Jak wprowadzić firmowy samochód jako środek trwały? Jak ustalić wartość początkową samochodu?

Wprowadzenie samochodu do ewidencji środków trwałych to ważny krok na drodze do skutecznego zarządzania majątkiem firmy. Ale jak to zrobić? Poznaj wszystkie zasady tego procesu, od obliczenia wartości początkowej samochodu po rodzaje amortyzacji, z których możesz skorzystać. Sprawdź jak wprowadzić samochód jako środek trwały.

Czym jest środek trwały w firmie?

Środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe:

1. które są własnością lub współwłasnością podatnika;
2. zostały nabyte lub wytworzone we własnym zakresie;
3. są kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania;
4. ich przewidywany okres używania powinien być dłuższy niż 12 miesięcy.

Środki trwałe należy wykorzystywać do prowadzenia działalności gospodarczej. Należą do nich również nieruchomości i ruchomości oddane do używania na podstawie np. umowy leasingu (tylko finansowego!) lub dzierżawy czy najmu.  

Do środków trwałych używanych w firmach zaliczają się m.in. samochody. Jak wprowadzić samochód do ewidencji środków trwałych danej firmy? Zaczynamy od wyceny wartości pojazdu.

Ustalenie wartości początkowej samochodu

Przy wprowadzaniu samochodu jako środka trwałego do majątku firmy kluczowa jest wartość przedmiotu. Podatnik nie ma obowiązku umieszczania w ewidencji środków, których wartość nie przekracza 10 000 zł (netto dla czynnych podatników VAT i brutto dla zwolnionych z VAT).

Jak wycenić wartość początkową auta? Zasady określa artykuł 22g ustawy o PIT. Jeżeli doszło do:

• odpłatnego nabycia – podatnik bierze pod uwagę cenę nabycia samochodu podaną na dokumencie nabycia lub wartość rynkową wraz z kosztami związanymi z zakupem naliczonymi do dnia przekazania środka trwałego do użytkowania;
• częściowo odpłatnego nabycia – uwzględniana jest cena nabycia powiększona o wartość przychodu, określonego w art. 11 ust. 2b ustawy o podatku dochodowych od osób fizycznych;
• wytworzenia we własny zakresie – uwzględniane są koszty wytworzenia;
• nabycia w nieodpłatny sposób, np. w drodze spadku lub darowizny – wyceny dokonuje się według wartości rynkowej z dnia nabycia, chyba że umowa darowizny albo umowa o nieodpłatnym przekazaniu określa tę wartość w niższej wysokości.

Jak już wspomnieliśmy, na cenę odpłatnego nabycia składają się koszty związane z zakupami. Należą do nich m.in.:

Koszty transportu i ubezpieczenia w drodze

Trzeba pamiętać, że do wartości początkowej nie zalicza się kosztów poniesionych na ubezpieczenie – AC, OC, GAP, NNW. To koszty eksploatacyjne księgowane przez przedsiębiorcę do kosztów uzyskania przychodu. Wartość początkową powiększy tylko ubezpieczenie w drodze.

Wydatki poniesione na dodatkowe wyposażenie i jego montaż

W tej kategorii kosztów mieszczą się wydatki na akcesoria i wyposażenie dodatkowe, które będzie wykorzystywane tylko w tym pojeździe np. montaż i uruchomienie programów czy systemów komputerowych.

Koszty opłat notarialnych, skarbowych i innych

Tego rodzaju koszty – o ile wystąpiły przy odpłatnym nabyciu samochodu – również zwiększają kwotę należną zbywcy auta.

Odsetki i prowizje

Jeżeli w celu sfinansowania zakupu samochodu osobowego, który ma być wprowadzony do wykazu środków trwałych, zaciągnięty został kredyt, to odsetki i prowizje powiększą wartość początkową pojazdy.

Cło i podatek akcyzowy od importu samochodu

Jeżeli pojazd importowano spoza Unii Europejskiej, to do wartości początkowej auta wliczane jest cło i podatek akcyzowy od importu składników majątku.

Inne wydatki

Na cenę nabycia może się również składać koszt rejestracji pojazdu jeżeli doszło do niej przed wprowadzeniem auta do środków trwałych. Inne koszty to m.in. opłaty związane z tłumaczeniem dokumentów, ekspertyzami, badaniami technicznymi czy delegacjami dla pracowników, którzy brali udział w podróży służbowej związanej z zakupem auta.

Amortyzacja samochodu osobowego lub ciężarowego

Amortyzację można naliczyć tylko od środków trwałych wprowadzonych do wykazu. Przedsiębiorca może skorzystać z amortyzacji:

• liniowej (najprostszej i najbardziej popularnej). Przy zastosowaniu metody liniowej, stawka amortyzacji dla samochodów osobowych wynosi 20%, a pojazd będzie amortyzowany przez 5 lat.
• indywidualnej. Indywidualna amortyzacja oznacza odpisy od wartości początkowej samochodu robione w równych ratach, stawka to maksymalnie 40%, a okres amortyzacji to 30 miesięcy. Można ją zastosować tylko dla używanych lub ulepszanych środków trwałych wprowadzonych do ewidencji przedsiębiorcy po raz pierwszy.
• przyspieszonej. Przy amortyzacji przyspieszonej podstawową stawkę należy pomnożyć przez 1,4 (dla samochodu osobowego, 1,4 x 20% = 28%). Amortyzacja pojazdu będzie zatem trwała 43 miesiące.
• degresywnej. Tę metodę stosuje się tylko do amortyzacji pojazdów ciężarowych. Polega na zwiększeniu początkowej wartości odpisów do momentu, w którym amortyzacja zrówna się z ratą obliczoną dla metody liniowej. Stawka amortyzacyjna zmniejsza się wraz z upływem czasu.

O czym trzeba pamiętać? Jeżeli wartość samochodu przewyższa 150 000 zł, to odpisy amortyzacyjne w części ustalonej dla tej nadwyżki nie są uważane za koszty uzyskania przychodów.

Jak wprowadzić samochód jako środek trwały?

Ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych mają obowiązek prowadzić podatnicy rozliczający się na podstawie księgi przychodów i rozchodów lub ryczałtem. Na podstawie ewidencji odpisy amortyzacyjne mogą być podatkowym kosztem uzyskania przychodu firmy.

Zasady prowadzenia wykazu środków trwałych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2021 r. Wprowadzanie aut i innych środków trwałych do ewidencji ułatwiają komercyjne i bezpłatne programy finansowo-księgowe.

Jak już pisaliśmy, wprowadzenie pojazdu do ewidencji środków trwałych zaczyna się od ustalenia jego wartości początkowej. Najczęściej mamy do czynienia z odpłatnym nabyciem i w takiej sytuacji wartość początkową stanowi cena zakupu plus koszty uzyskania auta (m.in. transport i ubezpieczenie w drodze).

Zgodnie z rozporządzeniem, wykaz środków trwałych musi zawierać co najmniej:

1. liczbę porządkową;
2. datę nabycia;
3. datę przyjęcia do używania;
4. określenie dokumentu stwierdzającego nabycie;
5. określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;
6. symbol Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) wydanej na podstawie odrębnych przepisów;
7. wartość początkową;
8. stawkę amortyzacyjną;
9. zaktualizowaną wartość początkową;
10. datę likwidacji oraz przyczynę likwidacji albo datę zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Jakie są terminy wprowadzenie samochodu do ewidencji? Podatnik musi to zrobić w miesiącu przekazania środka trwałego do używania.