Wciąż pojawiają się pytania, kto i na jakich zasadach będzie miał dostęp do KSeF od 2024 roku. Postanowiliśmy rozjaśnić tę kwestię.
KSeF, od 2024 roku obowiązkowy, czyli Krajowy System e-Faktur to ogromna baza danych o fakturach. System KSef umożliwia wystawanie, przechowywanie, przesyłanie, a także odbieranie faktur. Urzędnicy dostaną więc wgląd do wszystkich faktur, wystawianych w naszym kraju. Chodzi o to, by uszczelnić system podatkowy w Polsce.
CZYTAJ TAKŻE: Wystawianie e-Faktur w KSeF — jak to robić?
Kto będzie miał dostęp do KSeF od 2024 roku?
Ze względu na fakt, że KSef to baza danych zawierająca sporo informacji o podatnikach, dostęp do niej będzie ograniczony. Z KSeF mogą korzystać tylko osoby, które wcześniej uzyskały uwierzytelnienie w systemie. I tak, właściciel firmy będzie miał uprawnienia do udzielania upoważnień do wystawiania i odbierania faktur, czyli dostępu do KSeF swoim pracownikom albo zewnętrznym podmiotom. W tym drugim przypadku chodzi np. o księgowego lub biuro rachunkowe, które odpowiada za rozliczenia firmy. Nadanie uprawnienia dla osoby lub podmioty wymaga złożenia odpowiedniego zawiadomienia o nadaniu uprawnienia. Żeby móc korzystać z KSeF trzeba posiadać podpis zaufany albo podpis kwalifikowany.
Anonimowy dostęp do KSeF
Twórcy KSeF dają też możliwość anonimowego dostępu do systemy KSeF. Nie oznacza to jednak, że w tym wariancie anonimowo skorzystamy z KSeF. Anonimowy dostęp pozwala na przejrzenie pojedynczej faktury ustrukturyzowanej. Żeby jednak się do niej „dostać”, trzeba będzie znać szczególne cechy tego dokumentu. Chociażby numer faktury, który został wygenerowany przez system. Żeby dostać się do KSeF w formule anonimowego dostępu przez specjalną platformę.
Jak skorzystać z faktury w systemie KSeF od 2024 roku?
Żeby skorzystać z systemu KSeF, najpierw trzeba przygotować fakturę w swoim „zwykłym” systemie księgowym. Potem trzeba uwierzytelnić się w KSeF. Można to zrobić choćby za pomocą podpisu kwalifikowanego. Kolejnym krokiem jest przesłanie faktury do walidacji. W sytuacji, jeśli faktura jest zgodna z wymogami KSeF, system wygeneruje unikatowy numer KSeF. Jednocześnie faktura zostanie dostarczona odbiorcy. Data wystawienia dokumentu będzie jednakowoż datą nadania. W sytuacji, gdy format nie będzie poprawny, to system jej nie przyjmie. Trzeba będzie ją poprawić. Co istotne będzie można wygenerować dokument w formie pdf. Dzięki temu będzie można zapoznać się z jej treścią w bardziej „znośny sposób”. Nie będzie to jednak to samo co e-faktura.
W ramach KSeF będziemy mieli do czynienia z fakturą ustrukturyzowaną. Zgodnie z ustawą o VAT, to e-faktura „wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie”. Ma ona postać pliku w formacie XML, zgodnego z określonym w przepisach wzorem.
Fakturę taką można wystawić wyłącznie przez oprogramowanie, które współpracuje z systemem. Fakturę może wystawić przedsiębiorca, właściciel lub inna osoba, która otrzymała uprawnienia do tego.
