Biuro księgowe to podstawa każdej firmy. Zwłaszcza początkujący przedsiębiorca powinien wybrać najlepsze biuro księgowe. Bo to pomoże mu „nie wysypać” całego biznesu.
Biuro księgowe jest ważniejsze niż najlepszy komputer do firmy, najlepszy sprzedawca usług i poduszka finansowa. Bo zły księgowy może bardzo łatwo doprowadzić firmę do ruiny. Co więc zrobić, by wybrać dobrego księgowego? Najpierw przeczytać nasz poradnik, a potem wdrożyć w życie podpowiedzi.
Spis treści
Nierzetelność księgowego
Księgowy z dużym doświadczeniem, taki, który zna się na specyfice twojej branży, nie będzie zadawał podstawowych pytań. Podpowie, co zrobić, by płacić niższy ZUS. Wie, czy prowadząc firmę, możesz rozliczać się ryczałtem, czy musisz prowadzić księgę przychodów i rozchodów.
Przede wszystkim jednak z dużym wyprzedzeniem poda informację, ile podatku musisz zapłacić. Działania złego księgowego spowodują, że zamiast rozwijać firmę, będziesz nieustannie myślał o tym, czy wszystkie podatki są dobrze wyliczone i czy urząd skarbowy ma podstawy do tego, by ukarać cię mandatem.
Nierzetelny księgowy powie ci też, że nie masz się czego obawiać, bo i tak ponosi odpowiedzialność przed urzędem. Nic bardziej błędnego. Jeśli jesteś małym przedsiębiorcą, biuro rachunkowe rozlicza twoje przychody i koszty, to i tak zawsze ty odpowiadasz za poprawność wszystkich dokumentów. I tylko ty.
CZYTAJ TAKŻE: Wypowiedzenie umowy z biurem księgowym – kiedy jest możliwe?
Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej biura rachunkowego może się przydać dopiero wtedy, gdy wytoczysz proces cywilny o odszkodowanie, jeśli po latach okaże się, że księgowy popełnił błąd.
| Czy wiesz, że…?
Pieczęć kwalifikowaną w najniższej cenie znajdziesz na pieczeckwalifikowana.pl. |
Jak znaleźć najlepsze biuro księgowe?
1. Świetna komunikacja
Świetna komunikacja z księgowych może być rozumiana dwojako. Po pierwsze możesz uznać, że wolisz z księgowym rozmawiać twarzą w twarz. Wtedy poszukaj lokalnego biura rachunkowego.
Zwłaszcza na początku biznesu będziesz miał bardzo dużo pytań, wątpliwości. Pojawią się też niejasności związane z wieloma sprawami biznesowymi. Jeśli czujesz, że w twojej okolicy nie ma dobrego biura rachunkowego, zdecyduj się na biuro rachunkowe online. W takiej sytuacji atutem będzie drugi rodzaj komunikacji.
Księgowy powinien jasno odpowiadać na twoje pytania, nie unikać kontaktu, a przede wszystkim odbierać od ciebie telefony. Początek biznesu to czas, gdy kształtujesz swój biznes. Jego dobre zaplanowanie pod względem formalnym.
Polecamy zawsze rozmowę bezpośrednio z księgową. Nawet jeśli nie możesz spotkać się z nią osobiście, przeprowadźcie rozmowę przez komunikator. Chodzi o to, by się widzieć, ale też, by mieć możliwość przedyskutowania na bieżąco najważniejszych kwestii.
Zdarza się, że księgowy (szczególnie w czasie spiętrzenia terminów) nie odbiera telefonów lub twierdzi, że odpowie później. Niestety, gdy znajduje na to czas, to może się okazać, że sprawa nie jest już aktualna.
CZYTAJ TAKŻE: Odszkodowanie za błędy biura rachunkowego
2. Pierwsze wrażenie? To nie sprawdza się w przypadku biura księgowego
Znasz pewnie powiedzenie o tym, że pierwsze wrażenie ma niebagatelne znaczenie w biznesie. Uważam jednak, że w przypadku księgowego nie zawsze się sprawdza. Biuro księgowe to jeden z tych rodzajów usług, które jesteśmy w stanie sprawdzić dopiero w praktyce.
Nie zawsze biuro rachunkowe, które jest mistrzem marketingu, będzie dla ciebie świetną opcją. Moim marzeniem jest, by biuro rachunkowe oferowało pierwszy kwartał na próbę (oczywiście płatną), tak by bez kłopotów można było zmienić biuro rachunkowe, gdy nie czujemy „flow”
3. Zamiast biura rachunkowego z ogłoszenia, zaufaj rekomendacjom
Rekomendacja to zdecydowanie najlepszy sposób na wybór dobrego biura rachunkowego. W tym jednak przypadku warto skupić się na polecaniach ze strony firm działających w tej samej branży co twoja.
Dobrze, jeśli biuro rachunkowe ma doświadczenie w obsłudze firm działających w określonym sektorze. Choć prawo jest takie samo dla wszystkich, zupełnie inne rzeczy będą ważne np. dla sklepu z odzieżą, a inne dla przedsiębiorcy, który prowadzi działalność związaną z produkcją filmów na YouTube.
Zwracaj też uwagę na to, kto poleca ci dane biuro rachunkowe. Szczególnym zaufaniem możesz obdarzyć przedsiębiorców, którzy zwracają uwagę na szczegóły. Jeśli takim drobiazgowym przedsiębiorcom księgowy przypadł do gustu, to warto spróbować nawiązać z nim współpracę.
Uważać trzeba szczególnie na tych, którzy od początku działalności firmy obsługiwani są przez jedno biuro rachunkowe. Takie osoby nie mają porównania. W związku z tym nie są w stanie realnie ocenić, czy ich biuro jest właściwym wyborem.
4. Małe biuro jest zdecydowanie lepsze od molochów
Jeśli prowadzisz niewielką działalność, potrzebne jest ci małe biuro rachunkowe, w którym zawsze możesz liczyć na bezpośredni kontakt z twoim księgowym. Najgorsze, na co możesz trafić, to konsultant z biura obsługi klienta, który przyjmuje twoje zapytanie, a dopiero potem przekierowuje je do odpowiedniego specjalisty. Jeśli masz wybierać, to albo zdecyduj się na samodzielnego księgowego, albo na naprawdę duże biuro rachunkowe, w którym procesy są bardzo dobrze poukładane.
CZYTAJ TAKŻE: Odpowiedzialność biura rachunkowego – na czym polega?
5. Nie bój się zmieniać biura rachunkowego
Wielu przedsiębiorców popełnia błąd związany z tym, że przyzwyczaja się do jednego biura rachunkowego. Boją się je zmienić, nie szukają lepszego. Konkurencja na tym rynku jest naprawdę ogromna i da się znaleźć dobre biuro rachunkowe. Trzeba jednak nieustannie szukać i testować.
Zmiana biura rachunkowego nie jest trudna. Oczywiście, najczęściej z biurem rachunkowym jesteśmy rok. A potem przychodzi podsumowanie roku, konieczność przygotowania sprawozdania finansowego itd. (zwykle do kwietnia-maja). I myślimy sobie: nie jestem zadowolony, ale niech jeszcze poprowadzi mi te rozliczenia jeszcze przez rok. A potem przez kolejny.
O tym, jak wygląda taka zmiana przeczytasz w Zmiana biura rachunkowego w trakcie roku podatkowego.
Znaki, które świadczą o tym, że pora zmienić księgowego
- Po poradę udajesz się do „wujka Google” lub szukasz odpowiedzi na blogach księgowych.
- Czujesz niepewność, czy wszystkie rozliczenia są robione rzetelnie.
- Masz utrudniony kontakt z księgowym.
Pieczęć kwalifikowana – wygodne rozwiązanie dla Twojej firmy
Pieczęć kwalifikowana to usługa zaufania przeznaczona dla osób prawnych. Za jej pomocą potwierdzisz, że dokument jest autentyczny i nie został naruszony. To niezawodne narzędzie w kontaktach z kontrahentami i wewnętrznych działaniach firmy. Pieczęć elektroniczną pochodząca od kwalifikowanego dostawcy zaufania kupisz na pieczeckwalifikowana.pl. Jest absolutnie niezbędna, jeśli chcesz wygodnie korzystać z KSeF.
