Prezes zarządu jest kluczową postacią, odpowiedzialną za efektywne zarządzanie i osiąganie celów spółki, w tym reprezentowanie spółki na zewnątrz oraz prowadzenie jej spraw.
Prezes zarządu w spółkach kapitałowych to przede wszystkim członek organu zarządzającego, którego pozycja jest zbliżona do statusu osoby o szczególnym autorytecie, tzw. primus inter pares. Rola prezesa zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) i spółce akcyjnej (S.A.) jest podobna, ale różni się nieco ze względu na różnice w strukturze i zasadach funkcjonowania obu spółek.
Spis treści
Reprezentowanie spółki
Przez pojęcie reprezentowania spółki rozumieć należy zarówno prawo, jak i obowiązek do szeroko rozumianego ujawniania stanowiska spółki na zewnątrz w relacjach z podmiotami trzecimi. Reprezentowanie spółki obejmuje swym zakresem przede wszystkim składanie i przyjmowanie w jej imieniu oświadczeń woli w stosunkach cywilnoprawnych, np. zawieranie umów handlowych, jak również występowanie w imieniu spółki we wszelkich stosunkach z zakresu prawa cywilnego, administracyjnego, pracy, np. występowanie przed sądami, organami administracji publicznej (państwowymi, samorządowymi, karnoskarbowymi).
Prowadzenie spraw spółki
Przez prowadzenie spraw spółki rozumieć należy podejmowane działania w sferze wewnętrznej spółki. Co do zasady uprawnienie to polega na kierowaniu i organizowaniu bieżącej działalności spółki i zarządzaniu jej majątkiem. Do prowadzenia spraw spółki zaliczyć można opracowywanie strategii rozwoju, podejmowanie decyzji i uchwał, wydawanie opinii. W głównej mierze działania te obejmują podejmowanie czynności o charakterze faktycznym.
Jednocześnie prowadzenie spraw spółki daje możliwość zapoznawania się z całością dokumentacji wewnętrznej spółki, tj. zarówno z dokumentacją księgową, organizacyjną, jak również handlową (umowy, zamówienia, oferty, kalkulacje składników cenotwórczych, etc.), oraz prawną (pozwy, pisma procesowe, regulaminy wewnętrzne, umowy o pracę itp.).
Zakres obowiązków prezesa
Warto zaznaczyć, że konkretny zakres obowiązków prezesa zarządu może się różnić w zależności od wielkości, struktury i branży, w której działa spółka. Dodatkowo inni członkowie zarządu mogą wspierać prezesa w różnych obszarach zarządzania.
Wobec spółki, zarówno prezes, jak i pozostali członkowie zarządu (zarówno w sp. z o.o., jak i w S.A.) podlegają ograniczeniom ustanowionym w Kodeksie spółek handlowych (KSH), w umowie (statucie) spółki oraz, jeżeli umowa (statut) spółki nie stanowi inaczej, w uchwałach zgromadzenia wspólników (akcjonariuszy). Przede wszystkim wszyscy członkowie zarządu, na czele z prezesem, powinni przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki. Członkowie zarządu nie mogą ujawniać tajemnic spółki także po wygaśnięciu mandatu.
Najważniejszym zadaniem prezesa zarządu jest reprezentowanie spółki na zewnątrz oraz prowadzenie bieżących spraw związanych z jej działalnością. Umowa spółki z o.o. bądź statut spółki akcyjnej mogą przewidywać, że w przypadku równości głosów decyduje głos prezesa zarządu, jak również przyznawać mu określone uprawnienia w zakresie kierowania pracami zarządu (m.in. przewodnictwo i kierowanie posiedzeniami zarządu).
Z powyższego wynika, iż rola prezesa zarządu spółki z o.o. oraz w S.A. jest podobna, ale istnieją pewne różnice ze względu na różne struktury organizacyjne tych spółek.
Prezes zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością
Przede wszystkim, warto pamiętać, że spółka z o.o. nie musi mieć prezesa. Jeśli jednak ktoś został już powołany na stanowisko prezesa spółki, jego rola i pozycja może być szczególna i obejmować wiele różnych obowiązków i odpowiedzialności. Oto kilka głównych zadań, którymi może zajmować się osoba pełniąca funkcję prezesa zarządu w sp. z o.o.:
- Kierowanie firmą: prezes zarządu odpowiada za ogólne zarządzanie i kierowanie działalnością sp.z o.o. Zajmuje się podejmowaniem strategicznych decyzji dotyczących rozwoju firmy oraz jej długoterminowej strategii.
- Reprezentacja spółki: prezes zarządu reprezentuje sp. z o.o. na zewnątrz. To oznacza, że może podejmować działania w imieniu firmy, takie jak podpisywanie umów, negocjacje z partnerami biznesowymi czy reprezentowanie spółki przed organami administracyjnymi i sądami.
- Nadzór nad działalnością: prezes zarządu monitoruje bieżącą działalność sp. z o.o. i odpowiada za jej prawidłowe funkcjonowanie. Nadzoruje pracę innych członków zarządu oraz innych pracowników, a także podejmuje działania mające na celu osiągnięcie określonych celów biznesowych.
- Określanie strategii i celów: prezes zarządu odpowiada za opracowanie długoterminowej strategii rozwoju spółki oraz ustalanie krótkoterminowych celów, które mają być realizowane w ramach tej strategii.
- Zarządzanie ryzykiem i zgodność z prawem: prezes zarządu ma obowiązek dbać o zgodność działań spółki z przepisami prawa oraz zarządzać ryzykiem związanym z prowadzeniem działalności. Może być odpowiedzialny za wprowadzenie odpowiednich polityk i procedur związanych z zarządzaniem ryzykiem i zgodnością.
- Zarządzanie finansami: prezes zarządu odpowiada za zarządzanie finansami sp. z o.o. Monitoruje przychody i wydatki, podejmuje decyzje dotyczące inwestycji i alokacji zasobów finansowych, oraz dba o przestrzeganie zasad rachunkowości i prawidłowe prowadzenie ksiąg.
- Relacje z udziałowcami: prezes zarządu powinien utrzymywać regularny kontakt ze wspólnikami sp. z o.o. Informuje ich o sytuacji finansowej i operacyjnej firmy, przedstawia wyniki działalności oraz plany rozwoju. Może też organizować spotkania lub zgromadzenia wspólników.
- Rekrutacja i zarządzanie personelem: prezes zarządu uczestniczy w procesie rekrutacji kluczowych pracowników i kadry kierowniczej. Nadzoruje również zarządzanie personelem, rozwój pracowników oraz tworzenie motywującego środowiska pracy.
- Rozwój i ekspansja: prezes zarządu może brać udział w identyfikowaniu nowych możliwości rozwoju i ekspansji biznesu. Może analizować rynek, prowadzić badania konkurencyjności i podejmować decyzje dotyczące wejścia na nowe rynki lub wprowadzenia nowych produktów, lub usług.
Prezes zarządu w spółce akcyjnej
W spółce akcyjnej (S.A.), prezes zarządu również pełni rolę szczególnego członka zarządu. Jego kompetencje mogą obejmować zarządzanie i reprezentowanie spółki, podejmowanie decyzji strategicznych, nadzorowanie jej działalności oraz dbanie o interesy akcjonariuszy. Prezes zarządu spółki akcyjnej ma również obowiązek dbać o przestrzeganie przepisów prawa, a także prowadzić dialog z organami nadzoru, takimi jak rada nadzorcza i zgromadzenie akcjonariuszy.
Oto kilka głównych zadań, którymi może zajmować się prezes zarządu w S.A.:
- Zarządzanie strategiczne: prezes zarządu jest odpowiedzialny za opracowanie i realizację strategii długoterminowej spółki. Wspólnie z innymi członkami zarządu i radą nadzorczą ustala cele, określa kierunki rozwoju i podejmuje kluczowe decyzje dotyczące rozwoju biznesu.
- Nadzór nad działalnością operacyjną: prezes zarządu monitoruje i koordynuje codzienne działania spółki. Odpowiada za efektywne funkcjonowanie wszystkich działań operacyjnych, takich jak produkcja, dystrybucja, marketing, finanse i zasoby ludzkie.
- Reprezentowanie spółki: prezes zarządu jest głównym przedstawicielem spółki na zewnątrz. Negocjuje umowy, współpracuje z partnerami biznesowymi, reprezentuje firmę na konferencjach, targach i w kontaktach z inwestorami, klientami i organami regulacyjnymi.
- Planowanie i budżetowanie: prezes zarządu jest zaangażowany w proces planowania strategicznego oraz budżetowania. Wspólnie z zespołem zarządzającym opracowuje roczne plany działalności, budżety, prognozy finansowe i strategie inwestycyjne.
- Nadzór nad wynikami finansowymi: prezes zarządu monitoruje wyniki finansowe spółki i podejmuje działania mające na celu osiągnięcie założonych celów finansowych. Analizuje raporty finansowe, podejmuje decyzje dotyczące inwestycji, optymalizacji kosztów i zarządzania płynnością finansową.
- Budowanie relacji z inwestorami i akcjonariuszami: prezes zarządu utrzymuje regularny kontakt z inwestorami i akcjonariuszami. Informuje ich o kluczowych sprawach dotyczących spółki, prezentuje wyniki finansowe i strategię rozwoju, odpowiada na pytania oraz dba o dobre relacje.
- Zarządzanie zespołem zarządzającym: prezes zarządu odpowiada za skuteczne zarządzanie zespołem zarządzającym spółki. Współpracuje z członkami zarządu, określa cele i oczekiwania, deleguje zadania, monitoruje postępy i ocenia wyniki. Zapewnia efektywną komunikację i harmonijne funkcjonowanie zespołu.
- Dbanie o zgodność z przepisami i standardami: prezes zarządu odpowiada za przestrzeganie obowiązujących przepisów prawnych, standardów etycznych i zasad dobrego zarządzania korporacyjnego. Zapewnia, że spółka działa zgodnie z wymogami prawnymi i regulacyjnymi.
- Śledzenie trendów i innowacji: prezes zarządu monitoruje zmiany w branży, trendy rynkowe i nowe technologie. Szuka okazji do innowacji, rozwija strategie konkurencyjności i dostosowuje działania spółki do dynamicznego otoczenia biznesowego.
- Raportowanie: prezes zarządu kieruje przygotowaniem raportów dla rady nadzorczej, organów regulacyjnych, inwestorów i innych interesariuszy. Przedstawia kluczowe informacje dotyczące działalności spółki, wyników finansowych, ryzyk i perspektyw rozwoju.
Autorem tekstu jest Damian Dziedzic, radca prawny, Kancelaria Radców Prawnych Mirosławski, Galos
