Kompensata należności i zobowiązań – kiedy można dokonać kompensaty wzajemnych zobowiązań?   

Kompensata należności to rozliczenie bezgotówkowe, które polega na wzajemnym umorzeniu wierzytelności między kontrahentami. Działa w przypadku, gdy strony są dla siebie jednocześnie dłużnikami i wierzycielami. Poznaj najważniejsze zasady dotyczące tego przydatnego mechanizmu.

Kompensata należności – na czym polega?

Kompensata należności to sposób rozliczenia wzajemnych zobowiązań między stronami, który polega na wzajemnym zaliczeniu i wygaśnięciu roszczeń. Może być stosowana, gdy strony są jednocześnie wierzycielami i dłużnikami, a przedmiotem ich wierzytelności są pieniądze lub rzeczy tej samej jakości, oznaczone tylko co do gatunku. To nie wszystko. Wierzytelności muszą być wymagalne i dochodzone przed sądem lub innym organem państwowym (art. 498 Kodeksu cywilnego § 1).

Kompensata ustawowa i umowna

Kompensaty należności można dokonać na dwa sposoby: 

  • ustawowo – taka kompensata wynika z przepisów Kodeksu cywilnego i dokonywana jest przez oświadczenie jednej ze stron złożone drugiej stronie;
  • umownie – wynika z umowy zawartej między stronami, która określa zasady i warunki kompensacji.

Który rodzaj kompensaty jest korzystniejszy? Z pewnością kompensata umowna daje stronom większą swobodę i elastyczność w ustalaniu sposobu rozliczenia. Kompensata ustawowa dotyczy przypadków określonych w przepisach.

Kiedy można, a kiedy nie można dokonać kompensaty?

Kompensata należności jest korzystnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców. Pozwala na:

  • uproszczenie procesu płatności,
  • uniknięcie konieczności dokonywania wielu transakcji,
  • poprawę płynności finansowej,
  • zmniejszenie ryzyka zatorów płatniczych.

Trzeba jednak pamiętać, że kompensata należności nie ma zastosowania w niektórych sytuacjach, na przykład gdy wierzytelność jest:

  • przedawniona,
  • zajęta,
  • nieulegająca zajęciu,
  • o dostarczenie środków utrzymania,
  • wynikająca z czynów niedozwolonych lub
  • wyłączona przez przepisy szczególne.

W takich przypadkach należy skorzystać z innych sposobów uregulowania zobowiązań.

Kompensata wzajemnych należności i zobowiązań – druk

Druk „Kompensata umowna” (oświadczenie o kompensacie) przydaje się w rozliczeniach między przedsiębiorcami. Taki dokument zawiera m.in. miejscowość i datę zawarcia umowy, dane adresata oraz wskazanie, jakie należności i zobowiązania mają być przedmiotem kompensacji. Wypełniając druk, należy podać nazwę i numer dokumentu, jego datę i kwotę (także łączną).

Należy pamiętać, że kompensata umowna wymaga akceptacji wszystkich stron umowy. 

Podczas kompensaty mogą pojawić się dwie sytuacje: wierzytelności opiewają na tę samą kwotę lub ta kwota jest różna. W pierwszym przypadku należności są umarzane w całości, w drugim umarzane do wysokości wierzytelności niższej. 

Wierzytelności nierozliczone w drodze kompensaty uregulowane będą przelewem lub wypłatą gotówki (dokument powinien zawierać datę takiej regulacji).

Uwaga! Kodeks cywilny i inne przepisy nie określają ściśle formy oświadczenia złożonego drugiej stronie, a dotyczącego kompensaty wzajemnych zobowiązań. Forma pisemna jest najbezpieczniejsza – będzie dowodem, że doszło do transakcji.

Kompensata należności i zobowiązań – księgowanie

Kompensaty należności i zobowiązań nie księguje się w KPiR, bo stosowne oświadczenie nie wpływa na wysokość przychodów i kosztów. Taki dokument jedynie informuje, że doszło do rozliczenia transakcji – potrącenia wzajemnych należności i zobowiązań. 

Wyjątkiem od tej reguły może być kompensata zobowiązań i należności wyrażonych w obcej walucie. Wynika to z możliwych różnic w kursie walut i obowiązku ich rozliczenia. Wysokość kwoty kompensaty wpisuje się w kolumnie 17 „Uwagi”.

Warto pamiętać, że oświadczenie o kompensacie nie jest wymieniane w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (w § 11–13 wyliczającym dokumenty księgowe).

Jak dokonać kompensaty?

W jaki sposób rozliczyć się bezgotówkowo w formie kompensaty? Można to zrobić na podstawie umowy lub oświadczenia, zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego:

  • w pierwszym kroku sprawdzić, czy obie wierzytelności są wymagalne i dotyczą pieniędzy lub rzeczy tej samej jakości oznaczonej tylko co do gatunku;
  • sporządzić oświadczenie woli o kompensacie, w którym zostanie określona wysokość i terminy płatności wzajemnych wierzytelności, a także zrzeczenie się roszczeń przez strony;
  • dostarczyć oświadczenie woli drugiej stronie transakcji;
  • uregulować ewentualną nadwyżkę ponad kwotę kompensaty w inny sposób, np. gotówką lub przelewem.

Przeczytaj więcej w kategorii Księgowość.

Rafał Panas
Rafał Panas
Od lat zajmuje się przygotowywaniem artykułów na tematy związane z biznesem, prowadzeniem firmy oraz nowymi technologiami. Zafascynowany postępującą cyfryzacją, która kreuje nowe szanse i okazje dla przedsiębiorców. Tworzenie artykułów dla przedsiębiorców łączy z pisaniem powieści, gdyż jak sam przyznaje, nic tak dobrze nie koi nerwów, jak solidny dreszczowiec.

Czytaj również

Najchętniej czytane

Nierejestrowana działalność gospodarcza. Jak zarabiać bez rejestracji?

Firma na próbę, zarabianie bez firmy. Choć nierejestrowana działalność gospodarcza ma różne oblicza, pozostaje dobrym sposobem na przetestowanie pomysłu na biznes. Na czym dokładnie...

Jaki jest podatek od darowizny w 2024 roku? Czy zapłacisz podatek za darowiznę od rodziców?

Podatek od darowizny jest obowiązkowy, nawet gdy dotyczy on najbliższej rodziny. Z tego artykułu dowiesz się, jak go wyliczyć, jakie są wolne kwoty od...

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...
pieczęc kwalifikowana

Najnowsze

Czynny żal do Urzędu Skarbowego – kiedy należy go złożyć? Wzór

Jak wygląda czynny żal? Wzór pozwoli szybciej go wypełnić. Zobacz, jak wygląda. Sprawdź, jakie warunki trzeba spełnić, aby można było złożyć czynny żal. Przeczytaj...

Jak użyć certyfikatu kwalifikowanego? Instrukcja krok po kroku składania podpisu lub pieczęci elektronicznej w aplikacji SecureDoc

Używanie certyfikatu kwalifikowanego podpisu lub pieczęci za pierwszym razem jest dość skomplikowanym procesem. W poniższym artykule przedstawiamy szczegółową instrukcję używania certyfikatu kwalifikowanego, która znacznie...

Najniższa krajowa 2025 – ile wyniesie płaca minimalna brutto i netto w przyszłym roku?

Ile pracodawcy będą musieli zapłacić w 2025 r. osobom zatrudnionym na umowę o pracę? Czy najniższa krajowa nadal będzie podwyższana dwa razy w ciągu...

Chcesz być na bieżąco z najnowszymi wiadomościami?

Wpisz tylko swój email, a będziemy w kontakcie. To takie proste!