowań i rozliczeń. Ważne jednak, że datą wiążącą będzie tutaj data wpływu dokumentu do KSeF, a nie data jej wygenerowania w programie księgowym.
Data otrzymania faktury KSeF
Za datę otrzymania faktury w KSeF uznaje się datę zaakceptowania jej przez odbiorcę. Nie stosuje się tutaj akceptacji dorozumianej, a więc milczącej.
Akceptacja odbywa się poza systemem KSeF i przyjmuje formę porozumienia pomiędzy wystawcą i odbiorcą faktury. Najczęściej jest to rozmowa, podczas której strony ustalają, że dokument zostanie przesłany przez system e-Faktur. Jeśli nie ma takiej akceptacji, to faktura może zostać wysłana w sposób funkcjonujący dotychczas, a więc drogą mailową lub doręczona w wersji papierowej.
Podatek VAT a data na fakturze
Co do zasady obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług powstaje w dacie wykonania usługi lub wydania towarów. Jeśli natomiast strona sprzedająca wcześniej otrzymała zadatek, zaliczkę lub przedpłatę, to obowiązek podatkowy powstaje w dacie ich otrzymania.
Zgodnie z powyższym należy zaznaczyć, że podatek VAT płacony jest w dacie wykonania czynności, nie w dacie wystawienia faktury oraz że ujęcie dokumentu w pliku JPK następuje w okresie wykonania usługi lub sprzedaży towaru, nie w dacie wystawienia faktury.
Istnieje jednak kilka wyjątków od wyżej wskazanych zasad. Zgodnie z nimi datą powstania obowiązku podatkowego może być data otrzymania zapłaty lub data wystawienia faktury.
Data odliczenia VAT a data faktury KSeF
Jeśli obydwie strony transakcji akceptują posługiwanie się systemem KSeF w kwestii wystawiania faktur, to data otrzymania faktury przez nabywcę będzie tożsamą z datą wystawienia dokumentu w KSeF przez sprzedawcę. Podkreślić należy, że dla nabywcy wiążącą jest data otrzymania/wystawienia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, nie data, która widnieje na fakturze, a więc data wygenerowania dokumentu w systemie księgowym.
Prawo do odliczenia podatku VAT powstaje w dacie powstania obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy, ale nie wcześniej niż w dacie otrzymania faktury. W praktyce oznacza to, że decydującą będzie data wystawienia faktury w KSeF.
Korekta daty wystawienia faktury
Sytuacją dopuszczalną jest brak zgodności dat na fakturze z systemu księgowego oraz fakturze z KSeF. Nie ma konieczności wprowadzania korekt zmierzających do ujednolicenia tych dat.
Należy podkreślić, że nie ma możliwości korygowania daty wygenerowanej w Krajowym Systemie e-Faktur. Jeśli podatnik przez pomyłkę wystawił fakturę w systemie KSeF, a zupełnie nie powinien tego robić, to musi usunąć błędne informacje poprzez skorygowanie faktury do zera.
Podsumowując, prawdopodobnie od drugiej połowy 2025 roku korzystanie z systemu faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkowe. Przy wystawianiu faktur przez system należy pamiętać, że wiążącą jest data wprowadzenia dokumentu do systemu, nie data wygenerowania faktury w systemie księgowym.
Uzyskaj dostęp do KSeF z elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.
