Nieodłącznym elementem prowadzenia działalności biznesowej jest sporządzanie ewidencji rachunkowej. Warto jednak pamiętać, że rachunkowość to nie tylko wystawianie faktur. Wręcz przeciwnie – zapisy na kontach służą do tego, by móc stworzyć tzw. bilans. Czym jest bilans w rachunkowości? Jakie informacje zawiera ten dokument? Bilans a sprawozdanie finansowe – jaka jest różnica?
Spis treści
Bilans w rachunkowości
Bilans to jeden z najważniejszych dokumentów wykorzystywanych w rachunkowości. Pokazuje on, jaka jest wysokość oraz struktura:
- aktywów,
- pasywów.
To, jak zbudowany jest bilans, w uproszczony sposób przedstawia poniższa tabela:
| Aktywa | Pasywa | |
| Trwałe | Kapitał własny | |
| Obrotowe | Kapitał obcy | Zobowiązania długoterminowe |
| Zobowiązania krótkoterminowe | ||
| Suma aktywów = Suma pasywów | ||
Według najbardziej ogólnego podziału bilans dzieli się na aktywa (trwałe i obrotowe) oraz aktywa (kapitał własny i obcy).
Aktywa to inaczej majątek przedsiębiorstwa. To właśnie dzięki wykorzystaniu aktywów spółka może prowadzić swoją działalność. Oczywiście, aby było to możliwe, konieczne jest finansowanie działalności gospodarczej – to właśnie dlatego w bilansie wyróżniamy również pasywa, czyli źródła finansowania działalności biznesowej.
Przejdź do dalszej części tekstu – opiszemy, co wykazuje się w bilansie, a czego nie. Wyjaśnimy również, jaka jest różnica między bilansem a sprawozdaniem finansowym.
Co się wykazuje w bilansie?
Jak już wiesz, bilans dzieli się na aktywa i pasywa. Jeśli chodzi o te pierwsze, rozróżniamy aktywa trwałe i obrotowe. Najważniejszym kryterium jest w tym przypadku okres czasu, przez jaki przedsiębiorca planuje wykorzystywać dany składnik majątku.
Majątek wykorzystywany przez spółkę przez co najmniej dwanaście miesięcy to majątek trwały; w pozostałych przypadkach mówi się o aktywach obrotowych. Oprócz tego stosuje się również kryterium wartości – według ogólnych zasad majątek o wartości początkowej min. 10 000 zł zalicza się do środków trwałych.
Wśród aktywów wyróżnia się m.in. takie składniki majątku jak:
- nieruchomości,
- prawa autorskie, licencje, wartości niematerialne i prawne,
- majątek rzeczowy, w tym np. maszyny, samochody itp.,
- należności handlowe od odbiorców,
- instrumenty finansowe,
- gotówka, środki na rachunku bankowym,
- materiały, towary (wyroby) gotowe,
czyli – w pewnym uproszczeniu – wszystko to, co na wykorzystuje się do rozwoju działalności.
Pasywa nie są tak różnorodne jak aktywa. Generalnie, najważniejszą rolę wśród nich odgrywają:
- zobowiązania, które spółka musi uregulować wobec dostawców, banków, firm leasingowych, organów podatkowych, ZUS itp.,
- kapitał własny, wśród nich m.in. zysk wypracowany przez firmę w poprzednich okresach oraz udziały wniesione przez właścicieli spółki.
Co nie wchodzi do bilansu?
Jeśli w przedsiębiorstwie prowadzi się księgi rachunkowe (jest tak np. w spółce z o.o.), właściwie każda operacja gospodarcza jest ujmowana na kontach. Nie oznacza to jednak, że absolutnie wszystkie zapisy z wszystkich tych kont znajdą się ostatecznie w bilansie. Wręcz przeciwnie – w rachunkowości jest coś takiego jak ewidencja pozabilansowa. Ujmuje się w niej np. takie operacje jak:
- zobowiązania warunkowe – są to takie zobowiązania, które powstaną w przyszłości TYLKO WTEDY, gdy zaistnieją określone okoliczności (na razie jednak nie powstały). Przykładowo, mogą być to kary finansowe na wypadek, gdyby spółka przegrała sprawę sądową. Zasada ta działa również w drugą stronę. Jeśli przedsiębiorstwo ma w swoich księgach należności umorzone, ale jeszcze nieprzedawnione, a także należności przewidziane w umowach przedwstępnych, wykazuje się ich wartość na koncie „należności warunkowe”;
- środki trwałe w likwidacji – takie składniki majątku, które już postawiono w stan likwidacji, ale jeszcze nie zostały zniszczone, rozmontowane itp. Zapis ten ma zatem charakter przejściowy;
- zapasy obce – rozumie się przez to takie wyroby gotowe (towary handlowe) czy opakowania, które nie są (już) własnością przedsiębiorstwa. Może tak się zdarzyć np. w sytuacji, gdy nabywca nie odebrał towarów z siedziby sprzedawcy.
Operacje te nie mają wpływu na wartość majątku przedsiębiorstwa, ponieważ nie zmniejszają/zwiększają sumy bilansowej.
Jak zrobić bilans? Krok po kroku
W naszym krótkim tekście nie pokażemy Ci dokładnie, jak zrobić bilans. Jest to zadanie, ponieważ wymaga wieloletniego doświadczenia oraz dobrej znajomości przepisów prawnych. Generalnie jednak przygotowanie bilansu obejmuje takie etapy jak:
- zamknięcie kont na dany dzień (zazwyczaj jest to dzień zakończenia rocznego okresu sprawozdawczego, czyli 31 grudnia),
- uzgodnienie sald,
- wycena aktywów znajdujących się w majątku spółki.
Podczas przygotowywania bilansu należy pamiętać o tym, że suma bilansowa musi być taka sama w przypadku aktywów oraz pasywów.
Czy bilans to to samo, co sprawozdanie finansowe?
Czasem pojęcia „bilans” oraz „sprawozdanie finansowe” stosuje się zamiennie. Tymczasem, terminy te odnoszą się do innych elementów rachunkowości. Sprawozdanie to najważniejszy dokument pokazujący, jaka jest kondycja finansowa danego przedsiębiorstwa. Jego zakres jest jednak szerszy w porównaniu z pokazującym stan majątku firmowego bilansem – oprócz tego dokumentu sprawozdanie obejmuje również:
- rachunek zysków i strat (czasem określany również jako tzw. rachunek wyników) – dokument ten, jak sama nazwa wskazuje, przedstawia, jak w danym okresie kształtują się wpływy i wydatki przedsiębiorstwa;
- rachunek przepływów pieniężnych (ang. cash flow) – pokazuje on, jak wygląda przepływ gotówki w spółce. Przepływy te dzieli się na: operacyjne (związane stricte z działalnością firmy, w tym np. wypłata wynagrodzeń), finansowe (odsetki itp.) oraz inwestycyjne (np. zakup maszyn budowlanych czy nieruchomości);
- pozostałe, tzn. zestawienie zmian w kapitale własnym oraz informacja dodatkowa.
Więcej na temat rachunkowości i wymaganych przez nią dokumentów przeczytasz w kategorii Biuro rachunkowe.
