E-faktura KSeF – jak ją wystawić?

E-faktura KSeF może być wystawiona w centralnej bazie faktur. To zupełnie nowy system e-faktur strukturyzowanych. Zmienia sposób, w jaki będą wystawiane faktury. Jak wygląda wystawianie e-faktur w KSeF? Od kiedy działa KSeF?

System, w którym może być wystawiona e-faktura KSeF działa od 1 stycznia 2022 roku. Ta baza faktur dotyczy faktur ustrukturyzowanych. Faktura ustrukturyzowana to nie to samo, co faktura elektroniczna.

E-faktura KSeF – faktura ustrukturyzowana

Faktura ustrukturyzowana to główny element KSeF. Nie jest to ani faktura elektroniczna, ani papierowa. To całkiem nowy rodzaj e-faktury, który można wystawić tylko w systemie KSeF. Oprogramowanie do wystawiania e-faktur KSeF udostępniają zarówno Ministerstwo Finansów, jak i dostawcy komercyjni. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana w formacie XML.

E-faktura KSeF – jak działa?

Wystawienie faktury ustrukturyzowanej jest równoznaczne z zapisaniem jej w bazie. Jednocześnie jest też od razu dostarczona do odbiorcy. Każdy dokument będzie miał swój unikalny numer identyfikacyjny. Odbiorca musi też wyrazić zgodę na to, żeby otrzymywać faktury ustrukturyzowane.

Zapomnij o papierze, podpisuj elektronicznie z pieczęcią kwalifikowaną

E-faktura KSeF – jak ją wystawić?

Mamy dwie możliwości wystawiania faktur. Najmniejsze firmy, które nie wystawiają zbyt wielu dokumentów, mogą skorzystać z darmowego oprogramowania, które udostępnia Ministerstwo Finansów. Dla firm, które wystawiają zdecydowanie więcej dokumentów, najlepszym rozwiązaniem będą systemy fakturowe, które dostarczają komercyjni operatorzy ERP. Systemy te będą powiązane z systemem księgowym i zintegrowane z Krajowym Systemem e-Faktur niejako z automatu.

Dzięki oprogramowaniu wystawimy fakturę, a system wygeneruje plik, który automatycznie zostanie przekazany do KSeF. System KSeF nada dokumentowi specjalny unikalny numer identyfikacyjny. Od tej chwili faktura będzie pełnowartościowym dokumentem księgowym. Dokument będzie uwierzytelniony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym albo specjalnym tokenem.

Przedsiębiorca będzie mógł też upoważnić do dostępu do KSeF inne osoby, np. wyznaczonych pracowników albo biuro rachunkowe.

Uzyskaj dostęp do KSeF z elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną.

E-faktura KSeF – co daje?

Wystawienie faktury poprzez KSeF spowoduje, że wszystkie dokumenty będą jednolite. To pozwoli łatwiej księgować dokumenty. Dodatkowo dokumenty te będzie archiwizować administracja państwowa. Faktury nie ulegną zniszczeniu ani zagubieniu. Nie będzie trzeba wystawiać duplikatów. Dokumenty będą dostępne przez 10 lat w zbiorze Ministerstwa Finansów.

E-faktury KSeF wpłyną na to, że obrót dokumentami będzie szybszy. Gdy faktura będzie nadana w KSeF, to zostanie nadany specjalny numer. Po wystawieniu automatycznie będzie dostarczany do odbiorcy. To pozwoli też szybciej rozliczyć podatek.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Podatek od darowizny i spadku w 2025 roku. Kiedy nie trzeba płacić podatku za darowiznę w najbliższej rodzinie?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Wielki Piątek wolny od pracy. Czy 18 kwietnia 2025 roku będzie dniem wolnym od pracy? Projekt „dłuższej” Wielkanocy zamiast 3 maja

Pomysł, żeby dodać Wielki Piątek do listy dni ustawowo wolnych od pracy, pojawiał się już w poprzednich latach. W 2018 roku zaproponowana została nowelizacja...

Preferencyjne składki ZUS na 24 miesiące – ile wynosi preferencyjny ZUS i ulga na start dla nowego przedsiębiorcy w 2025 roku? 

Osoby prowadzące działalność gospodarczą przez pierwsze dwa lata działalności firmy mogą korzystać z ulgi na start, a po jej upłynięciu – opłacać składki od...

4666 zł brutto ile to netto? Kalkulator wynagrodzeń

4666 złotych brutto to kwota, która dla większości pracowników nie będzie szczególnie porywająca - jest to bowiem obowiązująca w naszym kraju płaca minimalna, która...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!