Firmy mogą być kontrolowane przez m.in. urząd skarbowy, ZUS, Państwową Inspekcję Pracy, Inspekcję Handlową czy Sanepid–Państwową Inspekcję Sanitarną. Niektórzy przedsiębiorcy mogą się spodziewać kontroli z urzędów pracy. Wśród nich są korzystający z dotacji w ramach tarczy antykryzysowej. Jak wygląda kontrola z urzędu pracy? Na co się przygotować?
Spis treści
Jak wygląda kontrola z urzędu pracy?
Kontrola może mieć formę kontroli wstępnej, bieżącej (czy podczas realizacji projektu nie doszło do naruszenia przepisów), interwencyjnej (np. po uzyskaniu przez urząd informacji o nieprawidłowościach) oraz następczej (np. po kontroli wstępnej).
W przypadku kontroli prawidłowości wydatkowania pieniędzy z tarczy antykryzysowej pierwszy etap polega na wstępnej weryfikacji dokumentacji złożonej przez pracodawcę w urzędzie pracy. Drugi etap to ocena m.in. czy doszło do deklarowanego spadku obrotów, czy pracownicy objęci wnioskiem nadal pracują, czy w firmie wprowadzono przestój lub obniżono wymiar czasu pracy.
Urząd zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrola odbywa się zasadniczo w czasie pracy firmy, a kontrolujący powinni przedstawić upoważnienie oraz legitymację służbową.
Czynności urzędników powinny przebiegać w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowanie przedsiębiorcy. Ustalenia kontroli zamieszczane są w protokole kontroli.
Przedsiębiorca prowadzi i przechowuje w siedzibie firmy książkę kontroli (w formie papierowej lub elektronicznej) oraz upoważnienie i protokoły kontroli.
Zakres kontroli nie może wykraczać poza zakres wskazany w upoważnieniu. Przedsiębiorca może się zgodzić, aby poszczególne czynności kontrolne były przeprowadzane w urzędzie pracy. Czynności mogą być również prowadzone w miejscu przechowywania dokumentacji innym niż siedziba firmy.
Zawsze trzeba pamiętać, że pracownicy kontrolowanego przedsiębiorstwa lub inne podmiotu powinni współpracować z urzędnikami przeprowadzającymi kontrolę.
Przed rozpoczęciem kontroli warto skontaktować się z urzędem pracy i zapytać o zakres dokumentów, które trzeba przygotować do okazania lub wydania do sprawdzenia.
Prawa przedsiębiorców podczas kontroli
Prawa przedsiębiorców, którzy podlegają kontroli, zawarte zostały w Ustawie z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (art. 45–65), m.in.:
- kontrola musi być zapowiedziana przynajmniej 7 dni wcześniej i wszczęta nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli;
- w większości przypadków nie można równocześnie prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy;
- czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:
- mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
- małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
- średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
- pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.
- przedłużenia czasu kontroli możliwe jest tylko z przyczyn niezależnych od kontrolującego urzędu i wymaga uzasadnienia na piśmie;
- przedsiębiorca ma prawo być obecnym podczas kontroli lub upoważnić do tego inną osobę;
- właściciel firmy może wnieść sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania przez organ kontrolny czynności, które jego zdaniem naruszają Prawo przedsiębiorców, ma na to 3 dni od wszczęcia kontroli, sprzeciw musi uzasadnić, a urząd ma 3 dni na jego rozpatrzenie i odstąpienie od czynności kontrolnych lub ich kontynuowanie;
- przedsiębiorca ma prawo zapoznać się z protokołem kontroli i ewentualnie zgłosić zastrzeżenia do treści protokołu.
Kto może być kontrolowany?
Kontrola z powiatowego lub wojewódzkiego urzędu pracy możliwa jest w firmach i innych podmiotach (np. stowarzyszeniach, fundacjach), które są beneficjentami Funduszu Pracy, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz PFRON. Kontrolerzy sprawdzą prawidłowość realizacji umów zawartych z urzędem.
To nie wszystko. Wojewódzkie urzędy pracy sprawdzają wykorzystanie dotacji otrzymanych przez firmy w ramach tarczy antykryzysowej z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Powiatowe urzędy pracy kontrolują natomiast wydatkowanie środków przekazanych przez starostów. Publiczne pieniądze były przeznaczona na dofinansowanie wynagrodzeń dla pracowników.
Kontrola dotyczy właściwego wykorzystania wypłaconych środków oraz prawidłowego udokumentowania i możliwa jest w ciągu trzech lat od dnia upływu terminu do złożenia przez przedsiębiorcę rozliczenia i potwierdzającej go dokumentacji – większość z nich zakończy się w 2023 roku i pierwszej połowie 2024 roku.
Kontrola z urzędu pracy już się odbyła. Co dalej?
Kontrola kończy się sporządzeniem protokołu, w którym ujęte są ustalenia. Kontrolowany może złożyć do nich zastrzeżenia.
Po zakończeniu kontroli przedsiębiorca może wystąpić o odszkodowanie jeżeli poniósł szkodę na skutek wykonania czynności kontrolnych z naruszeniem prawa.
Jeżeli kontrolerzy stwierdzili podczas kontroli, że z powodu działalności przedsiębiorcy może m.in. powstać zagrożenie dla życia lub zdrowia, szkody majątkowe w znacznych rozmiarach lub bezpośrednie zagrożenia dla środowiska, wójt, burmistrz lub prezydent miasta niezwłocznie powiadamiają właściwe organy (np. prokuraturę).
Jakie sankcje mogą spotkać przedsiębiorcę?
Przedsiębiorca korzystający z tarczy antykryzysowej, u którego kontrola wykazała nieprawidłowości, może być zobowiązany do zwrotu dofinansowania lub jednego z otrzymanych dofinansowań (jeżeli otrzymał wsparcie ze środków starosty i FGŚP).
Możliwa jest również sytuacja, w której przedsiębiorca nie zechce poddać się kontroli. W konsekwencji będzie musiał zwrócić całość otrzymanego dofinansowania oraz zapłacić odsetki w wysokości jak dla zaległości podatkowych. Odsetki naliczone zostaną od dnia przekazania dofinansowania przez urząd.
Przepisy przewidują też nałożenie grzywny (mandatu karnego) lub wymierzenie administracyjnej kary pieniężnej za niewykonanie zaleceń pokontrolnych.
