Śmierć pracownika a obowiązki pracodawcy – wypłata wynagrodzenia i odprawy pośmiertnej zmarłego pracownika

Po śmierci pracownika pracodawca musi rozliczyć się z osobami, na które przeszło prawo do jego wynagrodzenia. Jednak obowiązków pracodawcy jest więcej. Przedstawiamy, czego musi dopilnować osoba, która zatrudniała zmarłego.

Wypłata wynagrodzenia po śmierci pracownika

Umowa o pracę wygasa z dniem śmierci pracownika. Pracodawca musi rozliczyć się z osobami, na które przeszły prawa majątkowe po zmarłym. Chodzi o wypłatę wynagrodzenia byłego pracownika, nagród, diet, dodatków (np. funkcyjnych, za pracę w godzinach nadliczbowych lub w nocy) czy ekwiwalentu urlopowego.

Co ważne, to pracodawca sam ustala krąg osób uprawnionych do wypłaty należności.

Zgodnie z Kodeksem pracy (art. 63), prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (art. 67–69).

Do innych osób zalicza się:

• dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione:
  • do ukończenia 16 roku życia,
  • do ukończenia nauki w szkole, jeżeli ukończyły 16 lat (nie dłużej niż do 25 roku życia),
  • bez względu na wiek, jeżeli stały się całkowicie niezdolne do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolne do pracy w okresie po ukończeniu 16 roku życia lub 25 roku życia;

• przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka (jeżeli spełniają warunki dotyczące punktu odnoszącego się do dzieci), a ponadto:
  • zostały przyjęte na wychowanie i utrzymanie co najmniej na rok przed śmiercią ubezpieczonego (emeryta lub rencisty), chyba że śmierć była następstwem wypadku, oraz
  • nie mają prawa do renty po zmarłych rodzicach, a gdy rodzice żyją, jeżeli nie mogą zapewnić im utrzymania, albo ubezpieczony (emeryt lub rencista) lub jego małżonek był ich opiekunem ustanowionym przez sąd.

• rodziców, ojczyma i macochę oraz osoby przysposabiające, jeżeli:
  • ubezpieczony (emeryt lub rencista) bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do ich utrzymania,
  • spełniają odpowiednio warunki określone dla wdowy i wdowca.

Co się stanie jeżeli brak takich osób? Prawa majątkowe wchodzą do spadku.

Osoby uprawnione do praw majątkowych muszą przedstawić pracodawcy akt zgonu wydany przez urząd stanu cywilnego oraz dokument potwierdzający pokrewieństwo. To może być np. odpis aktu urodzenia lub skróconego aktu małżeństwa.

W przypadku spadku pracodawca rozliczy się z osobą, która przedstawi wyrok sądu w sprawie stwierdzenia nabycia spadku lub notarialne poświadczenie dziedziczenia.

Odprawa pośmiertna

W razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna (art. 93 Kodeksu pracy). Jest jednorazowym świadczeniem pieniężnym. Jego wysokość zależy od okresu zatrudnienia pracownika i wynosi:

• jednomiesięczne wynagrodzenie – dla pracownika, który był  zatrudniony krócej niż 10 lat,
• trzymiesięczne wynagrodzenie – jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,
• sześciomiesięczne wynagrodzenie – dla pracownika zatrudnionego co najmniej 15 lat.

Odprawa pośmiertna przysługuje małżonkowi i innym członkom rodziny, którzy spełniają warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej zgodnie z przepisami o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (wymienionymi wyżej).

Pracodawca sam ustala osoby, które są uprawnione do wypłaty świadczenia.

Uprawnieni członkowie rodziny dostaną odprawę pośmiertną podzieloną na równe części. Jednak trzeba pamiętać, że jeżeli po zmarłym pracowniku pozostała tylko jedna osoba, to otrzyma ½ odprawy.

Osoby uprawnione powinny przedstawić pracodawcy dokument potwierdzający pokrewieństwo, np. odpis skróconego aktu małżeństwa.

Pracodawca mógł ubezpieczyć pracownika na życie. Jeżeli odszkodowanie wypłacone przez ubezpieczyciela jest wyższe niż odprawa pośmiertna, to świadczenie nie przysługuje małżonkowi  i innym członkom rodziny. Co jeżeli odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej? W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek wypłacić rodzinie kwotę stanowiącą różnicę między tymi świadczeniami.

Odprawa pośmiertna nie zostanie wypłacona ani nie wejdzie do masy spadkowej jeżeli nie ma osoby uprawnionej do jej otrzymania.

Inne obowiązki pracodawcy po śmierci pracownika

Obowiązki pracodawcy nie kończą się na wypłacie wynagrodzenia i odprawy pośmiertnej. W zakładzie pracy pozostaje dokumentacja zmarłego pracownika. Mogą ją odebrać dzieci (własne, drugiego małżonka, przysposobione), wnuki, rodzeństwo, małżonkowie, rodzice (także macocha i ojczym).

Pracodawca wystawia świadectwo pracy zmarłego pracownika ze wpisanym powodem wygaśnięcia umowy (śmiercią). Dokument umieszczany jest w aktach pracownika.

Kolejnym obowiązkiem jest wyrejestrowanie zmarłego pracownika z ubezpieczeń ZUS.

Pracodawca musi też pamiętać o wystawieniu i przekazaniu uprawnionym osobom oraz urzędowi skarbowemu deklaracji PIT–11 o rocznych dochodach zmarłego pracownika. Warto pamiętać, że odprawa pośmiertna jest zwolniona z opodatkowania.

Przeczytaj więcej w kategorii prawo pracy.