Zagubiona faktura może przyprawić każdego przedsiębiorcę o dreszcz niepewności. Czy wiesz, co zrobić, gdy dokument kluczowy dla odliczenia podatku gubi się w gąszczu biurowych papierów? Odpowiedź jest prostsza, niż można się spodziewać. Przeczytaj nasz artykuł i sprawdź, jak zareagować. Jak ją zaksięgować? Co z podatkami?
Spis treści
Zagubiona faktura a duplikat faktury
Kwestie zagubionych lub zniszczonych faktur i ich duplikatów reguluje art. 106l ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z przepisami konieczne jest wystawienie duplikatu faktury przez podatnika lub upoważnioną przez niego osobę trzecią:
- na wniosek nabywcy – zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika;
- zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy.
Z kolei nabywca wystawia ponownie fakturę na wniosek podatnika (zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy) lub zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu podatnika. Należy pamiętać, że tak wystawiona faktura traktowana jest na równi z fakturą pierwotną.
Jak zaksięgować zagubioną fakturę?
Oryginał faktury dokumentującej transakcję może ulec zniszczeniu lub zaginąć. Co zrobić w takiej sytuacji? Jak rozliczyć koszty w książce przychodów i rozchodów i rejestrze VAT?
Jeśli zagubiona faktura odnajdzie się w tym samym miesiącu, w którym zaginęła, należy zaksięgować ją z datą wystawienia. Jeśli odnalazła się w kolejnym miesiącu, zazwyczaj księguje się ją na pierwszy dzień tego miesiąca. Musi być to jednak okres w tym samym roku podatkowym. Jeśli faktura znajdzie się w kolejnym roku podatkowym, fakturę należy zaksięgować w grudniu.
Jeżeli zagubiona faktura dotyczyła zakupu towarów lub materiałów, należy dokonać zapisu w KPiR na podstawie szczegółowego opisu rzeczy, natychmiast po ich otrzymaniu.
Zagubiona faktura, a podatek dochodowy
Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, uważa się dzień wystawienia faktury lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (art. 22 ust. 6b).
Jeżeli zaksięgowanie faktury nie jest możliwe przed zakończeniem danego okresu rozliczeniowego (bo dokument zaginął) podatnik powinien zrobić to w kolejnym okresie.
Jak już wspominaliśmy, dobrą praktyką jest księgowanie zgubionej faktury jako pierwszej, czyli w pierwszym dniu kolejnego miesiąca.
Zagubiona faktura – co z podatkiem VAT?
Przedsiębiorcy mogą odliczyć podatek VAT za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy lub w kolejnych okresach rozliczeniowych. Należy dopilnować, aby termin odliczenia podatku nie był wcześniejszy niż rozliczenie przypadające za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.
Zagubioną fakturę można ująć w rejestrze zakupów VAT w dacie otrzymania faktury lub w dwóch kolejnych kwartałach. Należy pamiętać też o ułatwieniu zwanym SLIM VAT 2 – przedsiębiorca ma prawo odliczyć podatek później, na zasadzie korekty. Taka korekta może być dokonana w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego.
Kluczowym momentem jest data faktycznego otrzymania faktury przez podatnika będącego nabywcą. Jeśli faktura została zagubiona, podatnik musi wziąć pod uwagę ten moment, aby określić odpowiedni okres rozliczeniowy.
Załóżmy, że przedsiębiorcy nie udało się odliczyć podatku VAT w przewidzianym okresie. Może to zrobić później na podstawie sporządzonej korekty wysłanego pliku JPK_V7. Ma na to 5 lat, licząc od początku roku, w którym miał prawo obniżyć kwotę podatku należnego.
Jeżeli podatnik rozlicza się za pomocą metody kasowej, może odliczyć VAT naliczony w rozliczeniu za okres, w którym dokonano zapłaty za towar lub usługę, lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych (najwcześniej w dniu otrzymania faktury).
Zagubiona faktura – KSeF
Na zakończenie warto przypomnieć, że wkrótce przedsiębiorcy nie będą musieli przejmować się zagubioną lub zniszczoną fakturą. Wszystko za sprawą Krajowego Systemu e–Faktur.
KSeF zacznie obowiązywać prawdopodobnie od połowy 2025 roku. Na razie jest to rozwiązanie fakultatywne. Kiedy stanie się obowiązkowy, tradycyjne faktury papierowe i elektroniczne zostaną zastąpione fakturami ustrukturyzowanymi. Wszystkie wystawione faktury będą przechowywane w systemie, to KSeF przejmie obowiązek przechowywania i archiwizacji tych dokumentów. Faktura nie może zatem zaginąć, bo zawsze będzie dostępna w systemie.
