Faktura zaliczkowa a końcowa. Czym się różnią?

Nie wiesz, co to jest faktura zaliczkowa, a co to faktura końcowa? Postaramy się rozwiać twoje wątpliwości. Przeczytaj nasz artykuł i poznaj wszystkie najważniejsze informacje.

W polskim prawie spotykamy się z wieloma różnymi dokumentami fiskalnymi. Mamy na przykład fakturę proforma, a także faktury końcowe i zaliczkowe. Zwłaszcza te ostatnie wzbudzają wiele wątpliwości. Czym różni się faktura zaliczkowa od końcowej?

Co to jest faktura zaliczkowa?

Jest to dopuszczony do obiegu w polskim porządku prawnym dokument. Jego celem jest właściwe rozliczenie zaliczek za konkretne produkty lub usługi, które dopiero będą wykonane. Taki druk można wystawić na przykład wtedy, gdy spedytor pobiera pieniądze za kurs do klienta, który dopiero się odbędzie.

Dokumentacja tego typu zwykle bywa popularna przy towarach lub usługach o wysokiej wartości. Wystawia się ją, gdy mogły zachodzić przesłanki, że strona kupująca lub zamawiająca nie będzie mogła wywiązać się ze swoich zobowiązań finansowych.

Z biegiem czasu faktura zaliczkowa stała się coraz bardziej popularna na przykład w świecie programistów czy copywriterów. Chcą oni w ten sposób chronić siebie oraz swoją pracę przed brakiem uiszczenia zapłaty w terminie.

Po stronie ciekawostek warto dodać, że partner w biznesie nie musi wpłacić pełnej kwoty wartości zamówienia. Jeśli strony umówią się na 50% płatności, to po wywiązaniu się usługodawcy ze swojej części, będzie konieczne wystawienie faktury zamykającej transakcję.

Po stronie ciekawostek można natomiast wskazać na sytuację, kiedy firmy wystawiają dwie (lub więcej) faktury zaliczkowe. Takie działanie jest dopuszczalne w myśl Ustawy o podatku VAT. Jeśli suma kosztów uzyskana z takich dokumentów wynosi sto procent oczekiwanej kwoty, nie zachodzi obowiązek wystawienia faktury końcowej.

Czy wiesz, że…

Mała Księgowość to program księgowy świetny zarówno dla biur rachunkowych, obsługujących małe i średnie firmy, jak i osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą?

Jakie dane trzeba zawrzeć na fakturze zaliczkowej i końcowej?

Różnic nie ma zbyt wiele, co definiuje Ustawa o VAT. Oba dokumenty muszą zawierać:

  • datę wystawienia dokumentu,
  • niepowtarzalny identyfikator,
  • nazwy podatników, a więc sprzedającego i kupującego,
  • oznaczenia podatników (np. NIP).

Dokumenty tego typu muszą być też opatrzone datą realizacji zamówienia lub wykonania usługi. Jest tak tylko w sytuacji, gdy nie jest to ta sama data, co ta, która widnieje na fakturze. Dokument wieńczy oczywiście informacje o kwocie zapłaty oraz wysokości podatku, a także nazwa towaru i jego liczba.

Warto odnotować, że w kilku sytuacjach nie można wystawić faktury zaliczkowej. Można tu wskazać na przykład na poczet usług telekomunikacyjnych, usług związanych z uzdatnieniem wody czy usług obsługi biurowej, czy leasingu. Pełna lista dostępna jest w załącznikach do Ustawy o VAT.

Co trzeba wiedzieć o fakturze końcowej?

Warto rozpocząć od tego, że musimy wystawić ją tylko wtedy, gdy faktura zaliczkowa nie obejmowała 100% oczekiwanej przez sprzedającego kwoty. Jeśli tak właśnie było, to faktura końcowa nie jest wystawiana na łączną kwotę, ale tylko na tę część, której jeszcze nie zapłaciliśmy.

Ustawodawca w podobny sposób podszedł do kwestii należnego mu podatku. Jego kwotę należy odpowiednio pomniejszona. Chodzi o to, by nie okazało się, że faktura końcowa oblicza sto procent opodatkowania od całej sumy, na jaką były wystawione oba te dokumenty.

W polskim porządku prawnym dominuje wykładnia, jakoby faktura końcowa powinna była zawierać identyfikator pierwszej faktury zaliczkowej. Na pewno jest to duże ułatwienie i działanie, które może pomóc zapanować nad dokumentacją w firmie.

Program Mała Księgowość

Program Mała Księgowość ma wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia księgowości małej lub średniej firmy. Możesz skorzystać z niego niezależnie od wybranej formy opodatkowania. Wystawisz dzięki niemu faktury, zapłacisz podatek dochodowy i VAT, będziesz mógł zarządzać listą płac, kontrolować zobowiązania, amortyzować środki trwałe i korzystać z wielu, wielu innych funkcjonalności, których pełną listę znajdziesz na mk.rp.pl.

Mała Księgowość Rzeczpospolitej

Czytaj również

Najchętniej czytane

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Kod zawodu ZUS pracownika biurowego

Pracownik biurowy pełni kluczową rolę w funkcjonowaniu firmy. Główny kod tego zawodu to 41: „Sekretarki, operatorzy urządzeń biurowych i pokrewni”.  Czym się zajmuje pracownik biurowy? Do...

Kod zawodu ZUS sprzedawcy

Kod zawodu sprzedawcy zależy od branży, w której pracuje oraz zakresu jego obowiązków. Główny kod to 52, który oznacza „Sprzedawcy i pokrewni”. Sprzedawca – kod...

Kod zawodu ZUS robotnika gospodarczego i czym się zajmuje

Zadaniem robotnika gospodarczego jest m.in. utrzymanie porządku w budynkach i na terenie posesji. Jaki jest jego kod zawodu? Do obowiązków robotnika gospodarczego należy utrzymywanie czystości,...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!