Czym jest podatek naliczony? Podatek należny a naliczony VAT

Prowadzenie biznesu to nie tylko pozyskiwanie kontrahentów czy rekrutacja pracowników, ale także podatki. Tak, te ostatnie są nieodłącznym elementem związanym z funkcjonowaniem firmy. Jednym z nich jest VAT, czyli podatek od towarów i usług (czasem określa się go również jako podatek od wartości dodanej – Value Added Tax – choć taką nazwę stosuje się raczej rozliczeniach międzynarodowych/zagranicznych).

W ramach VAT wyróżnia się podatek naliczony oraz należny. Każdy, kto rozlicza VAT w swojej firmie, powinien orientować się, na czym polega różnica między nimi (nawet, jeśli prowadzeniem ewidencji rachunkowej zajmuje się jego księgowy). Zastanówmy się zatem, czym jest podatek naliczony.

Podatek naliczony jako element rozliczeń vatowskich

Bycie aktywnym (czynnym) podatnikiem podatku VAT oznacza z punktu widzenia przedsiębiorcy większe możliwości rozwoju. Co więcej, w niektórych przypadkach jest to wręcz warunek konieczny, jeśli chodzi o nawiązanie współpracy biznesowej. Taki stan rzeczy wynika z bardzo prostej przyczyny: kontrahenci mogą wówczas zoptymalizować własne rozliczenia vatowskie (o tym więcej dowiesz się za chwilę).

Przedmiotem opodatkowania w świetle są rodzaje transakcji, które przedstawiliśmy poniżej:

  • odpłatna dostawa towarów,
  • odpłatne świadczenie usług,
  • eksport oraz import towarów na terytorium kraju,
  • transakcje w obrębie państw członkowskich Unii Europejskiej, tzn. wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju.

W ramach podatku od towarów i usług wyróżnia się VAT należny oraz VAT naliczony.

Niezależnie od tego, czy status czynnego podatnika VAT jest wynikiem dobrowolnej decyzji przedsiębiorcy, czy też nie ma on po prostu możliwości zastosowania zwolnienia, musi on zrozumieć, jaka jest różnica między podatkiem należnym i naliczonym, ponieważ wpływa  to na rozliczenia.

Podatek należny VAT

Podatek należny VAT jest wartością pokazującą poziom zobowiązań wobec państwa. Oznacza to, że podatnik musi przekazać kwotę podatku należnego VAT na konto urzędu skarbowego. Nalicza się ją od wartości transakcji sprzedaży towarów i usług.

Podczas wystawiania faktury sprzedażowej przedsiębiorca, który jest podatnikiem VAT, zamieszcza na tym dokumencie kwoty:

i  to właśnie ten ostatni jest niczym innym jak podatkiem należnym VAT.

Wystawiając wiele faktur w ciągu danego okresu rozliczeniowego (może być to miesiąc lub kwartał, w zależności od sposobu rozliczeń, jaki zostanie wybrany przez danego przedsiębiorcę), „narażamy się” na wysokie zobowiązania podatkowe wobec urzędu skarbowego.

Problem staje się szczególnie palący w sytuacji, gdy mamy wysokie terminy płatności, ponieważ – w pewnym uproszczeniu – może dojść do sytuacji, w której podatek należny VAT za dany miesiąc trzeba zapłacić, natomiast przelewy od kontrahentów jeszcze nie nadeszły.

Czy istnieje skuteczny sposób na optymalizację, tzn. zmniejszenie poziomu zobowiązań wobec fiskusa? Tak, jak najbardziej. Co więcej, jest to sposób zgodny z przepisami, ponieważ prawo podatkowe umożliwia odliczenie podatku naliczonego od podatku należnego, dzięki czemu możliwe staje się zmniejszenie tego ostatniego.

Podatek naliczony VAT

Naliczony podatek VAT dotyczy takich transakcji gospodarczych, w których dany przedsiębiorca występuje jako nabywca towarów lub usług. Wydaje się to naturalne, ponieważ oprócz sprzedaży własnych produktów (co – jak już wiemy – generuje VAT należny) przedsiębiorcy na co dzień nabywają różne towary i usługi, w tym na przykład wynajmują lokale, kupują prefabrykaty, korzystają z energii elektrycznej leasingu czy usług księgowych w ramach outsourcingu.

Do kwot netto z tego tytułu doliczana jest wartość podatku VAT – to właśnie kwota podatku naliczonego. Jego wartość można odliczyć od podatku należnego, zmniejszając tym samym kwotę, jaka ostatecznie zostanie przekazana na konto urzędu skarbowego.

Warto wiedzieć – co jest podstawą do odliczenia podatku naliczonego VAT?

Aby można było dokonać odliczenia podatku naliczonego VAT, konieczne jest posiadanie odpowiednich, poprawnie wystawionych dokumentów. Mogą być to na przykład:

  • faktury VAT potwierdzające zakup (nabycie) towarów, materiałów lub usług,
  • dokument celny,
  • deklaracja importowa,
  • dokument, który potwierdza wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru,
  • dokument potwierdzający nabycie produktów rolnych.

 

Rzecz jasna, prawo do odliczenia VAT jest dostępna tylko w przypadku aktywnych podatników VAT. Podmioty zwolnione z podatku VAT nie mogą skorzystać z tego rozwiązania.

Warto wiedzieć – kiedy można odliczyć podatek VAT naliczony?

Posiadanie odpowiedniego dokumentu nie oznacza jeszcze, że można odliczyć podatek VAT naliczony z tego tytułu. Ponadto koszt ten musi być bezpośrednio związany z prowadzeniem danej działalności gospodarczej.

Przykładowo, niemożliwe jest wrzucenie przez przedsiębiorcę w koszty (zarówno z punktu widzenia podatku dochodowego, jak i VAT) faktur za zakup mebli do domu.

Co zrobić, gdy podatek naliczony jest wyższy od należnego?

Co należy zrobić w sytuacji, gdy podatek naliczony VAT jest w danym okresie rozliczeniowym wyższy od należnego? Takie sytuacje również mogą się zdarzyć. Przepisy przewidują, jaka jest ścieżka postępowania w danej sytuacji. Otóż można wybrać z jednego z następujących wariantów:

  • wystąpić o zwrot nadwyżki podatku VAT naliczonego na firmowe konto bankowe. Standardowy termin na zwrot podatku przez urząd skarbowy to 60 dni,
  • wystąpić do urzędu skarbowego z prośbą o przeniesienie nadwyżki podatku naliczonego na kolejny okres rozliczeniowy.

Odliczanie podatku naliczonego to legalny sposób na optymalizację zobowiązań przedsiębiorcy z tytułu podatku. Rzecz jasna, trzeba mieć na uwadze, że urząd skarbowy podczas kontroli podatkowej rzetelnie sprawdza, czy podatnik dokonał prawidłowych rozliczeń w tym zakresie.

Emil Zelma
Emil Zelma
Ekonomista, wykładowca, autor wielu artykułów, znający w teorii i w praktyce zasady działalności przedsiębiorstw. Do jego zainteresowań należy szeroko pojęty biznes, w tym szczególnie obszary związane z zarządzaniem finansami firmy oraz księgowością.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...

Jak użyć certyfikatu kwalifikowanego? Instrukcja krok po kroku składania podpisu lub pieczęci elektronicznej w aplikacji SecureDoc

Używanie certyfikatu kwalifikowanego podpisu lub pieczęci za pierwszym razem jest dość skomplikowanym procesem. W poniższym artykule przedstawiamy szczegółową instrukcję używania certyfikatu kwalifikowanego, która znacznie...

Najniższa krajowa 2025 – ile wyniesie płaca minimalna brutto i netto w przyszłym roku?

Ile pracodawcy będą musieli zapłacić w 2025 r. osobom zatrudnionym na umowę o pracę? Czy najniższa krajowa nadal będzie podwyższana dwa razy w ciągu...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!