Zgodnie z polskimi przepisami konieczna jest nie tylko prawidłowa rejestracja do ZUS, ale także — jeśli zajdzie taka konieczność — wyrejestrowanie z ubezpieczenia. Jeśli chodzi o drugą spośród wymienionych czynności, wykorzystuje się do tego zadania formularz ZUS ZWUA. Jak uzupełnić ten dokument? Odpowiedź na pytanie znajdziesz w naszym tekście. Miłej lektury!
Spis treści
Jak wyrejestrować płatnika składek?
Formularz ZUS ZWUA to dokument przeznaczony do dwóch głównych zadań. Po pierwsze, umożliwia on wyrejestrowanie osoby ubezpieczonej (pracownika, zleceniobiorcy) z państwowego systemu ubezpieczeń społecznych. Po drugie, formularz ten wykorzystuje się w celu zgłaszania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wszelkich korekt związanych w zakresie danych dotyczących wyrejestrowania ubezpieczonego.
Formularz ZUS ZWUA do poprawy danych
To jeszcze nie wszystko, ponieważ druk ZUS ZWUA jest używany również w sytuacji, gdy potrzebna jest zmiana lub korekta informacji podanych w pierwotnym zgłoszeniu do ubezpieczenia. Z jego użyciem można poprawić m.in. następujące rodzaje informacji:
- kod tytułu ubezpieczenia,
- rodzaje ubezpieczeń,
- terminy, w jakich przysługuje prawo do ubezpieczenia w ramach ZUS.
Rzecz jasna, wszelkie czynności związane z rejestracją w ZUS powinny być dokonywane ze starannością, ale jeśli już pojawi się błąd w danych wysłanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, konieczne jest:
- wyrejestrowanie osoby ubezpieczonej, by można było „pozbyć się” nieprawidłowych informacji;
- ponowne zarejestrowanie za pomocą formularza ZUS ZUA/ZUS ZZA z wykorzystaniem poprawnych danych. To, jaki formularz należy wówczas wykorzystać, zależy od ubezpieczeń, do jakich należy dopisać daną osobę:
Warto przy tym dodać, że jeśli chodzi wyrejestrowanie osoby ubezpieczonej w związku z wygaśnięciem tytułu do ubezpieczeń, konieczne dokonanie tego również w odniesieniu do objętych tytułem tego samego ubezpieczenia członków rodziny. Przykładowo, mogą być to dzieci pracującego rodzica czy niepracujący mąż/żona. Tak czy inaczej, każdorazowo powinien o tym pamiętać podmiot dokonujący rozliczeń, czyli płatnik.
| Według ogólnej zasady deklaracje rozliczeniowe powinny być wysyłane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w terminie nieprzekraczającym 7 dni od momentu wystąpienia danego zdarzenia. Nie inaczej wygląda sytuacja, jeśli chodzi o formularz ZUS ZWUA.
Taki stan rzeczy to nie jedynie „kaprys” ze strony organów administracji państwowej. Wręcz przeciwnie: jest to konieczne, by móc zachować aktualność i dokładność danych w systemie ubezpieczeń społecznych. Ten dość restrykcyjny termin 7 dni stosuje się w sytuacji, gdy doszło do wygaśnięcia tytułu do ubezpieczeń społecznych. Jest to zasada ogólna. Z kolei jeśli powodem jest rozwiązanie stosunku pracy pracowników (członków służby zagranicznej), termin końcowy to 30 dni od danego zdarzenia. |
Jak wypełnić ZUS ZWUA?
Jeśli obawiasz się skomplikowanych procedur, mamy dla Ciebie dobrą wiadomość: otóż, wypełnienie tego dokumentu nie należy do szczególnie trudnych zadań. Niemniej jednak musisz mieć na uwadze, że konieczne jest prawidłowe, precyzyjne wypełnienie poszczególnych pozycji; nie wolno ominąć żadnego wymaganego pola (a tych, jak się za chwilę przekonasz, jest całkiem sporo).
Poniżej przedstawimy Ci krótko, jak wypełnić ZUS ZWUA krok po kroku:
obraz I
- I. Dane organizacyjne:
- Pole 01: Wpisać „X” przy wyrejestrowaniu ubezpieczonego z ubezpieczeń.
- Pole 02: Wpisać „X” w przypadku zamiaru zgłoszenia korekty danych o wyrejestrowaniu ubezpieczonego.
obraz II
- II. Dane identyfikacyjne płatnika składek:
- Pole 01: Numer Identyfikacyjny Podatnika (NIP) płatnika.
- Pole 02: Numer REGON płatnika.
- Pole 03: Numer PESEL płatnika (osoby fizycznej).
- Pole 04: Typ dokumentu (1 oznacza dowód osobisty, zaś 2 – paszport lub inny dokument).
- Pole 05: Seria i numer dokumentu wskazanego w polu 04.
- Pole 06: Nazwa skrócona płatnika.
- Pole 07: Nazwisko płatnika.
- Pole 08: Pierwsze imię płatnika.
- Pole 09: Pełna data urodzenia płatnika.
obraz III
- III. Dane identyfikacyjne osoby wyrejestrowanej z ubezpieczeń:
- Pole 01: Numer PESEL osoby wyrejestrowywanej.
- Pole 02: Zwykle pozostawia się je puste (wypełnij tylko dla osób zgłoszonych przed 1 września 2011 r. z użyciem obowiązującego wówczas numeru NIP).
- Pole 03: Typ dokumentu (1 – dowód osobisty, 2 – paszport lub inny dokument).
- Pole 04: Seria i numer dokumentu wskazanego w polu 03.
- Pole 05: Nazwisko osoby wyrejestrowywanej.
- Pole 06: Pierwsze imię osoby wyrejestrowywanej.
- Pole 07: Pełna data urodzenia osoby wyrejestrowywanej.
obraz IV
- IV. Wyrejestrowanie z ubezpieczeń:
- Pole 01: Kod tytułu ubezpieczenia.
- Pole 02: Data, z jaką należy wyrejestrować osobę ubezpieczoną.
- Pole 03: Kod wskazujący przyczynę wyrejestrowania (stosuje się następujące oznaczenia 100 – ustanie tytułu, 500 – zgon, 600 – inna przyczyna, 700 – zawieszenie, 800 – przejście zakładu pracy).
obraz V
- V. Rozwiązanie/stosunek pracy/służbowy:
- Wypełnij, jeśli stosunek pracy/służbowy zakończono po 31 grudnia 2018 roku, i w polu 03 wybrano przyczynę 100 lub 500.
obraz VI
- VI. Oświadczenie płatnika składek:
- Pole 01: Data wypełnienia formularza.
- Pole 02: Podpis płatnika lub osoby upoważnionej.
- Pole 03: Miejsce na pieczątkę płatnika.
obraz VII
- VII. Oświadczenie osoby wyrejestrowywanej z ubezpieczeń.
obraz VIII
- VIII. Adnotacje ZUS:
Wypełnia pracownik ZUS.
Formularz ZUS ZWUA pobierzesz tutaj.
Jak wysłać ZUS ZWUA?
Przygotowany formularz ZUS ZWUA można wysłać na różne sposoby. Przykładowo, w moduły do wysyłki dokumentów ZUS ZWUA jest wyposażonych wiele programów do prowadzenia księgowości (pozwala na to np. słynny już Płatnik). Oprócz tego przedsiębiorca może przesłać ZUS ZWUA z wykorzystaniem Platformy Usług Elektronicznych (PUE ZUS).
Jak poprawić ZWUA?
Nie jest to trudne. W tym celu należy ponownie wysłać formularz ZUS ZWUA oraz, jak już wspomnieliśmy, w sekcji „I. Dane organizacyjne” zaznaczyć pole 02. Korektę zgłoszenia należy wysłać niezwłocznie po stwierdzeniu pomyłki.
