Czym jest nota korygująca, co powinna zawierać i w jakich sytuacjach należy ją wystawić? Przygotowaliśmy kompendium informacji niezbędne dla wszystkich przedsiębiorców, którzy otrzymali fakturę z błędem.
Spis treści
Co to jest nota korygująca?
Nota korygująca w księgowości to dokument używany do poprawy błędów zawartych w fakturze VAT. Wystawią ją nabywca towarów lub usług gdy sprzedawca popełnił błąd w pierwotnej faktury.
Procedura wystawiania noty korygującej jest uregulowana przepisami prawa podatkowego. Nota powinna zawierać określone elementy:
- tytuł „Nota korygująca”,
- numer kolejny,
- data wystawienia,
- dane identyfikacyjne podatnika i nabywcy,
- numery identyfikacyjne potrzebne dla celów podatkowych, oraz
- informacje odnoszące się do faktury pierwotnej, której dotyczy korekta.
Ważnym aspektem jest również akceptacja noty korygującej przez sprzedawcę, która potwierdza poprawność wprowadzonych zmian. Brak sprzeciwu ze strony sprzedawcy oznacza akceptację noty. Po akceptacji notę należy dołączyć do faktury pierwotnej i przechowywać jako część dokumentacji przedsiębiorstwa.
Nabywca powinien wstrzymać się z księgowaniem faktury pierwotnej zawierającej błędy do czasu akceptacji noty korygującej. To zapewnia spójność i zgodność dokumentacji księgowej oraz umożliwia prawidłowe rozliczenia podatkowe.
Nota korygująca a faktura korygująca
Trzeba pamiętać, że nota korygująca różni się od faktury korygującej. Czemu służy faktura korygująca? Dokonaniu zmian w kwotach finansowych (takich jak wartość towarów czy usług) lub całkowitej zmianie podmiotu, na który została wystawiona faktura. Nota skupia się natomiast na poprawie informacji formalnych i administracyjnych.
Nota korygująca – kto wystawia?
Nota korygująca jest wystawiana tylko przez nabywcę towarów lub usług. To on, jako odbiorca, decyduje się na skorygowanie błędów zawartych w pierwotnej fakturze VAT, wystawionej przez sprzedawcę.
W sytuacji, gdy nabywca zauważy nieścisłości w danych, sięga po notę korygującą i przekazuje ją następnie sprzedawcy.
Warto podkreślić, że choć to nabywca wystawia notę korygującą, robi to zazwyczaj w odpowiedzi na błąd popełniony przez sprzedawcę. Nabywca, posiadając prawo do korekty błędów formalnych, ma obowiązek poinformować o tym fakcie swojego kontrahenta, aby wprowadzić niezbędne poprawki.
Nota korygująca – kiedy wystawić?
Nota korygująca powinna być wystawiona wtedy, gdy trzeba poprawić błędy związane z elementami opisowymi faktury, np. sprzedawca pomylił się, wpisując zły adres swój lub kontrahenta, podał błędny NIP, podał złą datę sprzedaży, terminu płatności lub odbioru czy też źle oznaczył towar/usługę. Ustawa o VAT nie podaje wprost terminu, w którym należy wystawić notę korygującą. Z pewnością nabywca powinien to zrobić niezwłocznie, bo błędny NIP (lub jego brak) uniemożliwia odliczenie VAT z faktury zakupu.
Nota korygująca – co można korygować?
Nota korygująca umożliwia poprawienie:
- imienia i nazwiska, nazwy podatnika (w przypadku np. literówki),
- adresu,
- numeru NIP,
- numeru faktury,
- daty wystawienia,
- daty zapłaty,
- terminu płatności,
- stawki podatku VAT.
Przy pomocy noty korygującej nie można poprawić danych liczbowych dotyczących m.in. miary i ilości lub liczby dostarczonych towarów czy zakresu wykonanych usług, upustu lub obniżki po wystawieniu faktury, ceny jednostkowych towaru/usługi bez kwoty podatku oraz kwoty należności ogółem (art. 106k ust. 1 ustawy o VAT). Do poprawienia takich błędów na fakturze służy faktura korygująca.
Nota korygująca – jak wypełnić?
Nota korygująca powinna zawierać ściśle określone elementy. Wypełniając ten dokument, trzeba uwzględnić (zgodnie z art. 106k ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług):
1. Nagłówek i tytuł: na górze dokumentu powinien znaleźć się nagłówek „Nota korygująca”.
2. Numer kolejny i data wystawienia: nota powinna zawierać unikalny numer, należy określić datę, w której dokument został wystawiony.
3. Dane identyfikacyjne podatnika (sprzedawcy) i nabywcy: to miejsce na imię, nazwisko/nazwę, adres i numer NIP podatnika, który wystawił pierwotną fakturę (sprzedawcy); należy podać również dane identyfikacyjne nabywcy, czyli imię, nazwisko/nazwę, adres i numer NIP.
4. Dane zawarte w poprawianej fakturze: datę wystawienia, numer faktury, strony transakcji, nazwę oraz ilości towarów lub usług, których dotyczy wystawiana faktura.
5. Informacje odnoszące się do faktury pierwotnej: kontrahent powinien wskazać konkretne informacje, które ulegają poprawie.
Autor noty oznacza, czy nota korygująca została zaakceptowana przez sprzedawcę; w przypadku braku sprzeciwu ze strony sprzedawcy, można uznać, że nota została zaakceptowana.
Czy nota korygująca musi być podpisana?
Przepisy prawa podatkowego nie zawierają konkretnego wymogu, w jaki sposób i w jakiej formie powinna być dokonywana akceptacja noty korygującej. W związku z tym, akceptacja może odbywać się w sposób dowolny, a przepisy nie zastrzegają konieczności potwierdzenia jej podpisem. Jednak, dla bezpieczeństwa i klarowności transakcji, zaleca się, aby akceptacja noty korygującej była wyraźna. W praktyce może to obejmować podpisanie dokumentu przez sprzedawcę lub dokonanie akceptacji w formie elektronicznej.
Nota korygująca – dane nabywcy
Podczas wystawiania noty korygującej nie można całkowicie zmienić podmiotu umowy sprzedaży.
Co to oznacza w praktyce? Jeżeli fakturę wystawiono na niewłaściwą firmę, to nie można tej pomyłki poprawić notą korygującą. Fakturę korygującą powinien wystawić sprzedawca.
Zbiorcza nota korygująca
Zbiorcza nota korygująca to dokument używany do jednoczesnego zgłaszania korekt dla wielu faktur. W przeciwieństwie do indywidualnych not korygujących, zbiorcza nota korygująca umożliwia grupowe skorygowanie błędów na podstawie jednego dokumentu.
Zbiorcza nota korygująca zawiera te same elementy co indywidualne noty. Aby ją prawidłowo przygotować, trzeba precyzyjnie odnieść się do każdej faktury, której dotyczy korekta, podać odpowiednie numery identyfikacyjne, daty wystawienia, numery oraz dane identyfikacyjne podatników i nabywców.
Procedura wystawiania zbiorczej noty korygującej jest również uregulowana przepisami prawa podatkowego, dokument musi być zgodny z wymogami dotyczącymi tytułu, numeracji, daty wystawienia oraz wszystkich istotnych danych identyfikacyjnych.
Kiedy stosowana jest nota korygująca? Przede wszystkim w sytuacjach, gdy występuje wiele faktur wymagających poprawek – to pozwala na usystematyzowanie procesu korekty i zapewnia spójność dokumentacji księgowej. Podatnicy mogą skorygować jednocześnie wiele błędów, przyspieszyć proces księgowy i ułatwić sobie prowadzenie zgodnej z prawem dokumentacji finansowej.
Przeczytaj więcej w kategorii Faktury.
