Jak wypełnić formularz ZUS RCA?

W Polsce przedsiębiorcy zatrudniający pracowników mają obowiązek składania co miesiąc raportu ZUS RCA, czyli Imiennego raportu miesięcznego o należnych składkach i wypłaconych świadczeniach. Ten dokument jest niezbędny z punktu widzenia:

  • właściwego rozliczania się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS);
  • monitorowania ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

W tym artykule omówimy, jak poprawnie wypełnić formularz ZUS RCA krok po kroku.

Kiedy składać ZUS RCA?

Formularz ZUS RCA jest niezbędny do poprawnego rozliczania się z ZUS oraz do śledzenia i ewentualnej poprawy składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. To dokument, który pozwala dokładnie określić, ile składek pracodawca lub przedsiębiorca musi zapłacić za swoich pracowników (lub siebie). Stanowi on również narzędzie, które pozwala na kontrolowanie i analizowanie kosztów związanych z ubezpieczeniami.

Formularz ZUS RCA to urzędowy dokument, który odnosi się zarówno do pracodawców zatrudniających pracowników w ramach umowy o pracę, jak i do przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w pojedynkę, tzn. bez kadry.

ZUS RCA

Formularz pobierzesz tutaj:

ZUS RCA. Jak należy wypełnić ten dokument?

Wypełnienie formularza ZUS RCA może wydać się trudne ze względu na informacje dotyczące wysokości składek. Jest to jednak zadanie wykonalne. Poniżej przedstawiamy Ci, co trzeba uzupełnić.

I. Dane organizacyjne

Pole 01: Wprowadź identyfikator raportu dla miesiąca składek, za który się rozliczasz. Oznaczenie to musi być zgodne z identyfikatorem deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA (na przykład ’01 01 2023′).

II. Dane identyfikacyjne płatnika składek

Ta część formularza zawiera informacje dotyczące płatnika składek, czyli pracodawcy lub przedsiębiorcy:

  • pole 01: Podaj numer NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej), który został Ci przypisany jako płatnikowi przez urząd skarbowy;
  • pole 02: Podaj numer REGON (Krajowy Rejestr Urzędowy Podmiotów Gospodarki Narodowej). Przydzielaniem tego numeru płatnikowi zajmuje się Główny Urząd Statystyczny;
  • pola 03-05: Wypełnij, jeśli jesteś płatnikiem składek jako osoba fizyczna. Podaj numer PESEL w polu 03. Jeśli nie posiadasz PESEL, wprowadź odpowiedni numer dokumentu potwierdzającego tożsamość w polach 04 i 05 (w polu 04 wpisuje się '1′ w przypadku dowodu osobistego oraz 2 w sytuacji, gdy płatnik legitymuje się paszportem);
  • pole 06: Podaj skróconą nazwę płatnika;
  • pola 07-08: Podaj pełną nazwę i adres płatnika (konieczny jest w takiej sytuacji numer ulicy, domu oraz lokalu, a także kod pocztowy i nazwa miejscowości).

III. A. Dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej

W tej sekcji należy umieścić następujące informacje:

  • Pole 01: Nazwisko osoby ubezpieczonej (oddziel człony nazwiska, jeśli takie występują, kreską w razie nazwiska dwuczłonowego);
  • Pole 02: Pierwsze imię osoby ubezpieczonej;
  • Pole 03: W tym miejscu wybiera się kod identyfikatora: P (PESEL), a jeśli dana osoba go nie posiada: 1 (dowód osobisty) lub 2 (paszport lub inny dokument);
  • Pole 04: Wpisz numer identyfikatora zgodnie z kodem wybranym  w polu 03.

III. B. Zestawienie należnych składek za ubezpieczenie społeczne

Nie ukrywamy, że jest to zdecydowanie najbardziej rozbudowana i skomplikowana część. To właśnie tu wpisuje się wysokość składek, jakie w danym miesiącu przedsiębiorca odprowadza za siebie lub pracownika:

1 kod tytułu u. podany w zgłoszeniu do ubezpieczeń
2 wypełnij tylko w przypadku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na  emerytalne
3 wymiar czasu pracy osoby objętej ubezpieczeniem (jest on określany w umowie o pracę w formie ułamka zwykłego)
4 podstawa wymiaru składki na u. emerytalne
5 podstawa wymiaru składki na u. chorobowe
6 podstawa wymiaru składki na u. wypadkowe
7 kwota składki na  emerytalne, którą finansuje ubezpieczony
8 kwota składki na u. rentowe, które finansuje ubezpieczony
9 kwota składki na u. chorobowe, które finansuje ubezpieczony
10 kwota składki na u. wypadkowe, które finansuje ubezpieczony
11 kwota składki na u. emerytalne, które finansuje płatnik składek
12 kwota składki na u. rentowe, które finansuje płatnik składek
13 kwota składki na u. chorobowe, które finansuje płatnik składek
14 kwota składki na u. wypadkowe, które finansuje płatnik składek
15 kwota składki na u. emerytalne, które finansuje budżet państwa
16 kwota składki na u. rentowe, które finansuje budżet państwa
17 kwota składki na u. chorobowe, które finansuje budżet państwa
18 kwota składki na u. wypadkowe, które finansuje budżet państwa
19-22 nie wypełniaj tych pól, chyba że składasz korekty za okres do grudnia 2007 r.
23 kwota składki na u. emerytalne, które finansuje Fundusz Kościelny
24 kwota składki na u. rentowe, które finansuje Fundusz Kościelny
25 kwota składki na u. chorobowe, które finansuje Fundusz Kościelny
26 kwota składki na u. wypadkowe, które finansuje Fundusz Kościelny
27 kwota, o jaką obniżono podstawę wymiaru składki na u. społeczne
28 kwota wpłaty w ramach pracowniczego planu kapitałowego finansowaną przez płatnika składek.
29 suma wartości pól od 07 do 26

III.C. ZESTAWIENIE NALEŻNYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE

Uwzględnia się tu obowiązkową składkę na ubezpieczenie zdrowotne, która wynosi 9 proc.  podstawy wymiaru i jest w całości pokrywana przez ubezpieczonego.

III.D. ZESTAWIENIE WYPŁACONYCH ŚWIADCZEŃ FINANSOWANYCH Z BUDŻETU PAŃSTWA

Tej części najprawdopodobniej nie musisz wypełniać. Dlaczego? Powód jest bardzo prosty: od dawna, tzn. od dn. 1.09.2006 r. osoby płatnicy nie nie mogą wypłacać świadczeń rodzinnych, które są finansowane z budżetu państwa. A zatem, jeśli nie potrzebujesz składać korekty do rozliczeń z tamtego okresu, możesz pominąć to pole.

III.E. Forma opodatkowania obowiązująca w danym miesiącu oraz przychód i dochód z działalności

W tej sekcji należy umieścić informacje dotyczące wybranej przez przedsiębiorcę formy opodatkowania (skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, karta podatkowa), w tym w szczególności:

  • kwotę przychodu lub dochodu osiągniętego w danym miesięcznym okresie rozliczeniowym;
  • podstawę naliczenia składki zdrowotnej.

IV. OŚWIADCZENIE PŁATNIKA SKŁADEK

Część ta wygląda podobnie jak w przypadku innych dokumentów rozliczeniowych ZUS – w polu:

  • 01 trzeba wpisać datę wypełnienia formularza (dzień/miesiąc/rok);
  • 02, w celu potwierdzenia wiarygodności danych, należy umieścić swój własny podpis lub poprosić upoważnioną osobę;
  • 03, jeśli posiadasz, użyj pieczęci płatnika składek.
Jeśli zauważysz błędy w złożonym raporcie w trakcie roku, możesz je również poprawić za pomocą formularza ZUS RCA. To ważne, ponieważ dokładność wypełniania raportów ma wpływ na przyszłe emerytury i inne świadczenia pracowników i przedsiębiorców.

Jak przesyłać dokumenty do ZUS?

Oczywiście, w przypadku deklaracji rozliczeniowej ważne jest nie tylko prawidłowe jej wypełnienie, ale także przesłanie dokumentu w odpowiedni sposób do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Sposób składania deklaracji ZUS RCA zależy od liczby osób, dla których opłacasz składki. W sytuacji, gdy jako pracodawca odprowadzasz składki dla 5 lub mniejszej liczby osób, masz dwie opcje:

  • tradycyjnie, tzn. składając dokumenty osobiście w placówce ZUS (ew. drogą pocztową lub poprzez pełnomocnika);
  • elektronicznie.

Z kolei w pozostałych przypadkach, tzn. jeśli chodzi o rozliczenie składek dla więcej niż 5 pracowników, zleceniobiorców itp., musisz przekazywać dokumenty wyłącznie w postaci elektronicznej.

W przypadku przesyłania dokumentów w wersji elektronicznej można korzystać z programu Płatnik (e-Płatnik).

W wyjątkowych wypadkach, po uzyskaniu zgody ze strony dyrektora oddziału właściwego miejscowo dla danego przedsiębiorstwa oddziału ZUS, można przesłać deklaracje na przykład na płycie CD. Takie sytuacje należą jednak do rzadkości.
Emil Zelma
Emil Zelma
Ekonomista, wykładowca, autor wielu artykułów, znający w teorii i w praktyce zasady działalności przedsiębiorstw. Do jego zainteresowań należy szeroko pojęty biznes, w tym szczególnie obszary związane z zarządzaniem finansami firmy oraz księgowością.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Spółka jawna a cywilna – najważniejsze różnice. Którą z nich wybrać?

Osoba, która chce rozpocząć biznes, ma do wyboru różne formy prowadzenia działalności gospodarczej. Może wybierać m.in. między spółką jawną i spółką cywilną. Jednak czym...

Kiedy sporządzić, podpisać, zatwierdzić i złożyć sprawozdanie finansowe? Poznaj najważniejsze terminy

Sporządzenie sprawozdania finansowego niezgodnie z ustawą, w tym z naruszeniem terminów przygotowania dokumentów, grozi poważnymi konsekwencjami (nie tylko karą grzywny). Jak ich uniknąć? Rozwiewamy...

Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS krok po kroku?

Złożenie sprawozdania finansowego do KRS może wydawać się skomplikowanym zadaniem. W tym artykule poprowadzimy Cię krok po kroku przez cały proces, wyjaśniając wszystkie etapy....

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!