Co musi zawierać książka kontroli? Kto musi ją prowadzić?

Czy rzeczywiście każdy przedsiębiorca i każda spółka musi prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli? Co powinien zawierać taki dokument i czym grozi niedopatrzenie tego obowiązku? Oto najważniejsze i najbardziej praktyczne informacje na temat książki kontroli.

Czym jest książka kontroli?

Obowiązek prowadzenia książki kontroli przedsiębiorcy dotyczy każdego właściciela firmy, czyli osoby prowadzącej działalność gospodarczą. Książka ta służy do dokumentowania liczby i czasu trwania kontroli działalności gospodarczej oraz zawiera informacje o tym, kto ją przeprowadza, jaki jest jej zasięg, data podjęcia i zakończenia. Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać ją w siedzibie firmy i niezwłocznie przedstawić pracownikom organu rozpoczynającego kontrolę. 

Książka kontroli jest ważnym dokumentem, który pozwala na monitorowanie i archiwizację wszystkich kontroli zewnętrznych przeprowadzanych w firmie. To również istotny element w przypadku ewentualnych sporów lub dalszych postępowań administracyjnych.

Kontroler wpisuje do książki dane takie jak oznaczenie organu kontroli, zakres kontroli, daty rozpoczęcia i zakończenia kontroli.

Co zawiera książka kontroli?

Książka kontroli to zbiór informacji o kontrolach przeprowadzonych w przedsiębiorstwie. Ustawodawca nie przewidział urzędowego wzoru książki kontroli, co daje przedsiębiorcy pewną dowolność w jej prowadzeniu.  

Warto jednak pamiętać, że przepisy wskazują, jakie elementy powinny znaleźć się w tym dokumencie (art. 57 ustawy Prawo przedsiębiorców).

Książka kontroli zawiera zazwyczaj:

• dane identyfikacyjne firmy – pełną nazwę przedsiębiorstwa, adres, NIP, REGON;
• dane organu kontrolującego – jego nazwę, adres, numer identyfikacyjny;
• oznaczenia upoważnienia do kontroli/osoba upoważniona – imiona i nazwiska kontrolerów;
• cel i zakres kontroli – szczegółowy opis czego dotyczyła kontrola;
• daty kontroli – dzień rozpoczęcia i zakończenia każdej kontroli;
• wyniki kontroli – uwagi i zalecenia wynikające z przeprowadzonej kontroli;
• podpisy – kontrolujących i przedsiębiorcy. 

Książka kontroli przedsiębiorcy może być prowadzona w formie papierowej (także w formie zbioru dokumentów) lub elektronicznej.

PRZECZYTAJ TAKŻE:

1. Kontrola urzędu skarbowego po zamknięciu działalności gospodarczej 
2. Jak przebiega kontrola ZUS L4? Kiedy można się jej spodziewać? 
3. Jak wygląda kontrola z urzędu skarbowego? 
4. Jak sprawdzić wiarygodność kontrahenta? 
5. Jak przebiega kontrola z Urzędu Pracy?

Kto musi prowadzić książkę kontroli?

Obowiązek prowadzenia książki kontroli dotyczy każdego właściciela firmy. Książka kontroli powinna być założona przed rozpoczęciem pierwszej kontroli, aktualizowana podczas każdej kontroli i prowadzona do końca funkcjonowania firmy na rynku. Ponadto należy ją przechowywać przez 5 lat po zamknięciu przedsiębiorstwa.

Obowiązek okazania książki kontroli

W przypadku wszczęcia kontroli, przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli (art. 57 ust. 6 Prawa przedsiębiorców). 

Sposób okazania książki kontroli oraz dokonywania wpisów będzie zależał od tego, czy jest to dokument w formie papierowej, czy elektronicznej: 

• w formie papierowej: wpisów w książce kontroli dokonuje kontrolujący;
• w formie elektronicznej: wpisów dokonuje przedsiębiorca, a okazanie książki kontroli następuje przez zapewnienie dostępu przy użyciu urządzenia pozwalającego na zapoznanie się z jej treścią albo wykonanie wydruków z systemu informatycznego, poświadczonych przez przedsiębiorcę za zgodność z wpisem w książce kontroli. 

Książkę kontroli należy udostępnić kontrolerowi w siedzibie przedsiębiorcy lub wyjątkowo w siedzibie organu kontrolującego, w obecności kontrolowanego bądź wyznaczonego przez niego pracownika. 

Przedsiębiorca nie okazuje książki kontroli, jeżeli jej okazanie jest niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli. W takiej sytuacji musi ją dostarczyć do siedziby organu kontroli w ciągu 3 dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez inny organ kontroli (art. 57 ust. 8 Prawa przedsiębiorców).

Brak książki kontroli w firmie

Brak książki kontroli w firmie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Organy skarbowe, za brak książki kontroli, mają możliwość nałożenia na przedsiębiorcę kary grzywny od 424,20 zł do 84 840 zł (stawki ze stycznia – czerwca 2024 r.).

Zadbaj o swoje sprawy z Małą Księgowością

Program Mała Księgowość ma wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia księgowości małej lub średniej firmy. Możesz skorzystać z niego niezależnie od wybranej formy opodatkowania. Wystawisz dzięki niemu faktury, zapłacisz podatek dochodowy i VAT, będziesz mógł zarządzać listą płac, kontrolować zobowiązania, amortyzować środki trwałe i korzystać z wielu, wielu innych funkcjonalności, których pełną listę znajdziesz na mk.rp.pl.

Przeczytaj więcej w kategorii Prawo gospodarcze.