Błąd na fakturze może zdarzyć się każdemu. Co zrobić, gdy taka sytuacja dotknie akurat nas? Jak poprawić błędną fakturę?
Na początek ważna informacja. Jeśli podczas wysyłania faktury popełnisz błąd, nie możesz poprosić kontrahenta, by zniszczył dokument już mu wystawiony i podmienić go na ten właściwy. Faktura musi być poprawiona tzw. fakturą korygującą. Może być wystawiona w każdym momencie, gdy trzeba poprawić fakturę, która już została wystawiona.
Błąd na fakturze a korekta
Jak więc widać, żeby można było wystawić fakturę korygującą, pierwotna faktura musi być już wystawiona i mieć błąd. Może to być błąd w cenie, stawce lub kwocie podatku, błąd wynikający z naliczenia niewłaściwego rabatu lub też nabywca zwrócił towar albo z wielu innych powodów, które sprawiają, że dany dokument nie jest prawidłowy.
CZYTAJ TAKŻE: Brak terminu płatności na fakturze
Co istotne, faktura korygująca może być wystawiona wyłącznie przez ten podmiot, który sporządził fakturę pierwotną.
Prawidłowa faktura korygująca
Żeby faktura korygująca była poprawna, trzeba ją odpowiednio opisać. Przede wszystkim musi mieć dopisek „faktura korygująca” albo „korekta”. Faktury korygujące muszą mieć też kolejny numer, a także datę wystawienia faktury i dokładne ustalenie wystawcy faktury i nabywcy wraz z numerami NIP.
Faktura korygująca musi mieć też dokładną datę dostawy towarów, otrzymania zapłaty, nazwę towaru, który jest objęty korektą, ale co istotne dokładny opis przyczyny korekty. W innym przypadku jest to źle wystawiona faktura korygująca.
CZYTAJ TAKŻE: Faktura korygująca
Jak poprawiać błędy na fakturze?
Przede wszystkim każdy błąd na fakturze trzeba poprawić. Anulowanie źle wystawionej faktury, możliwe jest tylko wtedy gdy nie doszło w ogóle do transakcji, a klient faktury nie dostał w ogóle. Faktura już wystawiona i dostarczona może być poprawiona tylko poprzez fakturę korygującą.
Faktura korygująca może zmieniać dane formalne (takie jak np. adres, czy numer NIP). Taka zmiana nie wpływa na kwotę faktury. Po wystawieniu trzeba ją przypiąć do oryginalnej faktury. Nie trzeba jej księgować osobno. Gdy trzeba poprawić pozycje liczbowe faktury, wtedy mamy do czynienia z fakturą korygująca pozycje faktury. W takiej sytuacji należy zaksięgować osobny dokument.
Tę korektę należy już zaksięgować jako osobny dokument. Faktura korygująca, która dotyczy zmian w kwotach na fakturze, wymaga zwykle sporządzenia również korekty rozliczeń podatkowych.
I tu ważna uwaga. W przypadku wystawienia takiej faktury, z korektą powodującą zmiany kwot na fakturze, trzeba mieć dokumenty, które potwierdzają uzgodnienia z nabywcą towaru lub usługi, w taki sposób by dało się udowodnić, że są przesłanki do zmiany np. podatku VAT. Takie sytuacje mogą wystąpić np. w sytuacji, gdy dochodzi do eksportu towarów i świadczenia usług.
Nota korygująca
Źle wystawioną fakturę można poprawić również notą korygującą. Notę korygującą wystawia druga strona, czyli klient, odbiorca faktury. Przy pomocy noty korygującej poprawiamy najczęściej tylko błędy formalne. Notę księgową musi zaakceptować wystawca faktury.
CZYTAJ TAKŻE: Duplikat faktury – kiedy trzeba go wystawić?
Duplikat faktury
W przypadku gdy fakturę zgubiłeś, nie wystawia się korekty, a duplikat faktury VAT. Chęć otrzymania duplikatu faktury można zgłosić nawet w formie ustnej.
Czym są tzw. puste faktury?
Puste faktury to dokumenty potwierdzające transakcję, do której faktycznie nie doszło. Wystawia się je np. po to, by wyłudzić zwrot VAT albo zwiększyć koszty uzyskania przychodu w celu zapłaty niższego podatku.
