Czym jest outsourcing pracowniczy i usług? Kiedy się opłaca? Czy własne działania warto powierzyć zewnętrznej firmie?

Outsourcing podbija serca polskich przedsiębiorców, jednak warto sprawdzić, czy zawsze przynosi tylko korzyści. Oto najważniejsze informacje o outsourcingu: czym jest, jakie są jego rodzaje, kiedy się opłaca i jakie niesie ze sobą ryzyko.

Outsourcing – co to?

Outsourcing to strategia zarządzania, która polega na przekazywaniu zadań, funkcji, projektów lub procesów do realizacji przez zewnętrzne podmioty, specjalizujące się w danej dziedzinie. 

Cel outsourcingu? To zwiększenie efektywności, jakości i konkurencyjności firmy, poprzez skupienie się na jej kluczowych kompetencjach i redukcję kosztów operacyjnych.

Outsourcing może przybierać różne formy i zakresy, w zależności od potrzeb i celów firmy. Dobrym przykładem jest outsourcing usług informatycznych. Firma produkcyjna, która nie chce tworzyć własnego działu IT – to kosztowne, wymaga zatrudnienia dodatkowych, wyspecjalizowanych pracowników – może skorzystać z outsourcingu.

Outsourcing zyskuje coraz większą popularność. Z raportu firmy Grant Thornton za lata 2019-2025 wynika, że w tym okresie o 15% wzrosło zainteresowanie outsourcingiem w Polsce, 26% badanych obniżyło koszty dzięki zleceniu zadań na zewnątrz, a 68% respondentów przyznało, że outsourcing pozwolił im przetrwać czasy pandemii Covid-19.

Rodzaje outsourcingu. Co można zlecić zewnętrznej firmie?

W praktyce niemal każda usługa może być zlecona na zewnątrz. Do najchętniej wybieranych należy outsourcing m.in. usług IT, finansowo-księgowych, kadrowo-płacowych oraz procesów produkcyjnych i logistycznych.

Możemy wyróżnić następujące rodzaje outsourcingu:

• outsourcing zewnętrzny (zwany kontraktowym) – klient zleca wykonywanie określonych zadań lub usług firmie zewnętrznej, która nie jest z nim powiązana kapitałowo. Do tej grupy należy m.in. obsługa księgowa, informatyczna, sprzątania, ochrony czy cateringu;
• outsourcing wewnętrzny (kapitałowy) – firma macierzysta wydziela spółkę-córkę, która przejmie na siebie ciężar wykonania pewnych działań na rzecz firmy macierzystej lub innych podmiotów. Ten rodzaj outsourcingu obejmuje np. logistykę czy badania i rozwój;
• outsourcing pracowniczy – firma outsourcingowa zatrudniania pracowników i deleguje ich do pracy u zleceniodawcy. To popularne rozwiązanie np. w sklepach wielkopowierzchniowych lub centrach obsługi klienta.

Kiedy outsourcing się opłaca?

Outsourcing może być korzystny w wielu sytuacjach, oczywiście jeżeli jest dobrze zaplanowany i realizowany.  Zlecenie realizacji zadań na zewnątrz opłaca się:

• kiedy firma chce się skoncentrować na swojej głównej działalności. Dzięki outsourcingowi firmie pozbywa się zadań pobocznych, pomocniczych lub niespecjalistycznych, które konsumują czas, zasoby i energię pracowników. Przekazując je firmie zewnętrznej, firma może lepiej wykorzystać swoje kompetencje, wiedzę i potencjał w obszarze, w którym się specjalizuje, i na którym zarabia. Na przykład, firma produkcyjna może outsourcować usługi księgowe, marketingowe czy IT, a następnie skupić się na doskonaleniu jakości i innowacyjności swoich produktów;
• kiedy firma chce obniżyć koszty. Outsourcing bywa zazwyczaj tańszy niż utrzymywanie własnych pracowników, sprzętu, oprogramowania czy infrastruktury. Firma zewnętrzna może oferować lepsze ceny dzięki swojej specjalizacji, skali działania, doświadczeniu czy lokalizacji. Na przykład, firma może zlecić obsługę swoich klientów do podmiotu, który dysponuje nowoczesnymi systemami komunikacji i automatyzacji oraz fachowym personelem;
• kiedy firma chce zwiększyć jakość i efektywność. Outsourcing daje zleceniodawcy dostęp do wysokiej klasy specjalistów, narzędzi i technologii, których sama nie posiada lub nie może sobie pozwolić na ich zakup i utrzymanie. Firma zewnętrzna może również zapewnić szybszy i niezawodny sposób realizacji zadań, dzięki swojej wiedzy, doświadczeniu i sprawdzonym procedurom. Np. można zlecić audyt wewnętrzny do firmy, która ma ugruntowaną reputację i certyfikaty jakości;
• kiedy firma chce zwiększyć elastyczność i zdolność dostosowania się do zmian. Outsourcing pomaga lepiej reagować na zmieniające się warunki rynkowe, potrzeby klientów, trendy czy regulacje prawne. Firma zewnętrzna może dostarczać usługi na żądanie, w zależności od potrzeb i możliwości zleceniodawcy. Może również wprowadzać innowacje i ulepszenia, które podnoszą wartość i konkurencyjność usług. Na przykład, ciekawym rozwiązaniem jest zlecenie zarządzania projektami do firmy, która stosuje nowoczesne metodyki i narzędzia.

Wady outsourcingu

Outsourcing jest często bardzo korzystnym finansowo i praktycznym rozwiązaniem, ma jednak też minusy:

• może prowadzić do utraty kontroli nad wykonywanymi zadaniami, procesami lub projektami;
• naraża zleceniodawcę na ryzyko utraty lub ujawnienia poufnych danych, informacji lub know-how;
• może generować dodatkowe lub ukryte koszty, związane np. z rozwiązywaniem sporów ze zleceniobiorcą;
• potencjalnie grozi obniżeniem morale i osłabieniem zaangażowania pracowników, którzy w zewnętrznych dostawcach widzą zagrożenia dla swojej pozycji w przedsiębiorstwie;
• może stwarzać problemy kulturowe, prawne lub etyczne, które wynikają z różnic między zleceniodawcą a dostawcą usług.

Czy outsourcing jest dobry dla małej firmy?

Większość dużych firm i korporacji zleca wykonanie część zadań zewnętrznym podmiotom. Co z małymi firmami?

Z pewnością mogą oszczędzić koszty, skupić się na głównej działalności (pozwalającej zarabiać pieniądze), zyskać dostęp do specjalistycznej wiedzy i technologii czy też zwiększyć elastyczność i skalowalność biznesu.

Outsourcing nie jest jednak pozbawiony ryzyka i wyzwań, które należy wziąć pod uwagę przed podjęciem decyzji o zleceniu zadań firmie zewnętrznej. Wiele z nich wymieniliśmy wyżej.

Aby jak najbardziej skorzystać na outsourcingu, należy pamiętać o kluczowych zasadach:

1. Powinien dotyczyć obszarów, które nie są kluczowe dla działalności firmy, takich jak księgowość, sprzątanie, IT, marketing, logistyka itp. W ten sposób firma może skupić się na swojej głównej działalności i zwiększyć swoją rynkową konkurencyjność.
2. Musi być opłacalny, czyli pozwolić zaoszczędzić pieniądze, czas i inne zasoby oraz poprawić jakość usług lub towarów. Firma powinna dokładnie przeanalizować koszty i korzyści outsourcingu, uwzględniając nie tylko cenę usługi, ale także koszty transakcyjne, ryzyko utraty kontroli, problemy komunikacyjne.
3. Powinien być oparty na zaufaniu i współpracy między firmą a dostawcą usług. Firma powinna wybrać sprawdzonego i wiarygodnego partnera z odpowiednim doświadczeniem i kompetencjami w realizacji zleconych zadań. Należy również monitorować i oceniać jakość i efektywność usług, a także dbać o dobre relacje i komunikację z dostawcą.
4. Outsourcing trzeba dostosować do potrzeb i możliwości firmy. Przedsiębiorstwo powinno dobrze przemyśleć, jakie zadania i w jakim zakresie chce outsourcować, a które powinno wykonać samodzielnie. Taka ocena obejmuje m.in. specyfikę branży, rynku, klientów i konkurencji, a także zmiany i trendy, które mogą w bliskiej przyszłości wpływać na jej działalność.

Umowa outsourcingu

Warto przyjrzeć się, co powinna zawierać umowa outsourcingu. Szczegóły będą zależały od branży, w której działa zleceniodawca, jednak można wyróżnić przydatne zasady.

Tworząc umowę outsourcingu, należy uwzględnić przede wszystkim:

• przedmiot umowy – precyzyjne określenie, jakie zadania lub usługi są powierzane firmie zewnętrznej;
• warunki wykonania umowy – wskazanie, jak, kiedy i gdzie mają być wykonywane zadania lub usługi, np. terminy, miejsce, sposób, zakres, standardy, metody, narzędzia;
• cenę i sposób płatności – jakie ma być wynagrodzenie dla firmy zewnętrznej za wykonanie zadań lub usług, czy będzie to np. abonament, usługa na telefon, a może procent od zysków;
• prawa i obowiązki stron – jakie prawa i obowiązki mają obie strony w związku z wykonaniem umowy, np. prawo do kontroli, nadzoru, oceny, reklamacji, zmiany, rozwiązania umowy itp.;
• zabezpieczenia i sankcje – w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez którąkolwiek ze stron.

Jak wliczyć outsourcing w koszty?

Wydatki związane z outsourcingiem można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu i tym samym obniżyć podatek do zapłacenia. Koszty firmowe, to nakłady – w tym przypadku na przekazanie wykonania części zadań na zewnątrz – które ponosi przedsiębiorca, aby osiągnąć przychód  lub zachować czy zabezpieczyć źródła przychodu, przy czym trzeba pamiętać, że takie koszty muszą być bezpośrednio związane z działalnością firmy (art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Jako koszty uzyskania przychodu można zakwalifikować np. obsługę księgową, obsługę prawną, obsługę IT, opiekę nad stroną internetową czy wynajem powierzchni magazynowej. Do wliczenia outsourcingu w koszty potrzeba faktury, umowy lub innego dowodu poniesienia wydatku.

Program Mała Księgowość

Program Mała Księgowość ma wszystkie funkcje potrzebne do prowadzenia księgowości małej lub średniej firmy. Możesz skorzystać z niego niezależnie od wybranej formy opodatkowania. Wystawisz dzięki niemu faktury, zapłacisz podatek dochodowy i VAT, będziesz mógł zarządzać listą płac, kontrolować zobowiązania, amortyzować środki trwałe i korzystać z wielu, wielu innych funkcjonalności, których pełną listę znajdziesz na mk.rp.pl.

Przeczytaj więcej w kategorii Działalność gospodarcza.