Coraz częściej przedsiębiorcy korzystają z dostępu do programów komputerowych i aplikacji, zarówno ogólnotematycznych, potrzebnych do zarządzania firmą, jak i branżowych, o wąskiej specjalizacji. Kupując program komputerowy, zwykle nie otrzymujemy go na własność, a płacimy za możliwość korzystania z niego, czyli z licencji.
Posiadanie licencji staje się więc dziś niezbędne do tego, by prowadzić nowoczesną firmę. Licencja na program komputerowy jest rodzajem umowy, która pozwala nabywcy korzystać z określonego oprogramowania. Może się jednak pojawić pytanie: w jaki sposób zaksięgować zakup licencji oprogramowania. Odpowiedź na to pytanie daje nam ustawa z 29 września 1994 o rachunkowości. W przepisach czytamy, że licencję traktowaną jako środek trwały należy wliczyć do „wartości niematerialnych i prawnych”.
Spis treści
Jak księgować zakup licencji oprogramowania?
To, w jaki sposób licencja zostanie zaksięgowana, zależeć będzie przede wszystkim od tego, czy będzie ona mogła być zaliczona do ewidencji środków trwałych. By tak było, konieczne są do spełnienia określone warunki. Te same, które dotyczą innych rodzajów majątku, takich jak np. samochód czy maszyny produkcyjne.
Uznanie lub nie licencji za środek trwały decyduje o tym jak będą księgowane później koszty związane z tą licencją. I tak jeśli licencja będzie wykorzystywana ponad rok, to wtedy może być uwzględniona w środkach trwałych. Znaczenie ma też początkowa wartość licencji. Składa się na nią cena zakupu, a także inne wydatki (tzw. koszty wdrożeniowe), które przedsiębiorca poniósł, zanim licencja została przyjęta do użytkowania.
Jeśli łączna wartość tych kosztów przekracza dziesięć tysięcy złotych, to licencja będzie musiała być obowiązkowo wliczona do środków trwałych. Jeśli jest niższa, to decyzja w tym zakresie należy do przedsiębiorcy. Gdy licencja będzie uznana za środek trwały, to kosztem będą odpisy amortyzacyjne. Nalicza się je według metody liniowej, jako określony procent wartości początkowej. Odpisy amortyzacyjne można robić minimalnie przez 24 miesiące.
Jeśli więc licencja będzie środkiem trwałym, to w księdze przychodów i rozchodów księguje się ją jako „pozostałe wydatki” lub – w przypadku ksiąg rachunkowych – na koncie „amortyzacja”. Jeśli wartość licencji nie jest wysoka, to księguje się ją jako „pozostałe wydatki” (w przypadku księgi przychodów i rozchodów) albo „usługi obce”.
Dlaczego oprogramowania nie kupuje się na własność, a w formie licencji? Przede wszystkim ze względu na prawa autorskie, którymi objęte jest oprogramowanie. W ustawie o rachunkowości czytamy o „wartościach niematerialnych i prawnych”. Zalicza się do nich np. licencje, a także koncesje lub autorskie prawa majątkowe.
W tę grupę wchodzą też prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, a także wzorów użytkowych i zdobniczych. Jeśli wartości niematerialne i prawne oddane są do używania w najmie, dzierżawie lub leasingu, to zalicza się je do aktywów trwałych jednej ze stron umowy.
Czy licencję na program komputerowy rozliczamy w czasie?
Jeśli licencję amortyzujemy, to można uznać, że rozliczamy ją w czasie. Jeśli z jednej licencji korzystamy przez lata i trzeba ją odnawiać regularnie, to wtedy przedłużenie licencji nie zwiększa wartości środka trwałego. Wtedy księguje się to jako koszty działalności operacyjnej, albo jako kolejny środek niematerialny i prawny.
Rozliczenie licencji, a zasada periodyzacji
Warto wiedzieć o zasadzie periodyzacji. Zgodnie z zasadą rachunkowości, zdarzenia gospodarcze dzieli się na określone przedziały czasowe. Ujmuje się je w wyznaczonych jednostkach czasu. Może to być np. rok obrotowy czy okres sprawozdawczy. Wyraża się poprzez dwie nadrzędne zasady, tj. zasadę memoriałową i zasadę współmierności. I tak moment poniesienia kosztu wynika bezpośrednio z dowodu zakupu. Czyli będzie to najczęściej faktura zakupu.
