Jaka powinna być data wystawienia faktury w KSeF?

Data wystawienia faktury w KSeF oraz odebrania faktury ustrukturyzowanej to bardzo istotne dane z punktu widzenia poprawności dokumentu, oraz jego właściwego księgowania. Sprawdziliśmy, co powinieneś wiedzieć o dacie na e-Fakturze!

Obecnie przedsiębiorcy mają możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF, ale jeszcze nie są do tego zobligowani. Prawdopodobnie od połowy 2025 roku to się zmieni. Krajowy System e-Faktur ma za zadanie uszczelnić polski system podatkowy. Bardzo istotnym elementem na e-Fakturze jest data. Kluczowe znaczenie ma nie tylko data wystawienia, ale również odebrania faktury elektronicznej.

Data wystawienia KSeF

Kwestie dotyczące daty wystawienia faktur w KSeF zostały rozstrzygnięte w ustępie 1 artykułu 106na ustawy o VAT. Ustawodawca wskazuje tam, że za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej należy uznać datę dostarczenia jej do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), nie dzień, w którym dokument został wygenerowany w systemie do fakturowania. Oczywiście najczęściej te daty się pokrywają, ale nie stanowi to reguły.

Ważne jest, że od momentu, kiedy KSeF stanie się obowiązkowym, brak faktury w systemie KSeF będzie oznaczał brak możliwości zakwalifikowania jej jako dowód księgowy. W praktyce oznacza to brak możliwości zaliczenia faktury do kosztów uzyskania przychodów, pomniejszenia podstawy opodatkowania oraz zwiększenia przychodów przedsiębiorstwa.

Na fakturze ustrukturyzowanej w formacie xml datę wpisuje się w polu P_1. Pole to uzupełnia się w chwili dostarczenia faktury do systemu KSeF.

Data wystawienia w KSeF a data wystawienia widoczna na fakturze

Chociaż data wystawienia widoczna na fakturze wygenerowanej z systemu księgowego oraz data wystawienia faktury ustrukturyzowanej zazwyczaj są tożsame, to mogą się zdarzyć sytuacje, kiedy będą się one od siebie różnić. Dzieje się tak, ponieważ nie zawsze wystawienie faktury w programie księgowym wiąże się lub będzie się wiązać w przyszłości z automatyczną wysyłką do KSeF.

Fakt wystawienia faktury w systemie księgowym i przekazanie go dopiero po kilku dniach do Krajowego Systemu e-Faktur (co będzie wiązało się z dwiema różnymi datami wystawienia), wcale nie będzie oznaczać, że faktura nie będzie zaakceptowana przez system. Taka faktura będzie ważna i akceptowalna. Bez problemu będzie ona mogła stanowić podstawę dokonania księgowań i rozliczeń. Ważne jednak, że datą wiążącą będzie tutaj data wpływu dokumentu do KSeF, a nie data jej wygenerowania w programie księgowym.

Data otrzymania faktury KSeF

Za datę otrzymania faktury w KSeF uznaje się datę zaakceptowania jej przez odbiorcę. Nie stosuje się tutaj akceptacji dorozumianej, a więc milczącej.

Akceptacja odbywa się poza systemem KSeF i przyjmuje formę porozumienia pomiędzy wystawcą i odbiorcą faktury. Najczęściej jest to rozmowa, podczas której strony ustalają, że dokument zostanie przesłany przez system e-Faktur. Jeśli nie ma takiej akceptacji, to faktura może zostać wysłana w sposób funkcjonujący dotychczas, a więc drogą mailową lub doręczona w wersji papierowej.

Zapomnij o papierze, podpisuj elektronicznie z pieczęcią kwalifikowaną

Podatek VAT a data na fakturze

Co do zasady obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług powstaje w dacie wykonania usługi lub wydania towarów. Jeśli natomiast strona sprzedająca wcześniej otrzymała zadatek, zaliczkę lub przedpłatę, to obowiązek podatkowy powstaje w dacie ich otrzymania.

Zgodnie z powyższym należy zaznaczyć, że podatek VAT płacony jest w dacie wykonania czynności, nie w dacie wystawienia faktury oraz że ujęcie dokumentu w pliku JPK następuje w okresie wykonania usługi lub sprzedaży towaru, nie w dacie wystawienia faktury.

Istnieje jednak kilka wyjątków od wyżej wskazanych zasad. Zgodnie z nimi datą powstania obowiązku podatkowego może być data otrzymania zapłaty lub data wystawienia faktury.

Data odliczenia VAT a data faktury KSeF

Jeśli obydwie strony transakcji akceptują posługiwanie się systemem KSeF w kwestii wystawiania faktur, to data otrzymania faktury przez nabywcę będzie tożsamą z datą wystawienia dokumentu w KSeF przez sprzedawcę. Podkreślić należy, że dla nabywcy wiążącą jest data otrzymania/wystawienia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, nie data, która widnieje na fakturze, a więc data wygenerowania dokumentu w systemie księgowym.

Prawo do odliczenia podatku VAT powstaje w dacie powstania obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy, ale nie wcześniej niż w dacie otrzymania faktury. W praktyce oznacza to, że decydującą będzie data wystawienia faktury w KSeF.

Korekta daty wystawienia faktury

Sytuacją dopuszczalną jest brak zgodności dat na fakturze z systemu księgowego oraz fakturze z KSeF. Nie ma konieczności wprowadzania korekt zmierzających do ujednolicenia tych dat.

Należy podkreślić, że nie ma możliwości korygowania daty wygenerowanej w Krajowym Systemie e-Faktur. Jeśli podatnik przez pomyłkę wystawił fakturę w systemie KSeF, a zupełnie nie powinien tego robić, to musi usunąć błędne informacje poprzez skorygowanie faktury do zera.

Podsumowując, prawdopodobnie od drugiej połowy 2025 roku korzystanie z systemu faktur ustrukturyzowanych stanie się obowiązkowe. Przy wystawianiu faktur przez system należy pamiętać, że wiążącą jest data wprowadzenia dokumentu do systemu, nie data wygenerowania faktury w systemie księgowym.

Uzyskaj dostęp do KSeF z elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Spółka jawna a cywilna – najważniejsze różnice. Którą z nich wybrać?

Osoba, która chce rozpocząć biznes, ma do wyboru różne formy prowadzenia działalności gospodarczej. Może wybierać m.in. między spółką jawną i spółką cywilną. Jednak czym...

Kiedy sporządzić, podpisać, zatwierdzić i złożyć sprawozdanie finansowe? Poznaj najważniejsze terminy

Sporządzenie sprawozdania finansowego niezgodnie z ustawą, w tym z naruszeniem terminów przygotowania dokumentów, grozi poważnymi konsekwencjami (nie tylko karą grzywny). Jak ich uniknąć? Rozwiewamy...

Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS krok po kroku?

Złożenie sprawozdania finansowego do KRS może wydawać się skomplikowanym zadaniem. W tym artykule poprowadzimy Cię krok po kroku przez cały proces, wyjaśniając wszystkie etapy....

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!