Kiedy wypełniamy ZUS ZPA? Czy można go wysłać elektronicznie?

Z punktu widzenia prawidłowego funkcjonowania tego systemu konieczne jest precyzyjne ustalenie płatników składek oraz dokładność ich informacji. To właśnie dlatego formularz ZUS ZPA pełni tak istotną rolę.

W tym artykule przybliżymy Ci, czym dokładnie jest dokument ZUS ZPA, które podmioty mają obowiązek jego wypełnienia oraz jakie informacje powinien zawierać ten formularz. Zastanowimy się też nad tym, co należy zrobić, by poprawić/zaktualizować wcześniej przesłane dane.

ZPA ZUS – co to jest i kto go wypełnia?

Formularz ZUS ZPA to oficjalny, urzędowy dokument, który służy do zgłaszania płatników składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Formularz ten jest stosowany zarówno przez osoby prawne, jak i przez jednostki organizacyjne, które nie posiadają osobowości prawnej.

Celem, dla którego wypełnia się ZUS ZPA, jest gromadzenie niezbędnych informacji umożliwiających zidentyfikowanie płatnika, który jest zobowiązany do opłacania składek na mocy obowiązujących przepisów.

W jakich sytuacjach wypełnia się ten dokument? Poniżej przedstawiamy przykładowe sytuacje, które tego wymagają:

  • zgłoszenie nowego płatnika składek – dotyczy to osób prawnych lub jednostek organizacyjnych dopiero rozpoczynających działalność gospodarczą. W przypadku prowadzenia działalności już od początku (poza sytuacją, w której płatnik decyduje się na ulgę na start) konieczne jest bowiem opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne;
  • korekta danych – płatnicy składek powinni skorzystać z formularza ZUS ZPA również w sytuacji, gdy konieczne jest dokonanie korekty danych dotyczących ich przedsiębiorstwa (poprawiana może być np. nazwa, forma prawna biznesu lub adres działalności gospodarczej);
  • zgłoszenie (aktualizacja) danych – jeżeli płatnik składek zmienia numer rachunku bankowego, adres siedziby przedsiębiorstwa czy inne dane ewidencyjne, także w takiej sytuacji konieczne jest skorzystanie formularza ZUS ZPA w celu poprawnego zgłoszenia tych zmian.
ZUS ZPA. Kiedy nie trzeba go składać?

Warto zauważyć, że nie zawsze jest konieczne wypełnianie formularza ZUS ZPA. Jeśli planuje się prowadzenie działalności w formie:

które są zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), nie ma potrzeby składania tego formularza. W takim przypadku należy złożyć odpowiedni wniosek rejestrowy do KRS, w którym podaje się podstawowe informacje dotyczące działalności. Po zarejestrowaniu się w KRS konieczne jest złożenie wniosku NIP-8 w odpowiednim Urzędzie Skarbowym w ciągu 7 dni, podając dodatkowe dane.

ZUS ZPA – jak go poprawnie wypełnić?

Wypełnianie formularza ZUS ZPA to działanie, które może wprawdzie zająć trochę czasu. Z drugiej jednak strony jest ono niezbędne z punktu widzenia prawidłowego funkcjonowania systemu ubezpieczeń społecznych. Jak jednak widzisz, jest to stosunkowo nieduży dokument.

zus zpa

Poniżej przedstawiamy Ci kroki, które musisz wówczas wykonać.

Formularz pobierzesz tutaj:

Wybór celu, dla którego sporządzasz druk ZUS ZPA

Na początek trzeba wybrać odpowiednie pole w formularzu ZUS ZPA, które odzwierciedla cel, dla którego wypełniasz dokument. Jeśli chcesz zgłosić nowego płatnika składek, wybierz pole 01 w sekcji I. Dane organizacyjne. Z kolei w sytuacji, gdy dokonujesz aktualizacji danych, wybierz pole 02.

Pamiętaj, by w sekcji I. Dane organizacyjne zaznaczyć tylko jedno pole, które odpowiada celowi wypełnienia!

Dane ewidencyjne płatnika składek

W następnej części formularza ZUS ZPA znajduje się miejsce, w którym trzeba podać dokładne dane płatnika składek, tzn. przedsiębiorstwa. To właśnie tutaj wpisuje się m.in.:

  • pełną nazwę płatnika,
  • pozostałe informacje, w tym np. rodzaj jednostki (np. jednostka budżetowa), nazwa organu założycielskiego oraz data wpisu do ewidencji lub rejestru.

Służą do tego segmenty: II. Dane organizacyjne płatnika składek oraz III. Dane ewidencyjne płatnika składek. Podaje się tu m.in. Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) oraz pełną nazwę danego podmiotu.

Dane rachunku bankowego

Sekcja IV formularza ZUS ZPA (pełna nazwa: IV. Dane o rachunku bankowym płatnika składek) zawiera pola służące do wprowadzenia informacji dotyczących rachunku bankowego płatnika składek. Jest to bardzo ważna informacja, ponieważ składki ubezpieczeniowe powinny być opłacane właśnie poprzez ten rachunek.

Adresy działalności gospodarczej płatnika składek

Część V formularza ZUS ZPA odnosi się do adresu siedziby płatnika składek. Jeśli adres firmy jest inny niż adres prowadzenia działalności, konieczne jest również wypełnienie formularza ZUS ZAA oraz uzupełnienie sekcji VI. Adres do korespondencji płatnika składek. Ważne jest także podanie adresu do korespondencji, jeżeli jest on inny niż adres siedziby.

Dane biura rachunkowego, które prowadzi księgi przedsiębiorstwa

W przypadku, gdy to zewnętrzny usługodawca (biuro rachunkowe) zajmuje się sprawami finansowo-księgowymi płatnika składek, koniecznie należy podać w części VII Formularza ZUS ZPA:

W ósmej części dokumentu płatnik składek podpisuje dokument i podaje mu datę.

Formularz ZUS ZPA – korekta

Typowe powody, które sprawiają, że płatnicy dokonują poprawek w formularzu ZUS ZPA, to m.in.:

  • błędy dotyczące celu składania formularza ZUS ZPA w tym np. przypadkowe zaznaczenie rubryki 01 (zgłoszenie płatnika składek) zamiast rubryki 02 (zmiana lub korekta danych płatnika);
  • błędy w danych identyfikacyjnych płatnika składek, co powoduje konieczność poprawy błędnie wpisanej skróconej nazwy płatnika;
  • korekty w danych:
    • ewidencyjnych,
    • adresowych,
    • bankowych,

płatnika;

  • poprawa numeru rachunku bankowego wykorzystywanego przez płatnika w celu prowadzenia rozliczeń firmowych, w tym także rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Jak wysłać ZUS ZPA?

Jeśli chodzi o wysyłkę ZUS ZPA, musisz wiedzieć, że tego formularza nie składa się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych jako odrębnego dokumentu. Powinien on stanowić część dokumentacji wypełnianej jeszcze na etapie rejestracji nowego podmiotu w KRS. Składa się wówczas wniosek rejestracyjny w Krajowym Rejestrze Sądowym poprzez ems.ms.gov.pl.

Emil Zelma
Emil Zelma
Ekonomista, wykładowca, autor wielu artykułów, znający w teorii i w praktyce zasady działalności przedsiębiorstw. Do jego zainteresowań należy szeroko pojęty biznes, w tym szczególnie obszary związane z zarządzaniem finansami firmy oraz księgowością.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Kolejny wzrost płacy minimalnej w 2023 roku. Ile wyniesie najniższa krajowa w lipcu?

Ile wynosi płaca minimalna w Polsce w 2023 roku? O ile jest wyższa w porównaniu z 2022 rokiem? Jaka będzie podwyżka najniższej krajowej w...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Pomysł na biznes z małym wkładem własnym – 5 firm, które otworzysz z niskim kapitałem początkowym

Najlepszy pomysł na biznes z małym wkładem własnym to taki, który wykorzystuje inne z Twoich zasobów – Twoją wiedzę i kreatywność. Proponujemy listę 5...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...

Czym jest pomoc de minimis? Jak ubiegać się o pomoc publiczną?

Pomoc de minimis ma na celu wsparcie rozwoju przedsiębiorców funkcjonujących na terenie Unii Europejskiej w sposób, który nie zakłóca wolnej konkurencji oraz nie wpływa...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!