Skąd wiadomo, że pieczęć elektroniczna jest wiarygodna? Jak poznać, że dokument z pieczęcią elektroniczną jest ważny? Przeczytaj nasz artykuł i sprawdź, po czym możesz to poznać.
Dokument z pieczęcią elektroniczną to obecnie powszechny element życia. W celu potwierdzenia ich wiarygodności stosuje się między innymi pieczęć elektroniczną. Takiego rodzaju zabezpieczenie współcześnie jest w stanie ułatwić obieg dokumentów.
Spis treści
Dokument z pieczęcią elektroniczną. Czym jest pieczęć elektroniczna?
Pieczęć elektroniczna jest tym samym, co standardowa pieczęć, jednak w wersji oczywiście elektronicznej. Zawiera dane takie jak:
- CN (Common Name) – nazwa ogólna;
- O (Organization) – nazwa firmy/ organizacji;
- C (Country) – kraj zarejestrowania podmiotu;
- 2.5.4.97 – numer rejestrowy jednostki, np. NIP;
- PostalAddress – adres podmiotu.
Pieczęć elektroniczna charakteryzuje się tym, że posługiwać się nią mogą podmioty o osobowości prawnej. To podstawowa różnica między nią a podpisem elektronicznym. Jednocześnie pieczęć elektroniczna nie jest tym samym, co podpis elektroniczny.
CZYTAJ TAKŻE: Co to jest pieczęć elektroniczna? FAQ
Dlatego firmy często stosują pieczęć jako potwierdzenie dokumentów firmowych, a podpis elektroniczny – w celu zatwierdzenia woli konkretnej osoby fizycznej. Nie ma możliwości, aby pieczęć elektroniczna zawierała tożsamość autora podpisu.
Jest to narzędzie, które gwarantuje autentyczność i integralność dokumentów. To znaczy, że faktycznie podpisał je dany podmiot i że w dokumentach tych nikt nic nie zmienił ani nie dodał. Przydaje się ona jako zabezpieczenie faktur elektronicznych, dokumentów prawnych albo ofert handlowych.
Szczegółową rolę pieczęci elektronicznej określono na mocy rozporządzenia eIDAS, czyli rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady z 23 lipca 2014 roku w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania.
Zgodnie z nim, pieczęć elektroniczną określa się mianem danych w formie elektronicznej, które zostały dodane do innych elektronicznych danych albo są z nimi w sposób logiczny powiązane. To gwarantuje integralność danych i autentyczność ich pochodzenia.
Rodzaje pieczęci elektronicznej
Tak samo, jak ma to miejsce w przypadku podpisu elektronicznego, również pieczęć dzieli się na kilka rodzajów.
CZYTAJ TAKŻE: Kwalifikowana pieczęć elektroniczna dla firm
Jednym z nich jest zaawansowana pieczęć elektroniczna. To unikalne narzędzie dla każdej osoby prawnej, która się nim posługuje. Jeżeli dojdzie do jakiejkolwiek zmiany w obrębie dokumentów, rozpoznana ją podmiot wystawiający dokument.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna działa na takich samych zasadach, a dodatkowo składa się ją za pośrednictwem kwalifikowanego urządzenia (czytnika kart albo aplikacji SimplySign). Dzięki temu ułatwia i przyśpiesza wiele procesów obiegów dokumentów.
Dokument z pieczęcią elektroniczną. Skąd wiadomo, że jest wiarygodny?
Za wystawienie kwalifikowanego certyfikatu pieczęci elektronicznej odpowiedzialni są wyłącznie kwalifikowani dostawcy usług zaufania. W Polsce może go wydać dowolny europejski kwalifikowany dostawca usług zaufania. Lista firm, które się tym zajmują, jest prowadzona przez Narodowy Bank Polski i nadzorowana przez Ministerstwo Cyfryzacji.
Pieczęć elektroniczna kwalifikowana jest najlepszym narzędziem do zabezpieczania dokumentów. Gwarantuje ona, że odbiorcą dokumentów nie będzie żadna niepowołana i nieuprawniona osoba oraz że nikt nie wprowadzi w nim żadnych zmian.
CZYTAJ TAKŻE: Zaawansowana i kwalifikowana pieczęć elektroniczna
Certyfikaty kwalifikowane są wydawane przez dostawców usług zaufania. Oznacza to, że to oni mają obowiązek sprawdzenia podmiotu, któremu wydana zostanie na przykład pieczęć elektroniczna. Stąd na przykład konieczność posiadania do złożenia wniosku o pieczęć elektroniczną podpisu elektronicznego.
Oba te narzędzia są więc ze sobą powiązane. Sprawdzenie tożsamości oraz prawidłowości danych sprawiają, że pieczęć elektroniczna jest wiarygodna tak samo, jak standardowa pieczęć, a do tego ma jeszcze kilka innych atutów.
