Czy wiedziałeś, że przedsiębiorca może upoważnić dowolną osobę do reprezentowania jego spraw w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych? W tym celu konieczne będzie złożenie pełnomocnictwa ZUS PEL. Co warto o nim wiedzieć oraz jak je wypełnić? Podpowiadamy!
Osoby zarządzające przedsiębiorstwami mają możliwość upoważnienia innej osoby do reprezentowania ich spraw w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Pełnomocnictwo takie należy dostarczyć w wersji papierowej do właściwego oddziału ZUS-u. Dzięki takiemu dokumentowi księgowa pracująca w Twojej firmie lub przedstawiciel biura rachunkowego, z którym współpracujesz, będą mogli w Twoim imieniu obsługiwać dokumenty ubezpieczeniowe. To wygodne i praktyczne rozwiązanie, o którym powinien wiedzieć każdy właściciel firmy, niezależnie od jej wielkości.
Spis treści
Pełnomocnictwo ZUS – upoważnienie do reprezentowania płatnika składek podczas kontroli ZUS
ZUS PEL to trzystronicowy druk służący do nadania upoważnienia dla pracownika lub księgowego do wykonywania czynności prawnych w imieniu przedstawiciela firmy w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Wypełnienie druku nie jest trudne i nie powinno zająć więcej niż kilka minut. Warto jednak pamiętać, że musi on zostać złożony do ZUS-u w formie papierowej. Nie ma możliwości, aby przesłać go do instytucji drogą elektroniczną.
Kto może udzielić pełnomocnictwa ZUS PEL?
Pełnomocnictwa na druku ZUS PEL udziela osoba upoważniona do reprezentowania firmy. W przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych będzie to właściciel. W przypadku spółek posiadających wieloosobową reprezentację – druk musi podpisać każdy z reprezentantów podmiotu.
Pełnomocnictwo do reprezentacji podczas kontroli z ZUS
Pełnomocnictwo ZUS PEL nie będzie wystarczające, jeśli reprezentanci przedsiębiorstwa nie chcą osobiście uczestniczyć w kontroli przeprowadzanej przez inspektorów ZUS. W takim wypadku należy nadać upoważnienie na druku ZUS PEL-K.
To krótki dokument liczący zaledwie dwie strony. Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie precyzuje, kto dokładnie ma obowiązek go składać – osoby upoważnione do załatwiania spraw czy reprezentacja przedsiębiorstwa. Przy reprezentacji kilkuosobowej składa się druk ZUS PEL z załącznikiem ZUS PEL-Z. Ważne, że pełnomocnictwo to działa jedynie w czasie trwania kontroli, a odebranie protokołu z kontroli jest jednoznaczne z wygaśnięciem upoważnienia.
Jak wypełnić ZUS PEL?
Druk ZUS PEL posiada trzy strony i jest bardzo łatwy do wypełnienia. Składa się z pięciu części.
Część 1.: Dane osoby udzielającej pełnomocnictwa
W pierwszej części dokumentu należy wpisać jedynie podstawowe dane osoby udzielającej pełnomocnictwa, takie jak:
- imię i nazwisko;
- numer PESEL;
- datę urodzenia;
- adres do korespondencji;
- nazwę państwa (jeśli jest inne niż Polska).
Dodatkowo warto dodać numer telefonu do kontaktu w razie ewentualnych problemów z nadaniem upoważnienia.
Część 2.: Oświadczenie osoby udzielającej pełnomocnictwa
Kolejno na dokumencie zaznacza się, czy działa się w imieniu własnym (w przypadku spółek jednoosobowych i jednoosobowych działalności gospodarczych), czy też innego podmiotu, na przykład wieloosobowej spółki lub innej instytucji.
Część 3.: Dane pełnomocnika
Następnie należy wpisać dane pełnomocnika, a więc osoby upoważnionej do załatwiania spraw w imieniu reprezentacji firmy w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych:
- PESEL, a jeśli nie został nadany, to rodzaj, serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
- datę urodzenia;
- imię i nazwisko;
- adres do korespondencji;
- nazwę państwa, jeśli jest inne niż Polska;
- numer telefonu.
Część 4.: Zakres pełnomocnictwa
Kolejno trzeba określić zakres takiego pełnomocnictwa. Upoważnienie może dotyczyć czynności jednorazowej. Może również pozwolić na załatwienie wszystkich spraw – tutaj jest wybór, czy pełnomocnik ma mieć dostęp do konta PUE ZUS, czy też nie. Jeśli pełnomocnik będzie miał dostęp do konta na platformie PUE ZUS, to konieczne będzie określenie jego roli – ubezpieczonego, świadczeniobiorcy lub płatnika składek.
Pełnomocnictwa można udzielić na czas określony lub nieokreślony. Jeśli na druku nie zostaną wpisane terminy ramowe pełnomocnictwa (rozpoczęcia i zakończenia jego obowiązywania), to pracownicy ZUS domyślnie zaznaczoną czas obowiązywania upoważnienia od dnia dostarczenia druku do ZUS do jego odwołania.
Warto wiedzieć, że odwołanie pełnomocnictwa dokonuje się za pomocą druku ZUS PEL-O.
Część 5.: Data i podpis
Na końcu pisma należy wpisać datę oraz złożyć czytelny podpis osoby, która udziela pełnomocnictwa.
ZUS PEL w przypadku reprezentacji wieloosobowej
Nie ma żadnych przeciwwskazań, aby w ZUS-ie spółka posiadająca wieloosobową reprezentację była reprezentowana przez jedną osobę. Warto jednak wiedzieć, że w przypadku takich podmiotów, każda z osób, której przysługuje do reprezentowania firmy w kontaktach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, powinna złożyć osobny podpis na pełnomocnictwie.
W tym celu wykorzystuje się standardowy druk ZUS PEL oraz załącznik ZUS PEL-Z. Na druku podstawowym znajduje się jedynie jedno miejsce dla osoby udzielającej i przyjmującej pełnomocnictwo. Z tego względu stosuje się załącznik PEL-Z, gdzie można dopisać kolejne osoby. Dokumenty powinny zostać czytelnie podpisane przez każdego z reprezentantów i złożone razem do odpowiedniego oddziału ZUS-u.
Warto wiedzieć, że załącznik ZUS PEL-Z służy nie tylko do nadawania, ale również do odwoływania pełnomocnictwa w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.
Podsumowując, dokument ZUS PEL umożliwia upoważnienie pełnomocnika do kontaktów z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w imieniu reprezentantów konkretnego przedsiębiorstwa. To rozwiązanie szczególnie przydatne, kiedy firma współpracuje z biurem księgowym lub zatrudnia pracowników zajmujących się księgowością.
