Niezależnie od tego, jaką firmę posiada przedsiębiorca, musi on prowadzić ewidencję księgową. Zgodnie z przepisami może być to księgowość uproszczona (Księga Przychodów i Rozchodów, ryczałt ewidencjonowany, karta podatkowa) lub pełna. W naszym tekście wyjaśniamy, czym jest pełna księgowość. Kto musi ją prowadzić i od jakiej kwoty się to robi? Czym pełna księgowość różni się od uproszczonej? Zostań z nami, a poznasz odpowiedzi na nurtujące Cię pytania. Do dzieła!
Spis treści
Czym jest pełna księgowość?
Pełna księgowość to najbardziej zaawansowana forma ewidencji rachunkowej. Polega ona na tym, że wszystkie zdarzenia – w tym także operacje magazynowe, przelew wynagrodzenia czy zapłata zaległej należności handlowej przez kontrahenta itp. – ewidencjonuje się na specjalnie wydzielonych w tym celu kontach.
Tak rozumiana pełna księgowość, która opiera się na prowadzeniu kont, pozwala na sporządzenie sprawozdania finansowego, w tym m.in.: bilansu, rachunku zysków i strat, rachunku przepływów pieniężnych.
Księgowość pełna a księgowość uproszczona
Podczas gdy np. w KPiR koszty dzielone są na:
- wartość zakupionych towarów i materiałów
- koszty uboczne zakupu,
- koszty wynagrodzeń,
- pozostałe koszty,
- wydatki na działalność B+R,
to pełna ewidencja księgowa jest znacznie bardziej rozbudowana. Na osobnych kontach księguje się np. koszty zużycia energii elektrycznej, opłaty za czynsz, usługi księgowe itp., składki ZUS, pensje, odpisy amortyzacyjne itp.
| Warto wiedzieć – czym charakteryzuje się księgowość uproszczona?
W ramach uproszczonej rachunkowości przedsiębiorca ma do wyboru aż trzy dostępne warianty – są one następujące:
Każdy z wyżej wymienionych wariantów ma swoją specyfikę. A jakie są cechy wspólne? Jedną z nich jest brak konieczności dokonywania podwójnego zapisu. |
Co składa się na pełną księgowość?
Pełna księgowość to skomplikowany system ewidencji rachunkowej, na który składają się następujące elementy:
- dziennik – jest to zestawienie zawierające informacje na temat wszystkich zdarzeń gospodarczych z danego okresu sprawozdawczego. Zdarzenia te są zapisane w porządku chronologicznym;
- księga główna – są tu zbierane zapisy z kont syntetycznych bilansu oraz rachunku zysków i strat (mogą być to np. konta księgowe zapasów);
- księga pomocnicza – są to konta analityczne, które „uszczegóławiają” zapisy kont syntetycznych (np. podkonta dla kont poszczególnych dostawców, podczas gdy kontem syntetycznym jest konto „rozrachunki z odbiorcami”).
Oprócz tego ważne są również zestawienia obrotów i sald, a także inwentarz – rejestr, który zawiera informacje na temat stanu majątku (aktywów) oraz źródeł jego finansowania (pasywów).
Kto ma obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych?
Jeśli chodzi o obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, to są nim objęte przedsiębiorstwa, wobec których stosuje się zapisy wspomnianej już ustawy o rachunkowości. O tym, jakie są to podmioty, mówi nam art. 2 u. 1. Poniżej przedstawiamy jego fragmenty. Sam artykuł jest bardzo obszerny, ale dużą część jego zapisów reguluje kwestie, które nie dotyczą typowych przedsiębiorców, lecz np. instytucji finansowych:
„Przepisy ustawy o rachunkowości, zwanej dalej „ustawą”, stosuje się […] do mających siedzibę lub miejsce sprawowania zarządu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej:
1) spółek handlowych […] spółek cywilnych, z zastrzeżeniem pkt 2, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;
2) osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz przedsiębiorstw w spadku […] – (jeśli spełnione zostanie kryterium przychodowe – więcej informacji na temat znajdziesz w dalszej części tekstu);
2a) przedsiębiorstw w spadku działających zgodnie z ustawą […] o zarządzie sukcesyjnym […], jeżeli na dzień poprzedzający dzień otwarcia spadku prowadzone były księgi rachunkowe;
3) jednostek organizacyjnych działających na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, […] świadczeniu usług finansowania społecznościowego dla przedsięwzięć gospodarczych, […] funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, […] przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej […];
4) gmin, powiatów, województw i ich związków, a także:
a) państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych,
b) gminnych, powiatowych i wojewódzkich zakładów budżetowych;
c) (uchylona)
[…]”.
Jeśli chodzi o wyżej wymienione grupy podmiotów, to w ich przypadku prowadzenie pełnej ewidencji księgowej jest obowiązkowe. Nie ma zatem właściwie żadnej prawnej możliwości, by móc uchylić się od tego obowiązku.
Od jakiej kwoty obowiązkowa jest pełna księgowość 2023?
W art. 2 ust. 1 wymieniono te podmioty, które muszą prowadzić pełną księgowość. Nie ma przy tym znaczenia, jaki jest poziom osiąganych przez nich przychodów. Wskazaliśmy również wyjątek od tej reguły – jest to punkt 2 (możesz wrócić do pogrubionego fragmentu z ustawy o rachunkowości, jeśli chcesz się o tym przekonać).
Podmioty te zobowiązane są do prowadzenia ksiąg rachunkowych pełnych w sytuacji, gdy osiągnięte przez nich przychody (a konkretnie – „przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych”) przekroczyły w poprzednim roku obrotowym dwa miliony euro w przeliczeniu na polskie złote.
| Warto wiedzieć – limit przychodowy dotyczący prowadzenia pełnej księgowości. W jaki sposób przelicza się wartości w walutach obcych na PLN?
Limit dwóch milionów euro, o którym mowa jest w ustawie o rachunkowości, jest przeliczany na PLN według kursu z pierwszego dnia roboczego października roku, dla którego ustala się te przychody. Przykładowo, limit za 2023 rok wynosi 9 654 400 złotych. Jest on liczony jako: 2 000 000 euro × 4,8272. |
A co w sytuacji, gdy przychody prowadzonej działalności nie przekraczają tego ustawowego limitu? Cóż, prowadzenie pełnej księgowości wciąż jest wówczas możliwe, choć nie ma obowiązku, by rozliczać się w ten sposób. Praktyka pokazuje, że część przedsiębiorców się na to godzi. Choć jest to rozwiązanie bardziej czasochłonne (i kosztowne, jeśli prowadzenie księgowości zostało przekazane specjalistom z zewnętrznego biura rachunkowego), to pełne księgi – jak już wspomnieliśmy – pozwala na lepsze poznanie kondycji finansowej danego przedsiębiorstwa.
