Papierowe faktury wychodzą obecnie z użytku. Nie każdy jednak może korzystać z elektronicznych zamienników. Czy faktura może być wystawiona tylko w formie papierowej? Co z przedsiębiorcami, którzy nie chcą wystawić e-faktur?
Papierowa faktura była podstawowym dokumentem, który potwierdzał dokonanie określonej transakcji opodatkowanej VAT. Dziś, jeśli mamy e-fakturę, to możemy odliczyć od niej podatek VAT. W sytuacji, w której wystawienie faktury jest obowiązkowe, pojawia się pytanie, czy można używać tylko jej papierowej formy?
Spis treści
Papierowe faktury VAT
Wciąż istnieją firmy, w których wystawia się papierowe faktury VAT. Choć trudno w to uwierzyć, to – według szacunków GUS niecałe 2 proc. firm nie ma w ogóle dostępu do internetu, co powoduje, że nie są w stanie wystawiać faktur elektronicznych.
Pytanie o możliwość pozostawienia faktur papierowych pojawia się przy okazji KSef, Krajowego Systemu e-Faktur, który stanie się obowiązkowy najprawdopodobniej od połowy 2025 roku. System ten ma uprościć rozliczenia między przedsiębiorcami. Wciąż jednak bardzo wielu przedsiębiorców wystawia dokumenty papierowe. W niektórych branżach może być kłopot z przejściem wyłącznie na faktury elektroniczne.
Czym jest KSeF?
KSef to system teleinformatyczny, który służy do przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Gdy wprowadzimy dane faktury, system przydzieli unikalny numer identyfikacyjny. KSef pozwoli kontrolować prawidłowość rozliczeń między podatnikami. Czy to oznacza, że znikną faktury papierowe? Na razie nie wiadomo.
Póki KSeF nie jest obowiązkowy, przedsiębiorca musi udokumentować sprzedaż fakturą. Nie jest tu istotne czy będzie to papierowa faktura, czy taka przygotowana w wersji elektronicznej. Ważniejsze jest to, by każdy taki dokument był odpowiednio zaksięgowany. W przypadku otrzymania faktury papierowej i tak trzeba ją będzie wprowadzić do systemu informatycznego. Na przykład w formie skanu. Prawo pozwala już w tym momencie przechowywać skan dokumentu, a papierowy odpowiednik będzie można wyrzucić.
Elektroniczne a papierowe faktury
Używanie papierowej faktury nie jest zabronione. Wciąż można ich używać. Szczególnie że, jak pokazują dane GUS, aktualnie niecałe 70 proc. przedsiębiorców korzysta z faktur elektronicznych. Problem pojawi się w momencie, gdy KSeF stanie się obowiązkowy. Wtedy wszyscy będą musieli używać faktur strukturyzowanych, co znaczy, że nie będzie możliwe ręczne wypisywanie faktur.
Przedsiębiorcy, którzy się do tego obowiązku nie dopasują, nie będą mogli działać. I nie chodzi tu tylko o najmniejszych przedsiębiorców. Wciąż większość stacji benzynowych wystawia faktury papierowe, drukowane razem z paragonami. W przypadku mniejszych firm zdarza się, że przedsiębiorcy wypisują faktury ręcznie. Takie biznesy będą musiały przejść na całkowicie elektroniczny obrót dokumentów.
E-faktura. Co to jest?
E-faktury wystawiane obecnie są takim samym dokumentem jak dokumenty papierowe. Każdy z nich ma określone elementy. Chodzi tu przede wszystkim o możliwość identyfikacji nabywcy i odbiorcy, rodzaju towaru lub usługi, ceny i wartości podatku. Faktury elektroniczne, e-faktury nie wymagają żadnych dodatkowych informacji, w porównaniu do faktur papierowych. Faktury strukturyzowane KSeF otrzymają numer identyfikujący fakturę w KSeF.
Jak widać, faktura papierowa jest dozwolona i może być używana przez cały czas. A przynajmniej do momentu wprowadzenia obowiązkowego systemy KSeF.
