Podatek VAT stanowi jedną z najbardziej skomplikowanych danin publicznych w polskim systemie podatkowym, przyprawiając o ból głowy niejednego przedsiębiorcę. Co istotne, dotyczy do również osób zwolnionych z konieczności regulowania podatku VAT – nie są to jednak osoby zwolnione z „VAT-owskich” formalności. Faktura bez VAT to coś, z czym znaczna część przedsiębiorców będzie miała do czynienia na wielu etapach prowadzonej działalności.
Czym dokładnie jest faktura bez VAT i kto ma obowiązek ją wystawiać? Jakie elementy powinien zawierać taki dokument? Jakie są inne zasady wystawiania faktury bez VAT? W jakim terminie należy wystawić fakturę tego rodzaju i jakich błędów powinniśmy się wystrzegać? Na te i inne pytania postaramy się odpowiedzieć w niniejszym materiale.
Faktura bez VAT – co to jest?
Faktura bez VAT to dokument, który w praktyce wygląda niemal identycznie jak standardowa faktura, ale różni się jednym, istotnym szczegółem – nie zawiera doliczonego podatku VAT. Mimo to, jej rola w obrocie gospodarczym pozostaje taka sama – potwierdza ona sprzedaż towarów lub usług i pełni funkcję dowodową zarówno dla sprzedawcy, jak i kupującego. Wystawiają ją przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT, co oznacza, że nie mają obowiązku naliczania i odprowadzania tego podatku do urzędu skarbowego.
Podatek VAT, czyli podatek od towarów i usług, jest powszechnie stosowanym podatkiem obrotowym, który – choć w praktyce obciąża finalnego konsumenta – w sensie technicznym opłacany jest przez przedsiębiorcę. Jednak Ustawa o VAT przewiduje pewne wyjątki – niektórzy przedsiębiorcy mogą skorzystać ze zwolnienia, jeśli ich roczne obroty nie przekraczają określonego limitu (zwolnienie podmiotowe) lub jeśli świadczą usługi, które z definicji są zwolnione z VAT, np. usługi medyczne czy edukacyjne (zwolnienie przedmiotowe). W takim przypadku, mimo że ich działalność pozostaje opodatkowana na innych zasadach, wciąż muszą dokumentować sprzedaż, a właśnie do tego służy faktura bez VAT.
Brak naliczonego VAT-u na fakturze nie oznacza jednak, że można na niej umieszczać dowolne informacje. Ustawodawca jasno określa, co musi się na niej znaleźć, a w niektórych przypadkach wymagane jest również wskazanie podstawy prawnej zwolnienia. Co więcej, choć przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT nie rozlicza tego podatku, faktura wciąż stanowi dla niego obowiązek ewidencyjny – musi przechowywać ją przez wymagany przepisami czas i ujmować w odpowiednich rejestrach księgowych.
Czy podatnicy zwolnieni z VAT mogą wystawiać faktury?
Przedsiębiorca zwolniony z VAT może wystawiać faktury – i w wielu przypadkach wręcz musi. Zwolnienie z podatku nie oznacza bowiem zwolnienia z obowiązku dokumentowania sprzedaży. Jeśli klient, zwłaszcza inna firma, zażąda faktury, sprzedawca nie ma prawa odmówić. Faktura bez VAT pełni dokładnie tę samą funkcję co standardowa faktura – potwierdza transakcję, umożliwia jej zaksięgowanie i stanowi podstawę rozliczeń – z tą różnicą, że nie zawiera stawki ani kwoty podatku.
Co więcej, w niektórych przypadkach wystawienie faktury nie jest wyborem, a obowiązkiem przedsiębiorcy. Przepisy jasno określają, kiedy podatnik zwolniony z VAT musi udokumentować sprzedaż fakturą, a kiedy wystarczy rachunek lub inna forma potwierdzenia transakcji. Kluczowe znaczenie ma tu rodzaj zwolnienia, z którego korzysta przedsiębiorca – ale o tym opowiemy więcej w kolejnym rozdziale.
Jacy podatnicy mogą skorzystać ze zwolnienia z VAT?
Warto w tym miejscu przypomnieć, że zwolnienie z VAT nie jest przywilejem dostępnym dla każdego przedsiębiorcy – obowiązują konkretne kryteria, które trzeba spełnić, by móc legalnie nie doliczać podatku do swoich faktur. Podatnicy mogą skorzystać ze zwolnienia na dwóch podstawach: podmiotowej i przedmiotowej. Pierwsza z nich dotyczy skali działalności i jest dostępna dla firm, których wartość sprzedaży nie przekracza 200 000 złotych netto rocznie. Z kolei druga obejmuje konkretne rodzaje działalności, niezależnie od osiąganych przychodów.
Podstawowym kryterium zwolnienia podmiotowego, zgodnie z art. 113 ust. 9 Ustawy o VAT, jest limit obrotów – jeśli firma w danym roku podatkowym nie przekroczy 200 000 zł netto, może korzystać ze zwolnienia z VAT. Co istotne, do tego progu nie wlicza się niektórych rodzajów przychodów, np. sprzedaży środków trwałych. Jednak przekroczenie limitu oznacza automatyczny obowiązek rejestracji jako podatnik VAT czynny i konieczność naliczania podatku od kolejnych transakcji.
Druga opcja to zwolnienie przedmiotowe, wynikające z charakteru działalności. Niektóre usługi – jak edukacja, opieka zdrowotna czy działalność artystyczna – mogą być zwolnione z VAT niezależnie od osiąganych przychodów. Warto jednak pamiętać, że nie każda działalność w tych branżach automatycznie podlega zwolnieniu – szczegóły zawsze zależą od przepisów i interpretacji podatkowych.
Wystawienie faktury bez VAT – w jakich sytuacjach?
Podatnik VAT zwolniony nie zawsze ma wybór, jeśli chodzi o dokumentowanie sprzedaży. W przypadku transakcji między firmami faktura jest obowiązkowa – nawet jeśli nie zawiera naliczonego podatku. To oznacza, że przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia musi wystawiać faktury bez VAT, jeśli druga strona tego wymaga. Dotyczy to zarówno sprzedaży towarów, jak i usług.
Z kolei w relacjach z klientami indywidualnymi sprawa wygląda inaczej. Co do zasady, sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności nie wymaga fakturowania, chyba, że przedsiębiorca ewidencjonuje obrót na kasie fiskalnej lub klient sam poprosi o dokument. W takiej sytuacji podatnik zwolniony z VAT nie może odmówić – wystawia fakturę, ale bez podatku, co jasno wynika z przepisów.
Czy klient może zażądać faktury od podatnika zwolnionego z VAT?
Tak, jak wspomnieliśmy wyżej, klient ma prawo żądać faktury – niezależnie od tego, czy sprzedawca jest czynnym podatnikiem VAT, czy korzysta ze zwolnienia. Przedsiębiorca zwolniony z VAT również musi dokumentować sprzedaż, jeśli kupujący o to poprosi. W przypadku transakcji między firmami obowiązek wystawienia faktury działa automatycznie, natomiast klienci indywidualni muszą zgłosić żądanie w określonym terminie.
Co istotne, taka faktura nie może zawierać stawki VAT ani kwoty podatku. Powinna natomiast zawierać wszystkie inne wymagane elementy – w tym, jeśli to konieczne, podstawę prawną zwolnienia. Jeśli sprzedawca odmówi wystawienia faktury, klient może zgłosić sprawę do urzędu skarbowego, co może się skończyć problemami dla przedsiębiorcy.
Co musi zawierać faktura bez VAT? Obowiązkowe dane na fakturze
Faktura podatnika zwolnionego z VAT nie różni się znacząco od standardowej faktury, ale ma jedną kluczową cechę – nie zawiera stawki podatku ani kwoty VAT. To nie oznacza jednak, że można ją wystawić w dowolnej formie. Przepisy jasno określają, jakie informacje muszą znaleźć się na takim dokumencie, aby był on ważny dla celów księgowych i podatkowych. Brak wymaganych elementów może skutkować problemami przy ewentualnej kontroli skarbowej lub zakwestionowaniem dokumentu przez nabywcę.
Choć podatnik zwolniony z VAT nie nalicza podatku, to na fakturze i tak musi uwzględnić wartość brutto sprzedanego towaru lub usługi – czyli pełną kwotę należności do zapłaty. Co więcej, w niektórych przypadkach wymagane jest również podanie podstawy prawnej zwolnienia, co zależy od rodzaju działalności i charakteru transakcji.
Poniższe elementy powinna zawierać faktura bez VAT obowiązkowo:
- Data wystawienia faktury,
- Kolejny numer faktury,
- Imiona i nazwiska lub nazwy firm sprzedawcy i nabywcy,
- Adresy obu stron transakcji,
- Numer NIP sprzedawcy (a jeśli nabywca go posiada – również jego NIP),
- Nazwa towaru lub usługi,
- Ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
- Wartość brutto transakcji,
- Cena jednostkowa towarów lub wykonanych usług,
- Informacja o zwolnieniu z VAT (jeśli jest wymagana).
Faktura bez VAT a zwolnienie podmiotowe – informacja
Przedsiębiorca który korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT nie musi umieszczać na fakturze informacji o podstawie prawnej zwolnienia. Podobnie, przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia przedmiotowego na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 Ustawy o VAT nie są zobowiązani do umieszczania adnotacji o podstawie prawnej, jednak warto umieszczać ją we wszystkich przypadkach, by mieć pewność, że nie wejdziemy w kolizję z prawem.
Niemniej, konieczność uiszczania informacji o podstawie zwolnienia każdorazowo dotyczyć będzie podatników zwolnionych przedmiotowo na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36.
Faktura bez VAT – termin wystawienia
Fakturę bez VAT należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży lub wykonano usługę – dokładnie tak, jak w przypadku standardowych faktur. Nie oznacza to jednak, że nie można tego zrobić wcześniej. Jeśli transakcja została sfinalizowana, a strony chcą zamknąć temat pod kątem formalności, faktura może być wystawiona od razu – nawet tego samego dnia. Ważne jest, by zawierała właściwą datę sprzedaży, bo to ona decyduje o momencie ujęcia przychodu w księgowości.
Faktura bez VAT – wzór dokumentu
Poniżej znajduje się przykładowy wzór faktury bez VAT:
FAKTURA NR 01/03/2025
Data wystawienia: 15.03.2025
Data sprzedaży: 14.03.2025
Sprzedawca:
Jan Kowalski
ul. Przykładowa 1, 00-000 Warszawa
NIP: 123-456-78-90
Nabywca:
ABC Sp. z o.o.
ul. Firmowa 10, 00-000 Kraków
NIP: 987-654-32-10
Nazwa towaru lub usługi: Usługa graficzna
Ilość: 1
Cena jednostkowa (brutto): 2 000,00 zł
Wartość (brutto): 2 000,00 zł
Razem do zapłaty: 2 000,00 zł
Adnotacja: Sprzedawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 Ustawy o VAT.
Jeśli potrzebujesz gotowego szablonu, pobierz darmowy wzór znajdujący się powyżej i dostosuj go do swoich potrzeb. Pamiętaj, że faktura bez VAT nadal podlega przepisom księgowym, więc należy być skrupulatnym przy jej sporządzaniu.
Wystawienie faktury bez VAT w programie księgowym
Pomimo faktu, że wyżej udostępniliśmy darmowy wzór z omówieniem, to w sprawie wystawiania faktur bez VAT warto posłużyć się odpowiednim programem księgowym.
Korzystanie z programów księgowych znacząco upraszcza wystawianie dokumentów, w tym również faktur bez VAT. Większość systemów posiada gotowe szablony, które automatycznie pomijają stawkę i kwotę podatku, co eliminuje ryzyko błędu. Wystawiając fakturę bez VAT w systemie, użytkownik zazwyczaj musi jedynie wybrać odpowiednią opcję zwolnienia oraz uzupełnić podstawowe dane – numer faktury, daty, dane kontrahenta oraz opis transakcji.
Faktura bez VAT a inne obowiązki podatkowe
Korzystanie ze zwolnienia od podatku VAT nie oznacza, że przedsiębiorca unika wszystkich obowiązków podatkowych. Choć nie musi naliczać i odprowadzać VAT-u, nadal musi prowadzić ewidencję sprzedaży oraz rozliczać się z urzędem skarbowym na zasadach właściwych dla swojej formy działalności. W zależności od tego, czy prowadzi księgę przychodów i rozchodów, czy ewidencję ryczałtową, faktury bez VAT muszą być odpowiednio ujmowane w dokumentacji księgowej.
Przedsiębiorca zwolniony z VAT musi również pamiętać o obowiązku wykazywania swoich dochodów w zeznaniu rocznym oraz składania deklaracji podatkowych. Dodatkowo, jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na rezygnację ze zwolnienia lub przekroczy limit uprawniający do zwolnienia podmiotowego, zobowiązany jest do rejestracji jako czynny podatnik VAT i rozpoczęcia pełnego rozliczania podatku od sprzedaży.
Innym ważnym aspektem jest fakt, że przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia od podatku VAT nie może odliczać VAT-u naliczonego przy zakupach firmowych. Oznacza to, że ponosi pełne koszty brutto nabywanych towarów i usług, co w dłuższej perspektywie może wpływać na opłacalność działalności. W niektórych przypadkach przejście na VAT może okazać się korzystniejsze, zwłaszcza jeśli firma często dokonuje zakupów objętych wysokim podatkiem.
Faktura bez VAT a Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Od 1 stycznia 2025 roku podatnicy zwolnieni z VAT są zobowiązani do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Oznacza to, że jeśli taki przedsiębiorca zdecyduje się na wystawienie faktury lub zostanie o to poproszony przez klienta będącego podatnikiem, dokument musi być wygenerowany w systemie KSeF. Obowiązek ten obejmie zarówno faktury wystawiane dla firm, jak i na rzecz osób fizycznych, jeśli przedsiębiorca normalnie dokumentuje sprzedaż w tej formie.
Do końca 2024 roku podatnicy zwolnieni z VAT mogli korzystać z KSeF dobrowolnie, a faktury nadal mogły być wystawiane w formie papierowej lub elektronicznej poza systemem. Jednak od 1 lutego 2026 roku KSeF stanie się obligatoryjny dla wszystkich podatników, niezależnie od ich statusu VAT. Oznacza to, że również faktury wystawiane podmiotom nieprowadzącym działalności gospodarczej staną się obligatoryjne.
Najczęstsze błędy na fakturze bez VAT
Błędy na fakturze bez VAT mogą wydawać się mniej istotne niż w przypadku standardowych faktur, ale w praktyce mogą powodować poważne konsekwencje – od problemów księgowych po zakwestionowanie dokumentu przez kontrahenta. Jednym z częstszych błędów jest błędnie oznaczony nabywca towarów lub usług, czyli nieprawidłowe dane klienta, np. niepoprawny NIP, błędny adres czy nawet pomyłka w nazwie firmy. Takie niedopatrzenie może utrudnić rozliczenia i wymusić konieczność korekty faktury.
Kolejnym typowym problemem jest błędna kwota sprzedaży netto, szczególnie w sytuacji, gdy przedsiębiorca nieświadomie wpisuje kwoty w sposób niezgodny z rzeczywistością. Często zdarza się również pomylenie wartości netto i brutto, co w przypadku faktury bez VAT może prowadzić do nieporozumień z kontrahentami. Sprzedawca, który nie nalicza VAT-u, powinien zawsze podawać jedynie wartość brutto, ponieważ to jest faktyczna kwota należna do zapłaty.
Innym błędem, choć mniej oczywistym, jest umieszczenie na fakturze kwoty podatku VAT, mimo że przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia. Taki zapis jest całkowicie niezgodny z przepisami, bo faktura bez VAT nie może zawierać ani stawki, ani wartości podatku. Co więcej, jeśli podatnik zwolniony błędnie wykazuje VAT na fakturze, może to zostać uznane za wystawienie tzw. „pustej faktury”, co niesie ze sobą poważne konsekwencje skarbowe.
Jak skorygować błędnie wystawioną fakturę bez VAT?
Błędnie wystawiona faktura bez VAT wymaga korekty, ale sposób jej poprawienia zależy od rodzaju pomyłki. Jeśli błąd dotyczy elementów takich jak błędnie oznaczony nabywca towarów lub usług, błędna kwota sprzedaży netto czy pomylenie wartości netto i brutto, konieczne jest wystawienie faktury korygującej. Korekta powinna zawierać wszystkie poprawne dane oraz odniesienie do pierwotnego dokumentu – numer faktury, datę wystawienia i przyczynę korekty.
Jeśli błąd jest drobny, np. literówka w nazwie firmy, można zastosować notę korygującą, którą wystawia nabywca. Natomiast jeśli podatnik zwolniony omyłkowo naliczył kwoty podatku VAT, sytuacja jest bardziej skomplikowana – w takim przypadku konieczne może być skorygowanie faktury i zgłoszenie tego do urzędu skarbowego, aby uniknąć potencjalnych (a nawet dość prawdopodobnych) nieprzyjemności.
Faktura bez VAT – podsumowanie
Faktura bez VAT różni się od faktury VAT głównie tym, że nie zawiera stawki i kwoty podatku. Mimo to nadal jest pełnoprawnym dokumentem księgowym, który musi spełniać określone wymagania formalne. Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego mają obowiązek wystawiania takich faktur w określonych przypadkach – zwłaszcza gdy kontrahent o to poprosi.
Podstawowe zasady dotyczące faktur bez VAT obejmują prawidłowe oznaczenie stron transakcji, właściwe ujęcie wartości brutto oraz – jeśli jest to wymagane – podanie podstawy prawnej zwolnienia. Błędy, takie jak pomylenie wartości netto i brutto czy błędne oznaczenie nabywcy, mogą prowadzić do konieczności korekty faktury. Od 2025 roku obowiązkowe jest również wystawianie takich dokumentów w KSeF, co zmienia sposób ich ewidencjonowania.
Mimo że zwolnienie z VAT pozwala uniknąć wielu obowiązków podatkowych, nie zwalnia przedsiębiorcy z prowadzenia odpowiedniej dokumentacji. Faktura bez VAT nadal jest dowodem sprzedaży i musi być zgodna z przepisami.
