Program Płatnik ZUS to darmowy program, dzięki któremu możemy w sposób bezproblemowy płacić składki, weryfikować i wysyłać dokumenty, bez konieczności wizyty w placówce ZUS-u.
Spis treści
Do czego możemy użyć programu?
Jak podaje Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Programu Płatnik ZUS możemy użyć do:
- manualnej rejestracji danych w dokumentach ubezpieczeniowych;
- automatycznej komunikacji z ZUS;
- pobierania danych z kont płatnika i ubezpieczonych znajdujących się w KSI ZUS;
- zasilania dokumentami ubezpieczeniowymi przygotowanymi wcześniej w systemach kadrowo-płacowych;
- automatycznego wykorzystania danych płatnika i ubezpieczonych oraz słowników adresowych do przygotowania dokumentów ubezpieczeniowych;
- weryfikacji przygotowywanych dokumentów ubezpieczeniowych;
- przygotowania raportu o wynikach weryfikacji;
- automatycznego tworzenia dokumentów rozliczeniowych na podstawie dokumentów z innego miesiąca oraz na podstawie kompletów rozliczeniowych pobranych z ZUS podczas aktualizacji danych,
Jak pobrać Płatnika ZUS?
Program Płatnik ZUS możemy pobrać ze strony ZUS. Wymagania sprzętowe nie są duże. Wystarczy system operacyjny Windows 7 z SP1 (32 i 64 bit) lub wyższy, 1 GB RAMU i 1-2 GB miejsca na dysku. Szczegółowe wymagania systemowe również znajdziesz na stronie ZUS.
Warto pamiętać: program instalacyjny Platnika podejmuje próbę zainstalowania wszystkich komponentów niezbędnych do poprawnej pracy programu. Istnieją jednak konfiguracje, na których może to być niemożliwe.
Jak posługiwać się programem Płatnik ZUS
Baza danych
Program Płatnik ZUS działa na podstawie baz danych, które są zabezpieczone hasłem, a dostęp do nich mają tylko określeni użytkownicy. Podczas pierwszego uruchomienia
programu musimy zatem skonfigurować połączenie z istniejącą bazą lub utworzyć nową. W przypadku tworzenia nowej bazy danych należy wprowadzić do niej dane płatnika. Zakończenie tego etapu pozwoli nam na dalsze kroki w programie i wprowadzanie danych.
Tworzenie kartoteki płatnika w rejestrze płatników.
Dane podane w tej kartotece są przypisywane do tworzonych dokumentów ubezpieczeniowych. Do kartoteki możemy wpisać dane jednego lub kilku płatników np. jeśli prowadzimy biuro rachunkowe. W drugim przypadku warto włączyć tryb pracy biura rachunkowego, ułatwi nam to wysyłanie dokumentów za kilku płatników.
Konfiguracja przekazu dokumentów
Następnym krokiem jest konfiguracja wszystkich parametrów, abyśmy mogli przesyłać dokumenty elektronicznie. W tym celu musimy określić:
- metodę przekazywania danych;
- certyfikat, czyli podpis elektroniczny, niezbędny do komunikacji z ZUS. Po zakończeniu tego etapu możemy już wprowadzać dokumenty ZUS.
Pamiętaj: zanim stworzysz pierwszy dokument, musisz potwierdzić dane płatnika i ubezpieczonych w rejestrze, na podstawie danych z ZUS.
Statusy dokumentów
Dzięki statusowi dokumentów możemy zobaczyć jakie czynności jesteśmy w stanie wykonać z dokumentem. Są one ściśle związane z jego przetwarzaniem.
Twoje dokumenty mogą otrzymać takie statusy jak:
- wprowadzony – dokument na tym etapie może być edytowany, są to dokumenty utworzone oraz wczytane z systemów zewnętrznych;
- wysłane – dotyczy dokumentów, które dodaliśmy i wysłaliśmy do ZUS, możemy to zrobić w formie elektronicznej, jak i papierowej;
- potwierdzony – końcowy status dokumentów, które dotarły do ZUS, są widoczne z zakładce wysłane;
- historyczny – dokumenty z poprzedniej wersji programu.
Rejestracja płatnika
Rejestracja nowego płatnika lub płatników wiąże się z dodaniem go do rejestru, a dokonać jej możemy tylko z konta administratora.
W tym celu do kartoteki musimy dodać wszystkie dane płatnika:
- adres siedziby,
- adres do korespondencji,
- dane rozliczeniowe (stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe),
- dane o rachunkach bankowych.
Będziemy je wykorzystywać przy tworzeniu dokumentów. Dane dodajemy ręcznie.
Jak założyć płatnika?
Do obsługi systemu Płatnik posługujemy się kontem PUE ZUS (Platforma Usług Elektronicznych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych). Dokładny poradnik rejestracji konta oraz jego dalszego ustawienia możemy zobaczyć.
Czy posiadanie programu Płatnika jest obowiązkowe?
Od 1 stycznia 2023 r. każdy przedsiębiorca odprowadzający składki społeczne jest zobowiązany do posiadania profilu na PUE ZUS. Jeśli sami nie stworzymy takiego profilu, ZUS zrobi to za nas. Z powyższego natomiast nie wynika obowiązek posiadania programu Płatnik. Może on być dużym ułatwieniem w naszej codziennej pracy.
Autorem tekstu jest Kacper Piekarczyk
