Ile wynosi ryczałt na pracę zdalną dla pracownika? Jak go wyliczyć?

Pracodawcy mają obowiązek wypłacić pracownikom rekompensatę za pracę z domu, np. w formie ryczałtu. Ustawodawca dał dużo swobody przy zastosowaniu ryczałtu, jednak obowiązują pewne ramy prawne. Sprawdzamy, jakie są najważniejsze informacje o ryczałcie za pracę zdalną, o których powinni pamiętać pracodawcy i zatrudnieni.

Ryczałt za pracę zdalną wg. Kodeksu Pracy

Zgodnie z Kodeksem Pracy pracodawca ma obowiązek wypłaty pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego lub pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej czy inne koszty ujęte w porozumieniu obu stron (art. 67.24 § 1 pkt 2 i 3 i  § 3 kp).

Jednak pracodawca może też zastąpić obowiązek ekwiwalentu i pokrycie kosztów obowiązkiem wypłaty ryczałtu. Jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej (art. 67.24 § 4 kp). 

Należy pamiętać, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę przede wszystkim  (za art. 67.24 § 5 kp): 

  • normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
  • ich udokumentowane ceny rynkowe,
  • ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału,
  • normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Jak obliczyć wysokość ryczałtu za pracę zdalną?

Prawo pracy nie określa ściśle wysokości ryczałtu za pracę zdalną. Zależy on od umowy między pracodawcą a pracownikiem.  

Ryczałt należy wyliczyć, uwzględniając koszty faktycznie poniesione przez pracownika. Jego wysokość nie powinna odbiegać od średnich stawek rynkowych. Koszty związane z pracą zdalną mogą obejmować np. zużycie energii elektrycznej, cenę dostępu do internetu czy wynajęcia pomieszczeń do pracy.

Jeżeli ryczałt będzie zbyt wysoki, to może zostać uznany za przychód pracownika w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i w konsekwencji opodatkowany.

Ryczałt za pracę zdalną a podatek

Pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu dla pracownika (art. 67.25 kp). Co to znaczy w praktyce? Płatnik nie ma obowiązku obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Ryczałt za pracę zdalną a ZUS

Od ryczałtu za pracę zdalną nie są odprowadzane składki do ZUS na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Kiedy następuje wypłata ryczałtu za pracę zdalną?

Wypłata ryczałtu za pracę zdalną przez pracodawcę może nastąpić w różnych okresach, np. miesięcznych lub kwartalnych. Dopuszczalne jest wprowadzenie ryczałtu za cały okres wykonywania pracy zdalnej lub biorąc pod uwagę konkretny czas pracy (to wymaga monitorowania świadczenia pracy). Kodeks pracy nie określa konkretnych zasad wypłaty ryczałtu, pozostawiając to w gestii pracodawcy.

Zwrot kosztów za pracę zdalną – w jakiej formie?

Zwrot kosztów za pracę zdalną może być dokonany w różnych formach, zależnie od ustaleń między pracodawcą a pracownikiem. Najczęściej spotykane opcje to: 

  • ryczałt: stała, z góry ustalona kwota, która ma pokryć przewidywalne koszty związane z pracą zdalną, takie jak energia elektryczna czy internet;
  • ekwiwalent: kwota bazująca na rzeczywistych wydatkach pracownika, często wymagająca przedstawienia rachunków lub innych dowodów poniesionych kosztów. 

Pracodawca i pracownik mogą ustalić szczegóły zwrotu kosztów w porozumieniu o pracy zdalnej, regulaminie pracy zdalnej lub w poleceniu świadczenia pracy zdalnej.

Ryczałt za pracę zdalną – księgowanie

Księgując ryczałt za pracę zdalną, należy pamiętać, że nie jest on opodatkowany i nie podlega oskładkowaniu ZUS. Oznacza to, że ryczałt taki nie stanowi przychodu pracownika w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. 

Ryczałt ewidencjonowany jest na kontach kosztów zespołu 4, czyli jako koszty podstawowej działalności operacyjnej. Wartość ryczałtu należy ująć na koncie 40-9 'Pozostałe koszty rodzajowe’ lub na koncie 40-5 'Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia’.  

Ryczałt za pracę zdalną – od kiedy?

Nowe przepisy regulujące pracę zdalną weszły w życie 7 kwietnia 2023 r. Od tego dnia pracodawcy mają możliwość oferowania pracownikom ryczałtu za pracę zdalną, który ma pokryć związane z nią koszty.

Ryczałt za pracę zdalną a zajęcie komornicze

Ryczałt za pracę zdalną (a także ekwiwalent) nie został wyłączony z zajęcia komorniczego – jest bezpośrednio powiązany ze stosunkiem pracy. Jednak część ekspertów uważa, że nie podlega takiemu zajęciu. Dlaczego? Celem ryczałtu jest pokrycie wydatków poniesionych przez pracownika wykonującego pracę zdalną, a nie cel zarobkowy, jakim jest wynagrodzenie. Warto też zwrócić uwagę, że egzekucji nie podlegają sumy i świadczenia w naturze wyasygnowane na pokrycie wydatków lub wyjazdów służbowych.

Czy za pracę zdalną okazjonalną należy się ryczałt?

Za pracę zdalną okazjonalną nie jest wymagane wypłacanie ryczałtu. Przepisy dotyczące pracy zdalnej, w tym obowiązek wypłacania ryczałtu, nie obowiązują w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej.

Pracodawca może natomiast sam zdecydować o wypłacie ryczałtu za pracę zdalną okazjonalną. W takiej sytuacji ryczałt będzie zwolniony ze składek i nie stanowi dla pracownika przychodu. 

Przypomnijmy, że zgodnie z Kodeksem pracy, pracownik ma prawo wnioskować o udzielenie mu pracy zdalnej okazjonalnej (do 24 dni w roku kalendarzowym). Pracodawca nie ma obowiązku zgodzić się na taki wniosek.

Ryczałt za pracę zdalną dla zleceniobiorcy

Ryczałt za pracę zdalną dla zleceniobiorcy może być zapisany w umowie zleceniu. Jest to stała kwota, która ma na celu pokrycie kosztów ponoszonych przez zleceniobiorcę w związku z pracą zdalną, takich jak wydatki na energię elektryczną czy internet. Wysokość ryczałtu nie jest ściśle określona i zależy od umowy między zleceniodawcą a zleceniobiorcą. Ryczałt dla zleceniobiorcy nie stanowi przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Czy ryczałt za pracę zdalną powinien zostać obniżony w przypadku nieobecności pracownika w pracy?

Przepisy nie regulują kwestii obniżenia ryczałtu za pracę zdalną. Pracodawcy mają swobodę w ustalaniu zasad dotyczących ryczałtu, dotyczy to również ewentualnego obniżenia kwoty ryczałtu w przypadku nieobecności pracownika.  

Zasady dotyczące różnych aspektów ryczałtu za pracę zdalną powinny być ujęte w wewnętrznych regulacjach firmy (regulaminie pracy zdalnej) lub w porozumieniu zawartym między pracodawcą a pracownikiem. Zazwyczaj ryczałt jest pomniejszany proporcjonalnie do dni nieobecności pracownika.

Ekwiwalent czy ryczałt za pracę zdalną?

Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do wypłaty ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę zdalną. Czym różnią się obie formy? 

Ekwiwalent pieniężny oznacza wypłatę równowartości poniesionych kosztów przez pracownika, bezpośrednio związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych w formie zdalnej. Ryczałt to natomiast stała kwota, której wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.  

Co jest bardziej korzystne, ekwiwalent czy formy? To zależy od sytuacji pracodawcy i pracownika. Pracodawca powinien wziąć pod uwagę różne aspekty pracy zdalnej, np. czy zatrudniony będzie wykorzystywał urządzenia (np. komputer, biurko) tylko do wykonywania zadań służbowych, jaki rodzaj pracy jest wykonywany, stopień zużycie energii elektrycznej czy wykorzystania internetu.

Np. jeżeli chodzi o rekompensatę za zużycie energii elektrycznej, to wielu pracodawców stosuje ryczałt. Jednakowa kwota ustalona dla wszystkich pracowników pozwala uniknąć skomplikowanych wyliczeń i analizy poszczególnych rachunków za energię elektryczną. Ryczałt jest również praktycznym rozwiązaniem jeżeli chodzi o zwrot za internet. 

Trzeba pamiętać, że w obu przypadkach pokrycie kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę nie stanowi przychodu dla pracownika.

Rafał Panas
Rafał Panas
Od lat zajmuje się przygotowywaniem artykułów na tematy związane z biznesem, prowadzeniem firmy oraz nowymi technologiami. Zafascynowany postępującą cyfryzacją, która kreuje nowe szanse i okazje dla przedsiębiorców. Tworzenie artykułów dla przedsiębiorców łączy z pisaniem powieści, gdyż jak sam przyznaje, nic tak dobrze nie koi nerwów, jak solidny dreszczowiec.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...

Jak użyć certyfikatu kwalifikowanego? Instrukcja krok po kroku składania podpisu lub pieczęci elektronicznej w aplikacji SecureDoc

Używanie certyfikatu kwalifikowanego podpisu lub pieczęci za pierwszym razem jest dość skomplikowanym procesem. W poniższym artykule przedstawiamy szczegółową instrukcję używania certyfikatu kwalifikowanego, która znacznie...

Najniższa krajowa 2025 – ile wyniesie płaca minimalna brutto i netto w przyszłym roku?

Ile pracodawcy będą musieli zapłacić w 2025 r. osobom zatrudnionym na umowę o pracę? Czy najniższa krajowa nadal będzie podwyższana dwa razy w ciągu...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!