Do czego służy dowód wewnętrzny? Wzór z omówieniem

Dowód wewnętrzny to dokument księgowy potwierdzający wydatek, do którego nie mamy faktury. Nie zawsze może być stosowany, a zasady jego wystawiania reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Z naszego artykułu dowiesz się, do czego służy i jak wystawić dowód wewnętrzny. Możesz też pobrać jego wzór.

Dowód wewnętrzny – do czego służy?

Dowód wewnętrzny służy do księgowania określonych wydatków związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Możesz go wystawić, jeśli nie posiadasz faktury potwierdzającej dany wydatek.

Poniższe transakcje możesz zaksięgować do KPiR na podstawie dowodu wewnętrznego (zgodnie z art. 13 ust. Rozporządzenie MF w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów):

1. zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
2. zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
3. wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
4. zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
5. kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących (dowód musi wtedy zawierać: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży);
   służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet;
6. zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
7. wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
8. opłat sądowych i notarialnych;
9. wydatków związanych z  parkowaniem samochodu w  sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Dowód wewnętrzny – jak wystawić?

Zgodnie z art. 13 ust. 1 Rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej KPiR, prawidłowo wystawiony dowód wewnętrzny musi zawierać:

1. datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków;
2. nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, w przypadku zakupu lub
3. przedmiot operacji gospodarczych i wysokość wydatku.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ:

1. Dowód księgowy a nota księgowa. Najważniejsze cechy i podstawowe różnice
2. Dane do faktury VAT. Jakie informacje powinna zawierać poprawnie wystawiona faktura?
3. Co zrobić, gdy faktura nie ma wszystkich danych? Jakie dane musi zawierać, żeby być ważną?
4. Nota korygująca do faktury – kto wystawia?
5. Pusta faktura – kto odpowiada za jej wystawienie?

Dowód wewnętrzny – jak skorygować?

Aby skorygować błąd w dowodzie wewnętrznym, należy przekreślić błędnie zapisaną informację w taki sposób, aby dało się ją odczytać. Następnie obok przekreślenia trzeba umieścić datę i swój podpis.

W razie pomyłki należy przekreślić całą liczbę lub wyraz, nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

Dowód wewnętrzny – wzór z omówieniem

Przykładowy wzór dowodu wewnętrznego znajdziesz tutaj:

• w formacie DOCX,
• w formacie PDF.

W poszczególnych kolumnach należy wpisać:

1. nazwa towaru, opłaty lub tytuł i cel wydatku – co lub w jakim celu zakupiliśmy;
2. ilość – ile rzeczy zakupiliśmy;
3. jednostka miary – jaką jednostką odmierzamy te zakupione przedmioty, np. litry, kilogramy;
4. cena jednostkowa – ile kosztowała pojedyncza zakupiona rzecz, niezależnie od tego, ile ich kupiliśmy w sumie.
5. wartość – ile wyniósł nas cały zakup.

Przeczytaj więcej w kategorii Biuro rachunkowe.

Jak wystawić dowód wewnętrzny w programie Mała Księgowość?

Aby wystawić dowód wewnętrzny w Małej Księgowości, wejdź w 'Księgowość’ > 'Dokumenty’ > 'Dowody wewnętrzne’. Kliknij nowy i podaj:

• numer dowodu,
• datę wystawienia dowodu,
• (opcjonalnie) uwagi,
• (opcjonalnie) pozycje dowodu wewnętrznego, czyli kolejne dowody.

W tej zakładce możesz również edytować, klonować lub usunąć dowód wewnętrzny. Możesz również zaksięgować go do ewidencji wg. wybranego konta księgowego lub zmienić to księgowanie.

Szczegółową instrukcję znajdziesz tutaj.

Nie masz jeszcze Małej Księgowości? Wygodny program księgowy możesz kupić tutaj, już od 149 złotych/rocznie.