Ewidencja księgowa dotyczy każdego przedsiębiorcy. Po co się ją prowadzi? Jakie są rodzaje ewidencji księgowej i który z nich należy wybrać w zależności od rodzaju prowadzonej działalności?
Spis treści
Na czym polega ewidencja księgowa? Po co prowadzić księgowość?
Firma na co dzień zawiera różne transakcje gospodarcze. W zależności od profilu danego przedsiębiorstwa może być to np. zakup materiałów budowlanych, sprzedaż usług itp. Oprócz tego trzeba także ponieść stałe koszty jak np. pensje pracownicze, opłaty za media czy wywiązywanie się z obowiązku składkowego względem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Takie operacje powodują przepływ gotówki i powstawanie przychodów lub kosztów. A ponieważ od zmian w zakresie przychodów i kosztów zależy wysokość:
- podatku dochodowego,
- podatku VAT,
- zysku netto,
konieczne jest, by prowadzona była rzetelna ewidencja księgowa w tym zakresie.
| Ewidencja księgowa to rejestr, który zawiera informacje na temat operacji gospodarczych zrealizowanych przez firmę w danym okresie czasu. Prowadzenie ewidencji księgowych jest wymagane przez przepisy prawne. |
Rodzaje ewidencji księgowych
Zgodnie z polskimi przepisami dopuszczalne są różne rodzaje ewidencji księgowej w przedsiębiorstwie. Rodzaje ewidencji księgowej to:
- pełne księgi rachunkowe,
- KPiR, czyli Księga Przychodów i Rozchodów,
- ewidencja ryczałtowa,
- karta podatkowa.
Pełne księgi rachunkowe
Pełna księgowość to najbardziej rozbudowana forma ewidencji księgowej. Właściwie nie sposób prowadzić pełne księgi rachunkowe przedsiębiorstwa bez odpowiedniej wiedzy księgowej oraz podatkowej.
Aby rozpocząć prowadzenie ewidencji księgowej w formie pełnych ksiąg rachunkowych, konieczne jest opracowanie polityki rachunkowości oraz ZPK – Zakładowego Planu Kont. To właśnie na nich będą zapisywane operacje gospodarcze. Oto przykładowe konta:
- amortyzacja,
- należności od odbiorców,
- zobowiązania wobec dostawców,
- środki pieniężne w kasie i na rachunku bankowym,
- środki trwałe,
- usługi obce,
- koszty/przychody finansowe,
oraz wiele innych.
Dzięki zapisom na kontach możliwe jest sporządzenie sprawozdania finansowego, na które składają się m.in.:
- bilans – zestawienie aktywów i pasywów – składników majątku oraz źródeł finansowania,
- rachunek wyników – informacje na temat wysokości i struktury przychodów oraz kosztów,
- rachunek przepływów pieniężnych – dokument przedstawiający, w jakich obszarach następują przepływy gotówki (segment: operacyjny, finansowy, inwestycyjny).
| Warto wiedzieć!
Kwestia tego, kto musi prowadzić ewidencję w postaci pełnych ksiąg, została opisana w ustawie o rachunkowości. Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest obowiązkowe dla spółek:
Podmioty te muszą BEZWZGLĘDNIE stosować pełne księgi rachunkowe. A co w przypadku np. przedsiębiorców, którzy prowadzą biznes w postaci jednoosobowej działalności gospodarczej czy spółki cywilnej, jawnej itp.? Decydujące jest tu kryterium w postaci wysokości przychodów za poprzedni rok rozliczeniowy. Jeśli w przekroczyły one 2 miliony euro (w przeliczeniu na PLN, według kursu NBP z pierwszego dnia roboczego października), mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. W pozostałych przypadkach pełna księgowość jest dobrowolna. |
KPiR, czyli podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów
Księga przychodów i Rozchodów KPiR to ewidencja księgowa przeznaczona dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów dotyczy osób, których roczne przychody nie przekroczyły wspomnianej już równowartości 2 mln euro. Prowadzenie ewidencji KPiR jest znacznie prostszym zadaniem w porównaniu z pełnymi księgami.
Ewidencja KPiR nie jest szczególnie skomplikowana. Ta uproszczona forma księgowości składa się ona wprawdzie z kilkunastu tabel, ale są one opisane w intuicyjny sposób – oto niektóre poród nich:
- opis zdarzenia gospodarczego,
- zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu,
- wynagrodzenia w gotówce i naturze.
Ewidencja przychodów w ryczałcie
Ewidencja ryczałtowa również jest stosunkowo prosta. Jest przeznaczona dla podatników, którzy rozliczają się ryczałtem. W ramach ryczałtu ewidencjonowanego nie ujmuje się – poza pewnymi wyjątkami – kosztów działalności.
W praktyce ewidencję przychodów można prowadzić np. z użyciem arkusza kalkulacyjnego Excel – nie musi być to dedykowany program księgowy, ponieważ same wyliczenia są nieskomplikowane. Oprócz wartości przychodów oraz danych formalnych (nazwa kontrahenta, numer dowodu księgowego) konieczne jest zamieszczenie stawki podatku – jak wiadomo, wobec ryczałtowców stosuje się różne stawki podatkowe.
Nietypowa forma księgowości – karta podatkowa
Nieprzypadkowo zostawiliśmy sobie kartę podatkową na sam koniec. Trudno ją bowiem nazwać ewidencją księgową w pełnym tego słowa znaczeniu. Karta podatkowa to dość archaiczne rozwiązanie przeznaczone dla drobnych przedsiębiorców (max. zatrudnienie to 5 pracowników) zajmujących się np. usługami zegarmistrzowskimi czy pracą szewca.
Trudno stwierdzić, że karta podatkowa to ewidencja księgowa z prawdziwego zdarzenia. W przypadku karty wysokość podatku nie zależy od poziomu przychodów i kosztów, ale takich czynników jak:
- liczba mieszkańców w miejscowości, w której firma ma swoją siedzibę,
- branża,
- wielkość zatrudnienia.
Pozostałe ewidencje w działalności biznesowej
Wyżej opisaliśmy podstawowe rodzaje ewidencji księgowej. Dzięki nim można w zbiorczy sposób przedstawić przychody i koszty, a tym samym – obliczyć wysokość podatku oraz zysku netto firmy. To wciąż nie wszystko, jeśli chodzi o ewidencję.
Oprócz tego przedsiębiorcy muszą bowiem prowadzić takie rejestry jak np. ewidencja środków trwałych. Nie będziemy tu zagłębiać się w szczegóły dotyczące aktywów trwałych; warto jedynie wiedzieć, że środkiem trwałym jest m.in. taki element majątku, którego wartość przekracza równowartość 10 tys. PLN.
Ewidencja księgowa bywa traktowana przez przedsiębiorców jak żmudny obowiązek, który trzeba wypełnić, a następnie – zapomnieć o nim. Tymczasem, dane z tych ewidencji można wykorzystać np. w celu analizy finansowej przedsiębiorstwa. Da się dzięki nim ocenić, jakiego rodzaju produkty sprzedaje się w danym przedsiębiorstwie itp. Informacje te mogą okazać się cenną pomocą w codziennym kierowaniu biznesem.
