Jednoosobowa działalność gospodarcza – co wiedzieć przed założeniem?

Jedną z najpopularniejszych form przedsiębiorczości w Polsce jest jednoosobowa działalność gospodarcza. W tym artykule omówimy, czym jest jednoosobowa działalność gospodarcza, jakie cechy musi spełniać, kto może ją założyć, ile kosztuje jej założenie. Dowiesz się z niego, jak długo można korzystać z małego ZUS-u oraz jaki sposób opodatkowania wybrać.

Kiedy mówimy o JDG (jednoosobowej działalności gospodarczej)?

Cechy, jakie musi spełnić działalność gospodarcza to:

  1. być działalnością zarobkową – działalność jest zarobkowa, jeżeli jest prowadzona w celu osiągnięcia dochodu (zarobku). Należy jednak pamiętać, że brak zarobku z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej nie sprawia, że nasza działalność przestanie być działalnością gospodarczą, ponieważ liczy się cel, a nie rezultat;
  2. być zorganizowana – najprościej mówiąc: działa w sposób ustrukturyzowany, posiadamy potrzebne dokumenty do prowadzenia działalności, wykonujemy odpowiednie działania jak np. akcje marketingowe;
  3. być wykonywana w sposób ciągły – wiąże się zazwyczaj ze stałością, powtarzalnością i regularnością jej wykonywania, i jednocześnie przeciwstawia się ją działalności jednorazowej, okazjonalnej i sporadycznej (np.: co roku sprzedajemy kawę nad morzem);
  4. być wykonywana we własnym imieniu – działalność musi wywierać skutki prawne (np. odpowiedzialność za długi) na nas, a nie na innej osobie, czy też podmiocie. Wykonywania działalności we własnym imieniu nie należy jednak utożsamiać z wykonywaniem jej osobiście, ponieważ mogą dla nas pracować zatrudnieni pracownicy.

Brak spełnienia przez nas któregokolwiek z tych warunków spowoduje, że nasza działalność nie będzie mogła być zakwalifikowana jako działalność gospodarcza.

Kto może założyć jednoosobowa działalność gospodarcza?

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest dostępne dla większości osób, które ukończyły 18 lat i posiadają pełną zdolność do czynności prawnych. Mogą to być zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne. Warto jednak pamiętać, że niektóre zawody regulowane mogą wymagać dodatkowych uprawnień czy licencji, aby prowadzić działalność w danej branży.

Dodatkowe pozwolenia

W niektórych przypadkach prowadzenie działalności gospodarczej wymaga odpowiedniego zezwolenia, koncesji, czy też wpisu do rejestru działalności regulowanej.

Koncesja

Koncesja dotyczy działalności najmocniej regulowanej prawnie, jak i najważniejszej z punktu państwa i społeczeństwa. W celu uzyskania koncesji musimy złożyć wniosek do odpowiedniego organu. Koncesję zawsze otrzymamy na czas określony (najkrócej na 5 lat, a najdłużej na 50). Będzie ona obowiązkowa jeśli przedmiotem naszej działalności jest:

  1. działalność górnicza,
  2. broń,
  3. działalność energetyczna,
  4. ochrona osób i mienia,
  5. radio i telewizja,
  6. prowadzenia kasyna,
  7. przewozy lotnicze.

Zezwolenie

Wymagania do uzyskania zezwolenia często będą opisane w konkretnych przepisach w zależności od przedmiotu. Warto pamiętać, że jeśli spełnimy wszystkie wymagania, to organ ma obowiązek udzielić nam zezwolenia. Zezwolenia będziemy potrzebować, jeśli przedmiotem naszej działalności będzie:

  1. alkohol,
  2. apteki,
  3. działalność wymagająca akcyzy,
  4. odpady.

Wpis do rejestru działalności regulowanej

Jest to najprostsza forma uregulowania prowadzenia działalności gospodarczej. Wpis do rejestru dotyczy działalności, których przedmiotem jest:

  1. wyrób i rozlew wyrobów winiarskich. Wyrób i rozlew napojów spirytusowych. Wyrób, oczyszczanie, skażanie, odwadnianie alkoholu etylowego;
  2. przechowywanie dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania;
  3. konfekcjonowanie i obrót środkami ochrony roślin;
  4. usługi detektywistyczne;
  5. prowadzenie praktyki lekarskiej albo pielęgniarskiej;
  6. prowadzenie ośrodka szkolenia kierowców, pracowni psychologicznej dla instruktorów, egzaminatorów i kierowców. Organizowanie kursów dokształcających dla kierowców przewożących towary niebezpieczne;
  7. organizowanie imprez turystycznych;
  8. działalność telekomunikacyjna.

Uwaga: Jeśli nie jesteśmy pewni, czy nasza działalność będzie podlegała pod któryś z wymienionych punktów, warto zapoznać się listą uprawnień, w której wskazane są działalności wymagające koncesji, zezwolenia lub wpisu do rejestru wraz z organem, który je wydaje.

Ile kosztuje założenie własnej działalności gospodarczej?

Założenie działalności gospodarczej, co do zasady jest darmowe. Natomiast musimy pamiętać, że z dniem rejestracji stajemy się zobowiązani do opłacania składek ZUS oraz odprowadzania podatku. Koszty będą więc różne w zależności od firmy – wymaganych składek oraz wybranego sposobu opodatkowania.

Dodatkowe koszty mogą również wynikać z potrzeby uzyskania niektórych zgód np. na sprzedaż alkoholu. Dlatego też przed otworzeniem działalności gospodarczej zawsze warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym i poznać dokładny koszt założenia jednoosobowej działalności gospodarczej w konkretnym przypadku.

Ile wynosi ZUS?

Składki ZUS dla jednoosobowej firmy zależą od przychodu, który został osiągnięty w danym miesiącu. ZUS obliczany jest jako procent od podstawy wymiaru składki, która jest wyliczana na różnych zasadach w zależności od wybranej formy opodatkowania. 

Wysokość składek może się zmieniać wraz ze zmianami w przepisach podatkowych i ubezpieczeniowych. Podstawowy ZUS wylicza z 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za pracę. W 2023 r. wynosi on 1418,48 zł + składka zdrowotna (minimalnie 314,10 złotych).

Ulgi w ZUS-ie, czyli mały ZUS

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mają możliwość skorzystania z preferencyjnej składki ZUS, znanej jako „mały ZUS”. Obecnie mały ZUS wynosi 341,72 złotych. Okres korzystania z małego ZUS-u wynosi 24 miesiące od miesiąca rozpoczęcia działalności lub zakończenia korzystania z Ulgi na start

Abyśmy mogli skorzystać z niższych stawek ZUS, musimy spełnić dwa kryteria:

  • nigdy nie prowadzić działalności gospodarczej albo w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej nie prowadzić innej pozarolniczej działalności;
  • nie wykonywać działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, u którego w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym pracowaliśmy na podstawie umowy o pracę i wykonywaliśmy czynności wchodzące w zakres obecnie wykonywanej działalności.

Opodatkowanie działalności gospodarczej.

Zakładając działalność gospodarczą, musimy wybrać formę opodatkowania. Na chwilę obecną mamy trzy formy opodatkowania do wyboru:

  1. na zasadach ogólnych, według skali podatkowej (stawka podatkowa 12% i 32%);
  2. według stawki liniowej (stawka podatkowa 19%);
  3. ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Opodatkowanie na skali podatkowej

Jest to podstawowa forma opodatkowania. Opodatkowanie na skali podatkowej nazywane też jest opodatkowaniem na zasadach ogólnych. Nie musimy też wskazywać tej formy opodatkowania przy zakładaniu działalności gospodarczej, ponieważ z urzędu przyjmuje się ten sposób opodatkowania. Opodatkowanie na skali podatkowej cechuje się opodatkowaniem progresywnym. Najłatwiej zobrazować ją można w taki sposób, że dochód:

  • do 30 000 zł nie podlega opodatkowaniu;
  • pomiędzy 30 000 zł a 120 000 zł podatek wynosi 12%;
  • powyżej 120 000 zł podatek wynosi 10 800 zł + 32% z nadwyżki ponad 120 tys. zł.

W skali podatkowej opodatkowaniu podlega dochód, czyli przychód minus koszta uzyskania przychodu.

Opodatkowanie na podatku liniowym

Podatek liniowy charakteryzuje się tym, że stawka podatku jest jedna i wynosi 19% niezależnie od wysokości przychodu, w przeciwieństwie do opodatkowania na zasadach ogólnych. Opodatkowaniu tak jak w przypadku skali podatkowej podlega dochód, czyli przychody minus koszty uzyskania przychodów. 

Forma tego opodatkowania zalecana jest nam głównie w momencie kiedy mamy wysokie dochody, ponieważ nie ryzykujemy, że „wpadniemy” w drugi próg podatkowy (32%) na opodatkowaniu na zasadach ogólnych.

Opodatkowanie na ryczałcie ewidencjonowanym

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest uproszczoną formą opodatkowania działalności gospodarczej. W przeciwieństwie do poprzednich form opodatkowania w ryczałcie opodatkowany jest przychód, a nie dochód, czyli nie mamy możliwości odliczenia kosztów uzyskania przychodu. Opodatkowanie ryczałtem jest zatem zalecane przedsiębiorcą, którzy mają wysokie przychody i bardzo niskie koszta uzyskania przychodu.

Stawki podatku zależą od rodzaju prowadzonej działalności i wahają się od 2% do 17%. Abyśmy mogli skorzystać z tej formy opodatkowania, musimy spełnić następująca przesłankę: przychody z poprzedniego roku podatkowego nie mogą przekroczyć 2 000 000 euro, a w przypadku rozliczenia kwartalnego 200 000 euro. Przekroczenie limitu w pierwszym roku działalności nie spowoduje utraty możliwości takiego rozliczenia.

Płatnik podatku VAT

Jako przedsiębiorcy, co do zasady mamy obowiązek płacić podatek VAT. Jest to również podatek, który płacimy niezależnie od podatku dochodowego. Z płatności podatku VAT możemy zostać zwolnieni przedmiotowo lub podmiotowo.

Zwolnienie przedmiotowe z płatności VAT

Z płatności VAT możemy być zwolnieni z mocy ustawy, nawet jeśli przekroczymy 200 tys. zł. przychodu w roku. Zwolnienie przysługuje nam, kiedy świadczymy usługi, jak na przykład: 

  • usługi w zakresie opieki medycznej, służące profilaktyce, zachowaniu, ratowaniu, przywracaniu i poprawie zdrowia – jeśli jesteś lekarzem, lekarzem dentystą, pielęgniarką, położną lub psychologiem;
  • usługi prywatnego nauczania na poziomie przedszkolnym, podstawowym, ponadpodstawowym i wyższym – jeśli jesteś nauczycielem;
  • usługi nauczania języków obcych;
  • usługi finansowe, w tym: zarządzania funduszami inwestycyjnymi; ubezpieczeniowe; w zakresie udzielania poręczeń, gwarancji oraz innych zabezpieczeń transakcji; udzielanie kredytów i pożyczek, których przedmiotem są instrumenty finansowe.

Dokładny wykaz zwolnionych podmiotów znajdziemy w art. 43 ustawy o VAT.

Zwolnienie ze względu na przychód (podmiotowe)

Ze zwolnienia podmiotowego możemy skorzystać w momencie, kiedy na przychód w poprzednim roku wyniósł mniej niż 200 tys. zł. W przypadku gdy rejestrujemy działalność gospodarczą w ciągu roku nie musimy rejestrować się do VAT gdy przewidywana wartość sprzedaży nie przekroczy – w proporcji do okresu sprzedaży – równowartości 200 tys.

Przykładowo: Jeśli rejestrujemy firmę 23 lipca 2023 r., to do końca roku pozostało nam 161 dni. (200 000 × 161) / 365 = 88 219 złotych.

Oznacza to, że powinniśmy się zarejestrować do VAT przed sprzedażą, po której przekroczymy ten limit.

Brak możliwości zwolnienia z płatności podatku VAT

Polski ustawodawca wyodrębnił grupę zawodów, której zwolnienie z płatności podatku VAT nie przysługuje nawet jeśli nie przekroczyli limitu 200 tys. zł. są to między innymi przedsiębiorstwa zajmujące się:

  • sprzedażą:
    • towarów wymienionych w załączniku nr 12 do ustawy o VAT (na przykład metale szlachetne i złom z nich, wyroby jubilerskie),
    • towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, z wyjątkiem: energii elektrycznej, wyrobów tytoniowych i samochodów osobowych innych niż nowe, zaliczanych, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji,
    • sprzedażą przez Internet takich towarów jak preparaty kosmetyczne i toaletowe, komputery, wyroby elektroniczne i optyczne, urządzenia elektryczne i nieelektryczny sprzęt gospodarstwa domowego, pojazdów samochodowych i motocykli;
  • świadczeniem usług:
    • w zakresie doradztwa (z wyjątkiem doradztwa rolniczego);
    • prawniczych.

Ze zwolnienia podmiotowego nie będzie mogła również skorzystać firma, której siedziba znajduje się poza granicami naszego kraju.

Dobrowolna płatność podatku VAT

Jako przedsiębiorcy mamy również możliwość dobrowolnego zrezygnowania ze zwolnienia płatności podatku VAT. W celu rezygnacji musimy zarejestrować się jako płatnicy VAT. W przypadku kiedy dopiero rozpoczynamy działalność, taka rejestracja musi nastąpić przed wykonaniem pierwszej czynności podatkowej. Jeśli już prowadzimy działalność i jesteśmy zarejestrowani jako przedsiębiorcy, musimy złożyć zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego przed początkiem okresu (miesiąca albo kwartału), w którym rezygnujemy ze zwolnienia.

Rachunek bankowy dla jednoosobowej działalności

Rejestrując działalność gospodarczą, mamy możliwość skorzystania z rachunku firmowego albo rachunku prywatnego, jeśli jesteśmy jego jedynym właścicielem.

Posiadanie rachunku jest ważne, ponieważ polskie prawo wymaga, aby każda transakcja: 

  • pomiędzy przedsiębiorcami, 
  • powyżej 15 tys. złotych, 
  • bez względu na liczbę wykonanych płatności

była wykonywana przy użyciu przelewu bankowego. W przeciwnym przypadku możemy stracić możliwość zaliczenia takiego wydatku w koszta uzyskania przychodu.

Rachunku bankowego będziesz potrzebował również do opłacenia składek ZUS, chyba że jesteś przedsiębiorcą, który w dwóch ostatnich latach dwóch obrotowych: 

  • zatrudniał mniej niż 10 pracowników;
  • osiągnęły roczny obrót netto nieprzekraczający 2 milionów euro.

Wówczas masz możliwość opłacania składek przy pomocy poczty.

Uwaga: w przypadku kiedy decydujemy się na zostanie płatnikami podatku VAT, możemy korzystać wyłącznie z rachunku firmowego.

Nierejestrowana działalność gospodarcza

Z nierejestrowaną działalnością gospodarczą możemy mieć do czynienia w momencie kiedy osiągamy zbyt niskie przychody. Próg przychodu miesięcznego, którego nie możemy przekroczyć, od 1 lipca 2023 r. wynosi 75% minimalnego wynagrodzenia w danym roku (w 2023 r. jest to 2700 brutto miesięcznie).

Nie możemy prowadzić niezarejestrowanej działalności gospodarczej, jeżeli przepisy wymagają od nas zezwolenia, koncesji lub wpisu do rejestru działalności regulowanej.

Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Proces rejestracji jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest skomplikowany i składa się na niego kilka elementów:

Wybór rodzaju działalności

Na starcie musimy zdecydować jaką formę działalności chcemy prowadzić.

Zarejestrowanie działalności

Należy zarejestrować działalność w CEIDG, wypełniając odpowiedni wniosek online lub osobiście w urzędzie. Wniosek powinien zawierać podstawowe informacje o przedsiębiorcy i rodzaju działalności. Następnie:

  1. Nadanie numeru NIP: po rejestracji otrzymamy numer NIP, który jest niezbędny do wystawiania faktur i prowadzenia działalności.
  2. Wybór formy opodatkowania: przedsiębiorca musi wybrać formę opodatkowania swojej działalności (np. podatek liniowy, skala podatkowa).
  3. Otwarcie konta bankowego: zaleca się założenie osobnego konta bankowego dla firmy,  co ułatwi prowadzenie księgowości i rozliczenia finansowe.
  4. Wypełnianie deklaracji podatkowych i ZUS: regularnie trzeba rozliczać się z urzędami skarbowymi oraz opłacać składki ZUS.
  5. Ewidencja księgowa: prowadzenie rzetelnej ewidencji księgowej jest obowiązkiem przedsiębiorcy i ułatwia rozliczenia podatkowe.

PKD

Polska Kwalifikacja Działalności to pięcioznakowy symbol, który dzieli działalności gospodarcze na:

  • sekcje – oznaczona jest jednoliterowym symbolem, obejmuje 21 rodzajów działalności;
  • działy – oznaczony dwucyfrowym kodem numerycznym, dzieli zbiorowość na 88 rodzajów działalności;
  • grupy – oznaczany trzycyfrowym kodem numerycznym, obejmuje 272 rodzaje działalności;
  • klasy – oznaczona w formie czterocyfrowego kodu numerycznego, składa się z 615 rodzajów działalności;
  • podklasy – oznaczana pięcioznakowym kodem alfanumerycznym, obejmuje 654 rodzajów działalności.

Jako przedsiębiorcy mamy obowiązek wybrać kod PKD a za podanie kodu, który nie pokrywa się z naszą działalnością, może nam grozić odpowiedzialność kara w postaci: 

  • grzywny, 
  • ograniczenia wolności,
  • pozbawienia do lat dwóch. 

Dodatkowo podanie nieprawidłowego kodu może być problematyczne przy zaliczaniu kosztów w koszta uzyskania przychodu, ponieważ Urząd Skarbowy może uznać, że koszta te nie są związane z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą.

Swoje PKD możesz sprawdzić w wyszukiwarce kodów PKD.

Jak zarejestrować firmę?

Aby zarejestrować firmę, musimy złożyć darmowy wniosek do urzędu miasta lub gminy. Możemy to zrobić osobiście, przez pełnomocnika (z wyjątkiem wniosku składanego przez internet) lub za pośrednictwem poczty. Taki wniosek można również złożyć online na stronie biznes.gov.pl

Możemy ją również zarejestrować za pośrednictwem banku. Na chwilę obecną takie usługi świadczą, takie banki jak:

  •  PKO BP (serwis iPKO),
  •  Bank Pekao S.A,
  •  mBank,
  •  ING,
  •  Santander Bank Polska,
  •  Millennium.

Pamiętaj: W momencie rejestracji działalności gospodarczej automatycznie jesteśmy zapisywani jako płatnicy składek ZUS i podatnicy w US. W przypadku US nie musimy załatwiać większej ilości formalności. W przypadku ZUS-u musimy pamiętać, że mamy 7 dni od dnia rejestracji działalności gospodarczej, na udanie się do placówki ZUS i dokończenie formalności związane z rejestracją firmy.

We wniosku o rejestrację CEIDG możemy również wskazać, czy od samego początku chcemy być płatnikami podatku VAT. W tym celu do wniosku dołączamy druk zgłoszeniowy VAT-R.

Wpis do CEIDG następuje zazwyczaj następnego dnia od jego złożenia.

Autorem tekstu jest Kacper Piekarczyk

Poznaj pozostałe artykuły z kategorii Działalność gospodarcza.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...

Jak użyć certyfikatu kwalifikowanego? Instrukcja krok po kroku składania podpisu lub pieczęci elektronicznej w aplikacji SecureDoc

Używanie certyfikatu kwalifikowanego podpisu lub pieczęci za pierwszym razem jest dość skomplikowanym procesem. W poniższym artykule przedstawiamy szczegółową instrukcję używania certyfikatu kwalifikowanego, która znacznie...

Najniższa krajowa 2025 – ile wyniesie płaca minimalna brutto i netto w przyszłym roku?

Ile pracodawcy będą musieli zapłacić w 2025 r. osobom zatrudnionym na umowę o pracę? Czy najniższa krajowa nadal będzie podwyższana dwa razy w ciągu...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!