Założenie własnej działalności gospodarczej to wyzwanie wielopłaszczyznowe – sam biznesplan i kapitał nie wystarczą dla późniejszego, skutecznego operowania na rynku. Jedną z najistotniejszych kwestii jakie należy na wstępie rozważyć jest forma opodatkowania, co jest istotne szczególnie w przypadku małych przedsiębiorców i mikroprzedsiębiorców.
Czym dokładnie jest ryczałt i VAT w kontekście działalności gospodarczej? Na podstawie jakich czynników przyszły przedsiębiorca powinien wybierać formę opodatkowania? Kiedy ryczałt się opłaca? Jakie ma wady i zalety? Jak zrezygnować z VAT-u i przejść na ryczałt? Na te i inne pytania odpowiadamy w niniejszym materiale.
Spis treści
Ryczałt i VAT – czym są i jak działają w kontekście formy opodatkowania?
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to uproszczona forma opodatkowania, w której przedsiębiorca nie rozlicza kosztów – płaci podatek wyłącznie od uzyskanego przychodu, zgodnie z przypisaną dla danej działalności stawką ryczałtu (od 2% do 17%). To rozwiązanie szczególnie atrakcyjne dla tych, którzy generują niskie koszty, a ich działalność mieści się w katalogu branż uprawnionych do ryczałtu. W zamian za prostotę rozliczeń otrzymujemy równocześnie brak możliwości pomniejszania podstawy opodatkowania o wydatki związane z działalnością – a więc zero tarczy podatkowej, nawet jeśli koszty rosną.
VAT, czyli podatek od towarów i usług, funkcjonuje jako osobny byt – niezależny od wybranej formy opodatkowania dochodów. Można go rozliczać zarówno na ryczałcie, jak i przy podatku liniowym czy skali. Podatnik VAT dolicza ten podatek do wystawianych faktur i ma prawo do jego odliczania od faktur kosztowych, co pozwala znacząco zmniejszyć obciążenia w firmach, które generują wysokie wydatki. VAT wprowadza jednak dodatkową biurokrację – deklaracje, pliki JPK, kontrolki, etc.
W praktyce VAT i ryczałt nie są formami alternatywnymi – to dwa różne porządki podatkowe, które mogą się przecinać. Jeden dotyczy podatku dochodowego (czyli tego, ile zostaje z przychodu), drugi – podatku pośredniego od sprzedaży. Rozdzielenie tych kwestii to pierwszy krok do zrozumienia, jak realnie wygląda opodatkowanie działalności gospodarczej.
Czy można łączyć ryczałt i podatek VAT?
Tak – można być na ryczałcie i jednocześnie być czynnym podatnikiem VAT i wbrew obiegowym opiniom, te dwie formy nie wykluczają się nawzajem. Ryczałtowiec, który zdecyduje się na rejestrację do VAT (lub musi ją przeprowadzić ze względu na przekroczenie limitu albo rodzaj działalności), wystawia faktury z VAT i składa deklaracje JPK_V7. Jednocześnie rozlicza przychody według stawek ryczałtowych, bez uwzględniania kosztów uzyskania przychodu.
Możliwa jest też druga opcja – ryczałtowiec korzystający ze zwolnienia z VAT, np. z uwagi na nieprzekroczenie limitu 200 tys. zł obrotu rocznie lub z tytułu sprzedaży usług objętych zwolnieniem przedmiotowym. W takiej sytuacji nie trzeba doliczać VAT-u do faktur ani prowadzić ewidencji VAT-owskiej. Wybór konkretnego rozwiązania powinien wynikać z analizy modelu biznesowego, struktury klientów oraz udziału kosztów w działalności – bo to właśnie te czynniki determinują, czy warto być płatnikiem VAT, czy lepiej zostać przy zwolnieniu.
Kiedy ryczałt się opłaca? Wady i zalety ryczałtu
Ryczałt najbardziej opłaca się wtedy, gdy przedsiębiorca ponosi niewielkie koszty związane z prowadzoną działalnością i może korzystać z niskiej stawki przypisanej do jego branży. Działa to szczególnie dobrze przy dużej marży – bo skoro nie można odliczyć kosztów, to kluczowe staje się to, co zostaje w kieszeni po stronie przychodu.
Uproszczona księgowość, brak obowiązku prowadzenia pełnej ewidencji kosztów, a także relatywnie proste rozliczenie roczne (PIT-28) sprawiają, że ryczałt wybierają osoby, które chcą maksymalnie uprościć formalności i ograniczyć kontakt z księgowością.
Wśród zalet ryczałtu można wymienić takie, jak:
- uproszczona księgowość i niższe koszty obsługi biura rachunkowego,
- szybkie wyliczenie podatku na podstawie przychodu,
- brak konieczności prowadzenia rejestru kosztów,
- atrakcyjne stawki podatku dla niektórych branż (np. 8,5%, 12% czy 14%),
- możliwość połączenia z VAT-em w razie potrzeby.
Jeśli chcemy korzystać z ryczałtu, to warto poznać również jego wady. Należą do nich takie, jak:
- brak możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodu,
- brak prawa do większości ulg podatkowych i rozliczeń wspólnych,
- ograniczenia w stosowaniu przy niektórych rodzajach działalności,
- potencjalnie wyższy podatek przy niskiej marży lub wysokich kosztach.
Branże, w których ryczałt spotyka się często
Ryczałt wybierają najczęściej przedstawiciele wolnych zawodów (np. programiści, graficy, korepetytorzy), mikrofirmy usługowe (np. fryzjerzy, kosmetyczki, elektrycy, hydraulicy), a także osoby wynajmujące nieruchomości prywatne. Powtarzalny przychód, niskie koszty operacyjne i brak potrzeby rozbudowanej księgowości sprawiają, że w tych branżach ryczałt nie tylko upraszcza życie, ale bywa też realnie tańszą opcją niż skala czy podatek liniowy.
Kiedy lepiej wybrać VAT zamiast ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych?
Ryczałt traci sens, gdy koszty działalności są wysokie i regularne – bo brak możliwości ich odliczania sprawia, że rzeczywisty dochód nie ma znaczenia dla wysokości podatku. W takich przypadkach znacznie korzystniejszy bywa podatek liniowy lub skala podatkowa, które pozwalają uwzględnić wydatki i w efekcie obniżyć podstawę opodatkowania. Jeśli do tego dochodzi jeszcze konieczność zakupu sprzętu, wynajmu lokalu, opłat za licencje czy leasing – ryczałt zaczyna po prostu ciążyć.
VAT natomiast staje się obowiązkowy lub opłacalny w sytuacjach, w których kontrahenci są czynnymi podatnikami VAT, a duża część kosztów zawiera ten podatek. Możliwość jego odliczenia z faktur zakupowych może zrekompensować nawet wysokie zobowiązania z tytułu sprzedaży. Dla wielu firm to standard biznesowy – brak VAT-u bywa dla klientów symptomem definiującym amatorszczyznę. W zestawieniu z ryczałtem VAT daje więcej narzędzi do optymalizacji, ale wymaga też większej dyscypliny księgowej.
Jak przejść na ryczałt i zrezygnować z VAT?
Zmiana formy opodatkowania na ryczałt wymaga złożenia odpowiedniego oświadczenia do urzędu skarbowego – do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w danym roku podatkowym (czyli najczęściej do 20 lutego). W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność wystarczy aktualizacja wpisu w CEIDG, przy zaznaczeniu ryczałtu jako wybranej formę. Rezygnacja z VAT to osobny krok – jeśli przedsiębiorca korzystał wcześniej z rejestracji, musi złożyć druk VAT-Z, a jeśli był zwolniony, zmiana ta nie wymaga osobnej procedury.
Warto przy tym pamiętać, że przejście na ryczałt oznacza rezygnację z wielu przywilejów – ulg podatkowych, wspólnego rozliczenia z małżonkiem czy możliwości amortyzacji środków trwałych. Wybór ten powinien być więc oparty na realnych danych – prognozie przychodów, poziomie kosztów czy strukturze klientów. Dobrze jest też skonsultować go z księgowym, bo błędy przy rezygnacji z VAT-u lub złe oszacowanie stawki ryczałtu mogą kosztować więcej, niż się początkowo wydaje.
